Trả lời:
Theo yêu cầu của pháp luật hiện hành, thủ tục yêu cầu TGPL được tiến hành như sau:
Khi có nhu cầu TGPL, bạn cần chuẩn bị thủ tục sau:
I. Đơn yêu cầu TGPL:
Đơn yêu cầu TGPL (đơn viết sẵn hoặc yêu cầu đối tượng điền vào đơn theo mẫu) với những nội dung chính sau đây:
- Ngày, tháng, năm làm đơn.
- Tên tổ chức thực hiện TGPL được yêu cầu thực hiện TGPL.
- Họ và tên, giới tính, tuổi, dân tộc, nghề nghiệp, địa chỉ của người yêu cầu TGPL.
- Diện người được TGPL.
- Tóm tắt nội dung vụ việc và nội dung yêu cầu TGPL.
- Liệt kê các tài liệu gửi kèm theo đơn (nếu có).
- Chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm đơn.
(Có thể tải mẫu đơn tại đây).
II.Giấy tờ chứng minh thuộc diện được TGPL
a) Người nghèo khi có yêu cầu xuất trình một trong các giấy tờ sau đây:
- Bản chính hoặc bản sao Sổ hộ nghèo, Thẻ hộ nghèo, Giấy xác nhận thuộc diện nghèo của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là cấp xã) hoặc cơ quan lao động, thương binh và xã hội, cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền theo quy định của pháp luật nơi người có yêu cầu làm việc hoặc cư trú.
- Các giấy tờ hợp pháp khác mà dựa vào đó có thể biết được người có tên trong giấy tờ đó là người thuộc diện hộ nghèo (như Thẻ khám, chữa bệnh miễn phí cho người nghèo, Sổ vay vốn ngân hàng chính sách xã hội của người nghèo...).
b) Người có công với cách mạng khi có yêu cầu xuất trình một trong các giấy tờ sau đây:
- Quyết định công nhận thuộc một trong các đối tượng là người có công với cách mạng theo quy định tại Pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng.
- Giấy xác nhận thuộc diện người có công với cách mạng của cơ quan lao động, thương binh và xã hội hoặc của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người có yêu cầu cư trú cấp.
- Giấy chứng nhận thương binh, người hưởng chính sách như thương binh.
- Giấy chứng nhận bệnh binh.
- Giấy chứng nhận gia đình liệt sĩ, Bằng Tổ quốc ghi công kèm theo giấy tờ xác nhận về mối quan hệ thân nhân (cha, mẹ đẻ, vợ, chồng, con dưới 18 tuổi hoặc không có năng lực hành vi dân sự…) với liệt sĩ (như Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy đăng ký kết hôn, Giấy khai sinh...) hoặc giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Huân chương, Huy chương hoặc giấy tờ xác nhận khác có ghi nhận họ thuộc diện người có công với cách mạng.
- Bằng có công với nước, Kỷ niệm chương hoặc giấy chứng nhận bị địch bắt, tù đày.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác mà dựa vào đó có thể biết được người có tên trong giấy tờ đó là người có công với cách mạng.
- Trong trường hợp những người thuộc diện người có công với cách mạng bị thất lạc giấy tờ thì cơ quan lao động, thương binh và xã hội hoặc cơ quan, tổ chức nơi người đó làm việc hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú xác nhận.
c) Người già cô đơn không nơi nương tựa khi có yêu cầu xuất trình một trong các giấy tờ sau đây:
- Giấy xác nhận là người từ đủ 60 tuổi trở lên sống độc thân hoặc không nơi nương tựa của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú hoặc xác nhận của cơ sở Bảo trợ xã hội, Nhà dưỡng lão, tổ chức chính trị - xã hội nơi người đó sinh hoạt.
- Các giấy tờ hợp pháp khác mà dựa vào đó có thể biết rằng người có tên trong đó là người già cô đơn không nơi nương tựa.
d) Người khuyết tật khi có yêu cầu xuất trình một trong các giấy tờ sau đây:
- Giấy xác nhận là người khuyết tật.
- Các giấy tờ hợp pháp khác mà dựa vào đó có thể biết rằng người có tên trong đó là người tàn tật không nơi nương tựa.
