Văn phòng công chứng Phạm Lan Anh: Khẳng định thương hiệu ở thành phố ngàn hoa

Đặt tiêu chí thượng tôn pháp luật lên hàng đầu

Đà Lạt nói riêng và Lâm Đồng nói chung những năm gần đây bắt đầu chuyển mình trở thành trung tâm văn hoá, du lịch Tây Nguyên. Cùng với đó là làn sóng dịch chuyển đầu tư vào “thành phố ngàn hoa” ngày càng mạnh, đa dạng. Trong sự phát triển chung đó, lĩnh vực hoạt động công chứng trên địa bàn Lâm Đồng dần bắt nhịp, đáp ứng nhu cầu xã hội. Văn phòng công chứng (VPCP) Phạm Lan Anh ra đời trong bối cảnh đó.

Còn nhớ ở thời điểm 2019, khi VPCC Phạm Lan Anh được thành lập, trên địa bàn TP Đà Lạt chỉ có 5 VPCC. Con số này tuy ít nhưng với một thành phố vùng cao như Đà Lạt thì “hơi nhiều”, thậm chí “thiếu việc để làm”. Thế nhưng như lời công chứng viên Phạm Lan Anh (Trưởng VPCC Phạm Lan Anh), người được được đào tạo bài bản, có nhiều năm làm việc trong phòng công chứng nhà nước, lý do chị thay đổi môi trường làm việc, đứng ra thành lập VPCC chính là dự cảm về một Lâm Đồng đang thay đổi từng ngày.

“Khi kinh tế xã hội phát triển sẽ kéo theo các dịch vụ pháp lý tăng theo. Đó là điều tất yếu nên tôi quyết định thành lập VPCC”, chị Lan Anh bộc bạch. Và có thể nói chỉ 2 năm thôi đã chứng minh cho nhận định trên hoàn toàn đúng.

Nhớ lại ngày đầu thành lập VPCC, nữ công chứng viên vẫn chưa quên cảm giác mạo hiểm, lo lắng. Bởi chỉ với 5 thành viên ban đầu, việc làm sao để tạo dựng niềm tin, chỗ đứng bên cạnh các văn phòng “đàn anh, đàn chị” thực sự là câu hỏi hóc búa, tỷ lệ thắng bại lạc quan lắm cũng chỉ 50/50.

Văn phòng công chứng Phạm Lan Anh toạ lạc ở vị trí đắc địa ở trung tâm TP Đà Lạt.

Quay ghế nhìn vào slogan của văn phòng “Đúng pháp luật, nhanh chóng, tận tình, chính xác”, nữ Trưởng văn phòng cho biết 9 chữ đó là giá trị cốt lõi tạo dựng nên sự thành công của văn phòng hôm nay. Chị kể, ngay từ khi thai nghén ý tưởng thành lập VPCC đã xác định từ khoá đầu tiên là phải thượng tôn pháp luật, nhất là lại hoạt động nghề nghiệp đặc thù pháp luật, thế là cụm từ “đúng pháp luật” được lựa chọn trước tiên.

Nhưng đúng luật là chưa đủ, về bản chất, VPCC cũng là doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có doanh thu, muốn tồn tại cần phải có khách hàng. Và muốn có  khách hàng thì không còn con đường nào khác là phải phục vụ một cách nhanh chóng, tận tình, chính xác.

Vốn chứng kiến cảnh dòng người “rồng rắn” xếp hàng chờ đợi chứng thực giấy tờ, quá tải công việc nên chị Lan Anh xác định lập VPCC phục vụ nhu cầu người dân, doanh nghiệp tốt nhất. Hay nói mộc mạc như lời nữ Trưởng văn phòng: “Phải làm sao để mọi người lúc nào cũng thấy văn phòng đông khách thì người ta mới chú ý, tìm đến khi cần”.

“Thuyền trưởng” Phạm Lan Anh đang tư vấn cho khách hàng.

Hướng đi có rồi nhưng muốn người dân dễ dàng tiếp cận cần phải có vị trí đẹp, tức  yếu tố “địa lợi” trong kinh doanh tiếp tục thách thức nữ “thuyền trưởng”. Bấy giờ, Lâm Đồng đang có chính sách mở rộng hoạt động của các VPCC tư nhân nhưng phải đảm bảo khoảng cách 1,5km. TP Đà Lạt không quá rộng, địa hình lại đồi dốc nên để tìm một địa điểm lý tưởng là không dễ.

