1 cán bộ tại bộ phận một cửa: Khó xoay sở
Theo bà Ngô Hồng Thuỷ, Trưởng phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm, hiện nay Hoàn Kiếm đang đứng đầu thành phố về số hồ sơ tiếp nhận xin thay đổi cải chính hộ tịch của người dân. Ngoài ra, hàng ngày cán bộ tại bộ phận một cửa cũng nhận được rất nhiều yêu cầu về khai sinh, khai tử, kết hôn, các yêu cầu về chứng thực… “Trước đây bộ phận 1 cửa, tư pháp có 2 cán bộ tiếp nhận và trả kết quả, tuy nhiên gần đây chúng tôi chỉ còn một người, trong khi khối lượng công việc rất lớn. Nếu tiếp nhận nhiệm vụ cấp Phiếu LLTP, chúng tôi cần thêm 2 cán bộ, trong đó một người tiếp nhận, một người tham mưu giải quyết. Kể cả xin cấp Phiếu online thì chúng tôi vẫn cần phải có người tiếp nhận, xử lý, trình ký…Một người như hiện nay là quá tải”, bà Thuỷ cho biết thêm.
Tương tự trên địa bàn quận Cầu Giấy, theo bà Đỗ Minh Ngọc, Trưởng Phòng Tư pháp quận, tiếp nối thành công của chuyên đề cải cách hành chính “Cầu Giấy chứng thực trả kết quả ngay” năm 2023, đã được Nhân dân đồng tình; thì từ cuối 2023, UBND quận Cầu Giấy đã ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện chuyên đề Cải cách hành chính “Cầu Giấy giải quyết Thủ tục hành chính trả kết quả ngay” tại UBND quận và UBND 8 phường.
Theo đó, thay vì để người dân phải chờ từ sáng đến chiều, từ chiều đến sáng hôm sau, UBND quận Cầu Giấy đã chỉ đạo phòng Tư pháp và UBND các phường rút ngắn thời gian làm việc, việc thực hiện 5 thủ tục hành chính trả kết quả ngay tại UBND quận và 05 thủ tục hành chính trả kết quả ngay tại UBND 8 phường thuộc quận. Trong đó, tại UBND quận áp dụng trả kết quả ngay cho 1 số yêu cầu như thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được); Thủ tục Đăng ký Khai tử có yếu tố nước ngoài; Thủ tục Ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; khai tử; thay đổi hộ tịch). Các thủ tục này đều ghi rõ các điều kiện áp dụng, một số trường hợp áp dụng cho trường hợp không phải xác minh.
“Để đáp ứng trả ngay các thủ tục hành chính như trên, với 01 cán bộ tại bộ phận một cửa, đã là áp lực rất lớn. Chúng tôi phải thường xuyên giải quyết công việc ngoài giờ, cố gắng để người dân không phải chờ đợi, nếu thêm nhiệm vụ cấp Phiếu LLTP, đề nghị bổ sung nhân sự cho chúng tôi”, bà Minh Ngọc đề nghị.
Tại quận Hà Đông, Trưởng Phòng Tư pháp quận Trần Mạnh Hải cho biết, 5 năm trở lại đây, Phòng Tư pháp chỉ có 5 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ tại bộ phận 1 cửa tiếp nhận hồ sơ hành chính. “Khó có thể xoay sở nếu UBND quận không bổ sung thêm biên chế. Theo đề án vị trí việc làm về chức năng nhiệm vụ của Phòng Tư pháp thì chúng tôi được 7 biên chế tuy nhiên còn phải phụ thuộc vào tổng biên chế và phân bổ của UBND quận”. Ông Hải nói và cho biết, hiện nay mỗi ngày quận Hà Đông nhận đến 30,40 hồ sơ liên quan đến cải chính hộ tịch do rất nhiều trường hợp người dân có sai sót về tên tuổi nay thực hiện các giao dịch dân sự phải điều chỉnh. “Cơ sở vật chất, máy móc, công nghệ thì UBND đã trang bị cơ bản, trình độ cán bộ cũng không phải lo lắng. Khi nhận nhiệm vụ mới, chắc chắn Sở Tư pháp sẽ có tập huấn. Tuy nhiên, vấn đề là cần bổ sung con người mới có thể đáp ứng yêu cầu công việc”. Ông Hải đề nghị.
UBND: Bố trí nhân lực, trang thiết bị, kinh phí
Báo cáo đánh giá thực trạng Bộ Tư pháp cho biết, Thành phố Hà Nội hiện có 30 Phòng tư pháp trực thuộc 30 đơn vị cấp huyện; tổng số công chức là 160 người. Số lượng biên chế làm việc tại các Phòng Tư pháp trên địa bàn Thành phố dao động từ 04 đến 06 công chức tùy thuộc vào địa bàn quận, huyện và tình hình đặc thù của địa phương. Cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ bản được bố trí đầy đủ: máy tính, máy in, máy scan, … kết nối internet để thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
Về cơ bản các Phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội có cơ sở trang thiết bị để ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng được yêu cầu công tác chuyên môn nghiệp vụ.
Còn tại Thành phố Hồ Chí Minh có 22 Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (gồm 01 thành phố, 16 quận và 05 huyện). Tổng biên chế được giao cho Phòng Tư pháp từ 07 - 12 biên chế; riêng thành phố Thủ Đức có 20 biên chế (trong đó có 06 lãnh đạo phòng và các chuyên viên). Công chức các Phòng Tư pháp đáp ứng trình độ tin học ứng dụng cơ bản, xử lý công việc trên môi trường điện tử tương đối thành thạo. Các phần mềm sử dụng tại các Phòng Tư pháp tốc độ đường truyền chậm nên việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ khó đảm bảo tiến độ.
Tại tỉnh Nghệ An có 21 Phòng tư pháp trực thuộc 21 đơn vị cấp huyện; tổng số công chức là 71 công chức. Hầu hết các cán bộ và công chức Phòng Tư pháp đều có trình độ công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu công việc. Sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên ngành như: phần mềm quản lý hộ tịch, phần mềm thống kê…Tất cả các thủ tục hành chính đều được giải quyết trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh và trên các hệ thống, phần mềm chuyên môn của ngành.
Với thực trạng nêu trên, dự thảo phân định rõ trách nhiệm của các Bộ ngành liên quan trong thực hiện. Đặc biệt dự thảo giao Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trên cơ sở kết quả khảo sát, đánh giá nhu cầu về Phiếu LLTP tại địa phương, tình hình nguồn lực tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn 03 tỉnh, thành phố để thực hiện bố trí về nhân lực, trang thiết bị, kinh phí, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác này.