đ) Trẻ em không nơi nương tựa khi có yêu cầu xuất trình một trong các giấy tờ sau đây:
- Giấy xác nhận là trẻ em không nơi nương tựa của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trẻ em đó cư trú; giấy xác nhận của cơ sở Bảo trợ xã hội, Nhà tình thương, cơ sở trợ giúp trẻ em khác hoặc của cơ quan lao động, thương binh và xã hội.
- Bản chính hoặc bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao chụp từ bản chính có chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc các giấy tờ hợp pháp khác mà dựa vào đó có thể biết rằng người có tên trong đó là trẻ em không nơi nương tựa.
e) Người dân tộc thiểu số thường trú ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn khi có yêu cầu xuất trình một trong các giấy tờ sau đây:
- Giấy xác nhận là người dân tộc thiểu số của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú hoặc cơ quan, tổ chức nơi người đó làm việc, sinh hoạt.
- Sổ hộ khẩu gia đình thể hiện người có yêu cầu là người dân tộc thiểu số thường trú ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ có thể chứng minh người có yêu cầu là người dân tộc thiểu số thường trú ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
III. Các giấy tờ liên quan đến vụ việc
Người có yêu cầu phải cung cấp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL (nếu có). Tổ chức thực hiện TGPL chỉ nhận đơn và bản sao (không cần chứng thực) các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL để lưu trữ trong hồ sơ vụ việc và không hoàn trả lại. Trong trường hợp cần thiết, tổ chức thực hiện TGPL có thể đề nghị người có yêu cầu cung cấp bản chính để đối chiếu. Người có yêu cầu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL. Đối với vụ việc có yêu cầu cử người tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng phải có các giấy tờ, tài liệu sau đây:
- Trong vụ án hình sự, ngoài các tài liệu, giấy tờ có thể làm chứng cứ của vụ án (nếu có) thì tùy theo từng giai đoạn tố tụng và tư cách tham gia tố tụng, người có yêu cầu phải xuất trình một trong các giấy tờ liên quan đến giai đoạn tố tụng như: Quyết định tạm giữ; Quyết định khởi tố bị can; Giấy triệu tập lấy lời khai; Kết luận điều tra; Cáo trạng; Quyết định đưa vụ án ra xét xử; Bản án, Quyết định chưa có hiệu lực pháp luật của Tòa án hoặc các giấy tờ khác chứng minh vụ việc đang được các cơ quan tiến hành tố tụng thụ lý mà qua đó cho thấy người có yêu cầu là người bị tạm giữ, bị can, bị cáo, người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ án hình sự đó.
- Trong vụ, việc dân sự hoặc vụ án hành chính thì vụ việc của người có yêu cầu đã được Tòa án có thẩm quyền thụ lý hoặc có căn cứ để Tòa án thụ lý. Tùy từng giai đoạn tố tụng, ngoài các tài liệu, giấy tờ có thể làm căn cứ (nếu có) người có yêu cầu phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: Biên lai thu tiền tạm ứng án phí; Giấy triệu tập đương sự; Bản án, Quyết định của Tòa án hoặc giấy tờ khác chứng minh người có yêu cầu là nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ, việc dân sự, người khởi kiện hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ án hành chính, lao động.
- Trong các vụ việc đại diện ngoài tố tụng thì người có yêu cầu có căn cứ, giấy tờ hoặc khi người tiếp nhận có cơ sở cho rằng họ không thể tự bảo vệ được quyền, lợi ích hợp pháp của mình (bị ốm đau, già yếu, có nhược điểm về thể chất, tâm thần hoặc vì lý do khách quan khác...).
* Đơn và các tài liệu có thể được nộp trực tiếp tại trụ sở hoặc địa điểm làm việc của tổ chức thực hiện TGPL hoặc nộp trực tiếp cho người thực hiện TGPL (trong trường hợp thực hiện TGPL bên ngoài trụ sở) hoặc được gửi đến tổ chức thực hiện TGPL qua thư tín hoặc bằng các hình thức khác.
Trình tự , thủ tục thực hiện trợ giúp pháp lý
THỤ LÝ VỤ VIỆC
1. Tiếp nhận yêu cầu TGPL, kiểm tra điều kiện thụ lý
Để tiếp nhận yêu cầu TGPL, tổ chức thực hiện TGPL cần bố trí nơi tiếp người được TGPL, bảo đảm các điều kiện để họ trình bày yêu cầu được dễ dàng, thuận lợi. Trong trường hợp không thể đến trực tiếp, người thuộc diện được TGPL có thể yêu cầu TGPL thông qua người đại diện hoặc gửi thư, fax, gọi điện thoại đến tổ chức thực hiện TGPL yêu cầu giúp đỡ.
Khi tiếp nhận yêu cầu TGPL cần thực hiện một số thao tác sau:
1.1 Kiểm tra đơn yêu cầu TGPL
Về nguyên tắc, người được TGPL phải có đơn yêu cầu TGPL (đơn viết sẵn hoặc yêu cầu đối tượng điền vào đơn theo mẫu)
Trong trường hợp người yêu cầu TGPL trực tiếp đến yêu cầu TGPL mà chưa viết đơn thì người tiếp nhận yêu cầu TGPL phải hướng dẫn họ điền vào đơn theo mẫu. Trường hợp họ không thể tự mình viết đơn được thì người tiếp nhận yêu cầu TGPL có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin cần thiết vào mẫu đơn, để họ tự đọc hoặc đọc lại cho họ nghe và yêu cầu họ ký tên hoặc điểm chỉ vào đơn.
1.2. Kiểm tra giấy tờ xác nhận thuộc diện được TGPL miễn phí và kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ đó
Người yêu cầu TGPL phải thuộc một trong các đối tượng được TGPL miễn phí, đó là: người nghèo; người có công với cách mạng; người già cô đơn, người khuyết tật và trẻ em không nơi nương tựa; người dân tộc thiểu số thường trú ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; nạn nhân theo quy định của pháp luật phòng, chống mua bán người. Tuỳ vào từng loại đối tượng mà phải xuất trình giấy tờ chứng minh phù hợp.
Sau khi tiếp nhận giấy tờ xác nhận thuộc diện được TGPL do đối tượng cung cấp, người tiếp nhận cần xem xét tính hợp lệ của các giấy tờ này (không bị sửa chữa, tẩy xoá, cắt dán; người yêu cầu TGPL đúng là người có tên trong giấy tờ đó; giấy tờ được cấp đúng thẩm quyền, còn thời hạn sử dụng...); lưu giữ 01 bản sao hoặc bản photocopy của giấy tờ đó trong hồ sơ vụ việc. Trường hợp thực hiện TGPL ngoài trụ sở, không có điều kiện sao chụp thì ghi lại ký hiệu, số, ngày tháng cấp, tên người ký giấy tờ đó vào phần dưới đơn yêu cầu TGPL để làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
1.3. Xác định mối liên quan giữa yêu cầu TGPL với các quyền, lợi ích hợp pháp của người được TGPL
Nếu người thuộc diện được TGPL đưa ra yêu cầu TGPL không liên quan trực tiếp đến các quyền, lợi ích hợp pháp của bản thân họ (không vì quyền lợi của bản thân họ) thì không được thụ lý.
Để xác định vụ việc TGPL có liên quan đến quyền và lợi ích của người được TGPL hay không có thể căn cứ vào đơn trình bày hoặc các tài liệu có liên quan.
2.1.4. Xác định lĩnh vực pháp luật yêu cầu TGPL.
Tổ chức thực hiện TGPL chỉ thụ lý để trợ giúp đối với vụ việc thuộc các lĩnh vực pháp luật sau:
- Pháp luật hình sự, tố tụng hình sự và thi hành án hình sự.
- Pháp luật dân sự, tố tụng dân sự và thi hành án dân sự.
- Pháp luật hôn nhân gia đình và pháp luật về trẻ em.
- Pháp luật hành chính, khiếu nại, tố cáo và tố tụng hành chính.
- Pháp luật đất đai, nhà ở, môi trường và bảo vệ người tiêu dùng.
- Pháp luật lao động, việc làm, bảo hiểm.
- Pháp luật ưu đãi người có công với cách mạng và pháp luật về chính sách ưu đãi xã hội khác.
- Các lĩnh vực pháp luật khác liên quan đến chương trình mục tiêu quốc gia xoá đói, giảm nghèo hoặc liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân.
2.1.5. Kiểm tra điều kiện về phạm vi thực hiện TGPL.
Yêu cầu TGPL chỉ được thụ lý khi người được TGPL đang cư trú tại địa phương; vụ việc TGPL xảy ra tại địa phương nơi có trụ sở của tổ chức thực hiện TGPL hoặc vụ việc TGPL do tổ chức thực hiện TGPL khác chuyển đến. Đối với tổ chức hành nghề luật sư, tổ chức tư vấn pháp luật tham gia TGPL thì thực hiện TGPL trong phạm vi đăng ký.
Để xác định phạm vi thực hiện TGPL có thể căn cứ vào đơn yêu cầu TGPL, lời trình bày của đối tượng và các tài liệu kèm theo. Đối với những vụ việc do Trung tâm TGPL khác chuyển đến thì cần lưu ý kiểm tra các giấy tờ chứng minh diện người được TGPL, nơi cư trú và nơi vụ việc xảy ra, nếu các giấy tờ chứng minh chưa rõ thì người tiếp nhận phải liên hệ với Trung tâm TGPL đã chuyển vụ việc để xác minh lại rồi mới thụ lý.
1.6. Đề nghị người yêu cầu TGPL cung cấp các giấy tờ, tài liệu liên quan đến vụ việc TGPL
Người có yêu cầu phải cung cấp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL. Tổ chức thực hiện TGPL chỉ nhận đơn và bản sao các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL để lưu trữ trong hồ sơ và không hoàn trả lại. Trường hợp cần thiết, đề nghị người có yêu cầu cung cấp bản chính để đối chiếu. Người có yêu cầu phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL.
Lưu ý: Trong trường hợp người yêu cầu TGPL còn thiếu những giấy tờ chứng minh là người được TGPL hoặc giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL thì người tiếp nhận yêu cầu phải hướng dẫn họ cung cấp các giấy tờ, tài liệu đó để có cơ sở thụ lý vụ việc.
1.7. Thụ lý hoặc từ chối thụ lý vụ việc
1.7..1. Thụ lý vụ việc TGPL
a) Người tiếp nhận phải kiểm tra các nội dung có liên quan đến đơn yêu cầu TGPL và chỉ thụ lý khi vụ việc có đủ các điều kiện sau đây:
- Người có yêu cầu TGPL thuộc diện người được TGPL theo Điều 10 Luật TGPL, Điều 2 Nghị định số 07/2007/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định số 14/2013/NĐ-CP.
- Nội dung vụ việc TGPL phù hợp với quy định tại Điều 5 Luật TGPL.
- Vụ việc TGPL thuộc phạm vi TGPL quy định tại Điều 26 Luật TGPL.
- Yêu cầu TGPL không thuộc trường hợp phải từ chối theo khoản 1 Điều 45 Luật TGPL.
b) Nếu yêu cầu TGPL đáp ứng đầy đủ các điều kiện thụ lý như đã nêu ở trên thì người tiếp nhận yêu cầu TGPL thụ lý vụ việc, ghi vào Sổ theo dõi tổng hợp vụ việc TGPL, lập hồ sơ vụ việc và tiến hành TGPL hoặc báo cáo lãnh đạo tổ chức thực hiện TGPL phân công người thực hiện TGPL.
Trong các trường hợp khẩn cấp, bất khả kháng mà chưa thể cung cấp đủ giấy tờ hoặc do vụ việc TGPL đã sắp hết thời hiệu hoặc có các lý do khác đòi hỏi phải làm ngay để tránh gây thiệt hại đến các quyền và lợi ích hợp pháp của người được TGPL thì người tiếp nhận thụ lý và hướng dẫn họ bổ sung các giấy tờ cần thiết.
Người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm sao chụp 01 bản từ bản chính hoặc tiếp nhận bản sao giấy tờ chứng minh thuộc diện người được TGPL để lưu giữ trong hồ sơ vụ việc. Trường hợp vì lý do khách quan mà không thể sao chụp từ bản chính thì phải ghi lại ký hiệu, số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp giấy tờ đó vào phần dưới đơn và yêu cầu người có yêu cầu sao chụp gửi sau.
1.7..2. Từ chối thụ lý vụ việc
Nếu yêu cầu TGPL không đáp ứng được đầy đủ các điều kiện thụ lý (không thuộc đối tượng, phạm vi, lĩnh vực TGPL) thì người tiếp nhận yêu cầu TGPL có quyền từ chối thụ lý và thông báo rõ lý do từ chối bằng văn bản cho người yêu cầu TGPL biết.
2. Phân công người thực hiện TGPL
Căn cứ để phân công người thực hiện TGPL chủ yếu dựa vào lĩnh vực pháp luật chuyên sâu của các trợ giúp viên pháp lý và cộng tác viên. Người có thẩm quyền phân công người thực hiện TGPL là Lãnh đạo của tổ chức thực hiện TGPL (Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Trung tâm). Thông thường, có hai hình thức phân công người thực hiện TGPL:
2. 1. Phân công người trực thường xuyên hoặc theo ngày, buổi tại địa điểm tiếp dân của tổ chức TGPL
Hình thức phân công này nhằm mục đích tiếp nhận, thụ lý kịp thời đối với những trường hợp có yêu cầu TGPL đúng vào thời gian trực. Người được phân công cần có kiến thức tổng hợp về hầu hết các lĩnh vực pháp luật mà người dân thường hay vướng mắc, có khả năng đáp ứng được ngay đối với đa số yêu cầu TGPL, trừ trường hợp phải cử người tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng hoặc cần lựa chọn người khác chuyên sâu về lĩnh vực. Việc phân công người thực hiện TGPL trong trường hợp này có thể bằng miệng hoặc thể hiện trên bảng phân công công tác trong nội bộ tổ chức thực hiện TGPL.
2.3.2. Phân công người thực hiện TGPL theo từng vụ việc
Hình thức này thường áp dụng đối với những vụ việc phức tạp, cần chọn người thực hiện TGPL chuyên sâu theo lĩnh vực hoặc đủ tư cách thực hiện vụ việc đó. Việc phân công người thực hiện TGPL theo từng vụ việc có thể bằng miệng, theo bút phê của lãnh đạo hoặc bằng văn bản phân công.
Riêng đối với các vụ việc TGPL bằng hình thức tham gia tố tụng và đại diện ngoài tố tụng, trong mọi trường hợp, việc phân công (cử) người tham gia tố tụng hoặc làm đại diện ngoài tố tụng phải được lập thành văn bản (dưới hình thức Quyết định cử trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư là cộng tác viên tham gia tố tụng hoặc đại diện ngoài tố tụng do Lãnh đạo tổ chức thực hiện TGPL ban hành) và gửi cho người được TGPL, cơ quan tiến hành tố tụng và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc đại diện.
Trong trường hợp thực hiện TGPL bằng các hình thức khác (giúp đỡ hoà giải, thực hiện những công việc liên quan đến thủ tục hành chính, khiếu nại và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật), theo yêu cầu của người được TGPL, Trung tâm TGPL nhà nước, tổ chức hành nghề luật sư cử người thực hiện các hoạt động TGPL khác cho họ.
2.4. Thực hiện TGPL
Trợ giúp viên pháp lý hoặc cộng tác viên TGPL sau khi được phân công sẽ bắt đầu thực hiện TGPL. Trong giai đoạn này, nếu có căn cứ theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện TGPL đã thụ lý vụ việc có thể chuyển vụ việc đó cho tổ chức thực hiện TGPL khác thực hiện, phối hợp xác minh, từ chối hoặc không tiếp tục thực hiện TGPL.
2.4.1. Thực hiện TGPL
Tùy thuộc vào từng hình thức TGPL mà việc thực hiện TGPL được tiến hành theo các cách thức khác nhau, cụ thể:
2.4.1.1. Hoạt động tư vấn pháp luật
a) Tư vấn pháp luật tại trụ sở
Tại trụ sở, sau khi thụ lý vụ việc, người tiếp nhận phải tư vấn ngay, trừ trường hợp chưa thể tư vấn được ngay vì vụ việc phức tạp cần xác minh thêm thì phải viết Phiếu hẹn về thời gian để tư vấn sau hoặc trả lời bằng văn bản.