Sau nhiều ngày rong ruổi xe máy chọn lựa, cuối cùng địa chỉ số 9, đường Trần Phú lọt vào “tầm ngắm” nữ “thủ lĩnh”. Chị quyết định lập “bản doanh” ở đây, vị trí ngay vùng lõi trung tâm TP Đà Lạt, gần trụ sở, chi nhánh các ngân hàng, chỉ cách Trung tâm hành chính của tỉnh vài trăm mét. Nhờ vậy tiết kiệm thời gian di chuyển và thuận tiện công việc cho khách hàng.

Tạo dựng niềm tin bằng sức trẻ, kinh nghiệm

Vấn đề còn lại quyết định thành bại như lời Trưởng văn phòng Phạm Lan Anh nằm ở yếu tố con người. Để thực hiện chiến lược kinh doanh của mình, chị xác định tiêu chí tuyển người trước tiên là trình độ, đạo đức. Bởi theo nữ công chứng viên, bất cứ nghề nghiệp gì thì ngoài yếu tố chuyên môn đóng vai trò nền tảng cần đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có tâm với nghề.

Hiện nay tất cả đội ngũ nhân lực tại VPCC Phạm Lan Anh đều có tuổi đời trung bình ngoài 30, đều được đào tạo bài bản chuyên ngành về pháp luật công chứng.

Ở VPCC Phạm Lan Anh, yếu tố sáng tạo của sức trẻ luôn được ưu tiên hàng đầu bởi những người trẻ luôn khát khao cống hiến, thể hiện và chứng minh bản thân.Thế nhưng câu chuyện phát huy sức trẻ chỉ thực sự hiệu quả khi kết hợp cùng sự “già rơ” kinh nghiệm trong nghề của những người đi trước như nữ “thuyền trưởng” Phạm Lan Anh hay công chứng viên Nguyễn Anh Tăng - người có hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực công chứng.

Các chuyên viên nhiệt tình tư vấn, đưa ra lời khuyên tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp đến giao dịch.

Anh Tăng từng mở VPCC ở Đắk Lắk nhưng sau nhiều lần làm việc với chị Lan Anh đã quyết định về “đầu quân” văn phòng: “Tôi thấy ở đây mọi người gần gũi, được cởi mở để thể hiện bản thân, thoả chí sáng tạo trong công việc, là môi trường lý tưởng để rèn nghề, nâng cao trình độ nghề nghiệp cho bản thân”, anh Tăng chia sẻ.

Ngoài ra, văn phòng cũng đề ra các giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động. Bao gồm việc nghiên cứu giảm bớt việc chứng thực của bộ máy hành chính Nhà nước, nhất là việc chứng thực của UBND cấp xã, cấp huyện. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên của Văn phòng nhằm củng cố và nâng cao kiến thức pháp luật; đồng thời chú trọng về tác phong, thái độ trong khi giao tiếp với khách hàng nhằm tạo nên sự thoải mái, gần gũi với khách hàng, tạo sự tin tưởng và chuyên nghiệp.s

Hàng năm văn phòng đều cử đội ngũ công chứng viên, chuyên viên tham gia các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ. “Văn phòng luôn luôn quán triệt đến tất cả chuyên viên, công chứng viên tuyệt đối không tự thoả mãn với bản thân. Là một người hoạt động trong lĩnh vực pháp luật thì trau dồi kiến thức là việc làm thường xuyên. Chẳng hạn trong lĩnh vực đất đai, các chính sách, cơ chế có thể thay đổi liên tục, mỗi địa phương mỗi khác nên nếu không nắm rõ sẽ dẫn đến tư vấn thiếu chuẩn xác, từ đó đánh mất niềm tin khách hàng”, Trưởng văn phòng Phạm Lan Anh bộc bạch.

Sáng tạo, nhanh nhưng phải chính xác

Bên cạnh đó, VPCC Phạm Lan Anh không ngừng đầu tư hoàn thiện hệ thống máy móc hiện đại phục vụ hoạt động để không bị lỗi nhịp trong công cuộc hội nhập thời buổi cách mạng công nghiệp 4.0.

Lại nói về câu chuyện vận hành, chị Lan Anh quan niệm rằng, đã làm kinh doanh thì tuyệt đối không thể có thái độ “ban ơn” với khách hàng. Chị đặt mục tiêu phục vụ khách hàng nhanh nhất, tốt nhất, chính xác nhất, và tất nhiên là phải đúng luật. Bởi khác với các nghề kinh doanh khác, mỗi văn bản, tài liệu, hồ sơ được công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp sẽ tác động rất lớn đến xã hội. Nếu chỉ cần cẩu thả, sai sót có thể dẫn tới những hậu quả pháp lý khôn lường.

Không khí làm việc năng động, khẩn trương tại VPCC Phạm Lan Anh.

