Nhiều đổi mới trong thủ tục lập vi bằng

Vi bằng: Nguồn chứng cứ quan trọng

Nội dung vi bằng thể hiện phong phú trên nhiều lĩnh vực như: ghi nhận các hành vi thực hiện giao dịch, thỏa thuận; mô tả hiện trạng nhà; ghi nhận lời khai của người làm chứng; ghi nhận hành vi, thời điểm diễn ra các giao dịch mua bán; ghi nhận sự kiện diễn ra cuộc họp của công ty; ghi nhận hành vi xâm phạm sở hữu trí tuệ; hành vi bàn giao tiền, tài sản, giấy tờ... Việc lập vi bằng của Thừa phát lại đã góp phần bổ sung nguồn chứng cứ, giúp các bên đương sự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp; cơ quan tài phán xem xét, giải quyết vụ việc một khách quan, đúng pháp luật. Bên cạnh đó, việc lập vi bằng còn góp phần hạn chế tranh chấp giữa các bên liên quan.

Thời gian vừa qua, một số trường hợp, vi bằng do Thừa phát lại lập là nguồn chứng cứ quan trọng đã được Tòa án, cơ quan tài phán xem xét, giải quyết trong một số vụ kiện lớn, có yếu tố nước ngoài, được dư luận quan tâm. 

Có thể thấy, trong 4 lĩnh vực hoạt động của Thừa phát lại, việc lập vi bằng mang lại hiệu quả tốt nhất, đã đáp ứng được nhu cầu rất lớn, phong phú, đa dạng trên nhiều lĩnh vực khác nhau của người dân và đã dần trở thành một nhu cầu trong các hoạt động dân sự, sản xuất, kinh doanh, thương mại.

Tuy nhiên, Cục Bổ trợ tư pháp nhận định, theo quy định thì quyền lập vi bằng phát sinh khi Văn phòng Thừa phát lại và đương sự có thỏa thuận về việc lập vi bằng. Hình thức thỏa thuận được thể hiện bằng hợp đồng. Trong điều kiện bình thường, quy định này là phù hợp. Tuy nhiên, đối với hành vi, sự kiện đột xuất, bất ngờ mà các bên liên quan muốn ghi nhận hiện trạng (sự cố trong xây dựng...) thì việc thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên trước khi lập vi bằng có thể dẫn đến chậm trễ trong việc ghi nhận hiện trạng, dấu vết có thể bị xóa.

 Bên cạnh đó, pháp luật không quy định hình thức, nội dung của văn bản, tài liệu kèm theo vi bằng nên thực tế có nhiều trường hợp vi bằng được lập đúng với phạm vi, thẩm quyền (ghi nhận buổi làm việc) nhưng tài liệu kèm theo vi bằng lại là văn bản thỏa thuận của các bên do Thừa phát lại chứng kiến lại có nội dung thuộc phạm vi, thẩm quyền công chứng, chứng thực.

Về số lượng bản chính vi bằng được lập: Theo quy định thì bản chính vi bằng được lập thành 3 bản. Trên thực tiễn quy định này là không phù hợp vì nhiều trường hợp tham gia vào việc lập vi bằng, liên quan đến vi bằng có nhiều tổ chức, cá nhân và mỗi bên đều có yêu cầu cung cấp bản chính để làm cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình (lập vi bằng để ghi nhận hiện trạng nhà liền kề...), thậm chí mỗi bên lại yêu cầu cung cấp một số bản chính (đây là nhu cầu chính đáng).

Về việc đăng ký vi bằng: Pháp luật quy định chưa rõ giá trị pháp lý của việc đăng ký vi bằng, phạm vi trách nhiệm của Sở Tư pháp trong việc đăng ký vi bằng dẫn đến sự lúng túng cho hoạt động của Thừa phát lại lẫn hoạt động quản lý nhà nước.

Sẽ bỏ quy định đăng ký vi bằng?

Hiện nay, dự thảo Nghị định thay thế Nghị định số 61/2009/NĐ-CP và Nghị định số 135/2013/NĐ-CP đang được lấy ý kiến thành viên Chính phủ, trong đó nội dung quy định về vi bằng đã được nghiên cứu, sửa đổi cơ bản. Theo đó, dự thảo Nghị định mới có nhiều quy định đáng chú ý về trình tự, thủ tục lập vi bằng.

Theo đó, đối với trường hợp đột xuất, bất ngờ, người yêu cầu trước mắt có thể làm Phiếu yêu cầu (nội dung này hiện chưa quy định trong dự thảo Nghị định). Đối với trường hợp vi bằng có tài liệu kèm theo mà tài liệu đó do Thừa phát lại lập thì cũng phải phù hợp với thẩm quyền, phạm vi theo quy định.

Dự thảo Nghị định không quy định giới hạn số lượng bản chính của vi bằng được lập như trước đây, đồng thời bổ sung thêm quy định về việc cấp bản sao vi bằng do Văn phòng Thừa phát lại đang lưu trữ bản chính thực hiện. Dự thảo Nghị định bổ sung quy định về sửa lỗi kỹ thuật của vi bằng và sửa đổi mẫu vi bằng trong Thông tư 09 để phù hợp với nội dung của Nghị định mới.

Dự thảo cũng bỏ quy định về việc đăng ký vi bằng với lý do: Thừa phát lại phải tự chịu trách nhiệm về công việc do mình thực hiện, giảm tải áp lực cho các Sở Tư pháp.

Để tránh tạo lập nguồn chứng cứ giả sau này thông qua vi bằng, dự kiến quy định Văn phòng Thừa phát lại phải cung cấp thông tin, đăng tải bản scan vi bằng đó lên hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng của địa phương. Hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng phải đảm bảo không có sự can thiệp làm thay đổi nội dung của vi bằng đã cung cấp thông tin lên hệ thống, có sự phân quyền hợp lý, thuận tiện cho sử dụng, theo dõi, quản lý. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, ban, ngành ở địa phương báo cáo, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng.