Ông Nguyễn Công Khanh, Cục trưởng Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực, cho biết, một trong những tồn tại, hạn chế của công tác chứng thực hiện nay là do pháp luật chưa quy định trình tự, thủ tục xác nhận hành chính đối với một số việc giống như chứng thực dẫn đến tình trạng UBND cấp xã xác nhận tùy tiện.
Theo phản ánh của các địa phương, việc xác nhận hành chính tại UBND cấp xã đối với một số việc do người dân yêu cầu ngày càng tăng, nhiều khi dẫn đến áp lực, quá tải đối với công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã, đồng thời dẫn đến lãng phí không nhỏ cho xã hội nhưng đến nay chưa có quy định về trình tự, thủ tục thực hiện (ví dụ xác nhận các việc như kê khai tài sản, kê khai vốn, hồ sơ vay vốn, kê khai thu nhập, hoàn cảnh gia đình, sơ yếu lý lịch, nơi cư trú…).
Chính vì vậy, một số địa phương đã tranh thủ việc xác nhận này để yêu cầu người dân phải nộp đầy đủ các khoản thu của địa phương, thậm chí nhiều nơi đã phê xấu vào lý lịch công dân như “không chấp hành pháp luật, chủ trương của Nhà nước” do những hộ gia đình này có sự phản đối với một số chính sách hoặc không nộp đầy đủ các khoản thu của địa phương làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân (nhiều trường hợp không xin được việc làm, không đăng ký kết hôn…).
Cũng theo ông Khanh, thực tiễn nhu cầu chứng thực trong nhân dân là rất lớn. Nhưng chủ trương chung hiện nay không tăng biên chế nên vấn đề này thực sự là áp lực lớn đối với đội ngũ làm công tác chứng thực tại cấp huyện và xã. Tình trạng quá tải công việc chứng thực hiện đang diễn ra ở nhiều nơi; tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực còn phổ biến ở các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, gây phiền hà cho xã hội.
Theo thống kê, hiện nay mặc dù đội ngũ công chức làm công tác chứng thực tuy đã có sự sắp xếp, kiện toàn một bước nhưng xét về tổng thể vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu. Hiện, cả nước có trên 20% công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã chưa đạt trình độ trung cấp luật trở lên; vẫn còn hiện tượng “mượn” chức danh tư pháp - hộ tịch để bố trí sắp xếp làm công việc khác; số lượng công chức tư pháp - hộ tịch không có trình độ tối thiểu về tin học văn phòng còn nhiều; trong khi đó, công chức làm công tác tư pháp - hộ tịch phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác (đăng ký hộ tịch, xây dựng văn bản, tuyên truyền pháp luật, hòa giải, hỗ trợ thi hành án…).
Nhiều ý kiến cho rằng, để giảm tải các việc chứng thực thì phải quy định rõ việc cấm các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bản sao có chứng thực khi đã xuất trình bản chính. Mở rộng hơn chủ thể được quyền xác nhận bản sao (người có thẩm quyền cấp bản chính cũng được chứng thực bản sao). Nếu thực hiện nghiêm quy định này sẽ hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.
Bên cạnh đó, cần quy định cụ thể và mở rộng những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính. Ví dụ ngoài các loại giấy tờ, văn bản không được chứng thực theo Điều 22 Nghị định 23/CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì Luật cần quy định các giấy tờ sau cũng không được chứng thực bản sao như: bản án, trích lục bản án, các quyết định của Tòa án; các văn bản hành chính của cơ quan nhà nước; các loại giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hộ chiếu, thẻ đảng, thẻ đoàn viên, hội viên các đoàn thể, tổ chức xã hội khác…
Đồng thời, Luật cần quy định rõ trách nhiệm của người có thẩm quyền chứng thực, người yêu cầu chứng thực; quy định chế tài đối với các hành vi nhũng nhiễu, gây khó khăn cho việc giải quyết thủ tục hành chính. Đặc biệt, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực nhằm hạn chế và tiến tới chấm dứt việc nộp các giấy tờ cá nhân (liên quan đến nhân thân) khi yêu cầu chứng thực.