“Công chứng viên phải luôn luôn ý thức trách nhiệm nghề nghiệp cũng như trách nhiệm của bản thân với tập thể, với khách hàng, với xã hội; chúng tôi đòi hỏi tốc độ công việc nhanh nhưng phải chính xác tuyệt đối, đúng luật”, chị Lan Anh quả quyết.

Trong công việc, bất kỳ một nhân viên nào của VPCC Phạm Lan Anh đều thuộc nằm lòng “tôn chỉ” “lấy khách hàng làm trung tâm”. Đó là thái độ đón tiếp niềm nở, tư vấn tận tình và đưa ra lời khuyên chính xác. Nếu như ở các công sở hay một số VPCC khác cứ hết giờ hành chính là “cửa khoá then cài”.

Thế nhưng ở VPCC Phạm Lan Anh, chuyện nhân viên miệt mài tư vấn cho khách ngoài giờ hành chính “thường như cơm bữa” bởi với họ phải làm xong việc cho khách hành mới được nghỉ ngơi. Và tất nhiên không có bất kỳ khoản phụ thu nào để khách hàng phải bận lòng.

Thậm chí với những khách hàng lớn tuổi, ốm đau khi có nhu cầu công chứng tại nhà thì văn phòng cũng không thu thêm chi phí. “Người ta đã ốm đau, già cả, bất đắc dĩ lắm mới không đến được văn phòng nên chúng tôi không nỡ thu thêm tiền, lương tâm nghề nghiệp không cho phép chúng tôi làm điều đó. Ngược lại đấy là niềm vui khi được người dân tín nhiệm, trao cho cơ hội được phục vụ”, công chứng viên Nguyễn Anh Tăng bộc bạch.

Có dịp “mục sở thị” tại VPCC Phạm Lan Anh mới thấy hết tinh thần làm việc hăng say, sáng tạo. Ví dụ khi chuyên viên rời văn phòng tiếp xúc khách hàng thì chỉ trong nháy máy, toàn bộ hồ sơ được sao chụp gửi về văn phòng.

Tại đây đội ngũ chuyên viên lập tức rà soát, xác minh tính pháp lý để khi khách hàng đến chứng thực, công chứng viên chỉ cần viết lời chứng, đóng dấu là hoàn thành: “Quy trình này giúp rút ngắn thời gian thẩm định tài liệu, tiết kiệm thời gian cho khách hàng và đặc biệt tránh tâm trạng sốt ruột khi chờ đợi”.

Sự chuyên nghiệp còn thể hiện ở mạng lưới liên thông, kết nối thông tin. Công chứng viên Nguyễn Anh Tăng lấy ví dụ: “Chẳng hạn khi công chứng hồ sơ có tài sản ở địa phương khác thì bên cạnh hồ sơ, đội ngũ chuyên viên sẽ lập tức xác minh tại các VPCC có liên quan ở địa phương đó để đảm bảo tính chính xác cao nhất”.

Chính nhờ cách làm năng động, sáng tạo, chuẩn xác nên tuy mới đi vào hoạt động gần 2 năm nhưng nhìn vào con số tăng trưởng đầu việc bình quân 60%/năm của VPCC Phạm Lan Anh khiến ai nấy trầm trồ thán phục, nhất là tại một địa bàn còn nhiều khó khăn như Lâm Đồng.

Minh chứng cụ thể nhất là ở thời điểm tháng 4/2019 văn phòng công chứng khoảng 500 hồ sơ công việc, nhưng đến thời điểm tháng 4/2021 con số hồ sơ công việc đã tăng lên hơn 3000 hồ sơ, hàng ngày văn phòng giải quyết 40-50 hồ sơ sự việc.

Từ chỗ mới thành lập ít ai biết, đến nay VPCC Phạm Lan Anh đã trở thành địa chỉ tin cậy, đối tác tin cậy của nhiều khách hàng lớn là các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng lớn trên địa bàn Lâm Đồng. Thậm chí nhiều tập đoàn, ngân hàng lớn ở TP HCM, Hà Nội, các tỉnh miền Tây trong công việc kinh doanh khi cần công chứng nội dung có liên quan đến tài sản ở Lâm Đồng đều tìm đến văn phòng gửi gắm niềm tin.

Chia sẻ về dự định, chiến lược sắp tới, nữ “thuyền trưởng” Phạm Lan Anh khiêm tốn: “Có được kết quả như ngày hôm nay là nỗ lực chung của toàn bộ chuyên viên, công chứng viên của văn phòng. Chúng tôi sẽ không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt nhất, mang đến sự hài lòng cao nhất”.