Vụ việc có thể tư vấn pháp luật ngay là vụ việc đơn giản, chỉ hướng dẫn, giải đáp, cung cấp thông tin pháp luật liên quan đến một lĩnh vực pháp luật hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của một cơ quan, tổ chức, không phải mất nhiều thời gian nghiên cứu về các tình tiết của vụ việc, không có các vấn đề cần phải xác minh thêm.
Vụ việc tư vấn phức tạp là vụ việc có liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp luật, có nhiều đối tượng, có liên quan đến nhiều cơ quan, ban ngành hoặc có nhiều tình tiết, đã được giải quyết nhiều lần hoặc do nhiều cơ quan có thẩm quyền giải quyết, cần có thời gian nghiên cứu các quy định của pháp luật và hồ sơ vụ việc hoặc cần phải xác minh, đánh giá thêm các tình tiết của vụ việc. Trong thời hạn không quá 15 ngày, kể từ ngày thụ lý vụ việc hoặc nhận đủ các giấy tờ, tài liệu cần bổ sung, người thực hiện TGPL có trách nhiệm nghiên cứu và trả lời bằng văn bản cho người được TGPL; trong trường hợp vụ việc cần có thời gian để xác minh thì thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Kết quả tư vấn được thể hiện dưới hình thức Phiếu thực hiện TGPL hoặc văn bản tư vấn pháp luật. Phiếu thực hiện TGPL, văn bản tư vấn pháp luật được lập thành 02 (hai) bản, một bản photocopy giao cho người được TGPL có chữ ký của người thực hiện TGPL, bản chính được lưu giữ trong hồ sơ vụ việc. Việc tư vấn pháp luật phải phù hợp với pháp luật về TGPL, được lập thành hồ sơ.
b) Đối với người có yêu cầu TGPL thông qua thư tín, fax hoặc trả lời bằng văn bản hoặc mời đến trụ sở để tư vấn trực tiếp, nếu người có yêu cầu không gửi kèm theo giấy tờ chứng minh thuộc diện được TGPL hoặc các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL thì tổ chức thực hiện TGPL hướng dẫn họ cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệu đó để làm cơ sở thụ lý giải quyết vụ việc. Thời hạn thực hiện vụ việc TGPL được tính từ thời điểm người có yêu cầu cung cấp đủ các giấy tờ, tài liệu nêu trên.
c) Tư vấn pháp luật qua điện thoại áp dụng trong trường hợp vụ việc TGPL đã được thụ lý hoặc vụ việc mới mà người có yêu cầu đề nghị tư vấn thông qua điện thoại. Đối với vụ việc tư vấn đơn giản, chưa thụ lý mà người tiếp nhận yêu cầu có thể thực hiện được ngay thì tư vấn ngay cho họ nhưng trước khi thực hiện tư vấn phải đề nghị họ cung cấp rõ các thông tin về họ, tên, nhân thân, địa chỉ và ghi vào Sổ trực điện thoại. Nếu vụ việc tư vấn phức tạp thì hướng dẫn người có yêu cầu trực tiếp đến tổ chức thực hiện TGPL để có điều kiện cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định. Nội dung tư vấn pháp luật qua điện thoại phải được thể hiện trong Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc TGPL dưới dạng hỏi, đáp.
d) Tư vấn pháp luật thông qua TGPL lưu động
Tại buổi TGPL lưu động, để tư vấn pháp luật theo vụ việc, cần bố trí tiếp các đối tượng theo các bàn ghi rõ lĩnh vực pháp luật. Khi tư vấn, người thực hiện TGPL đối với vụ việc cụ thể có trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc, mỗi vụ việc phải có Phiếu thực hiện TGPL. Trung tâm, Chi nhánh cử người ghi biên bản. Việc báo cáo về kết quả TGPL lưu động được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 35 Nghị định số 07/2007/NĐ-CP, khoản 13 Điều 1 Nghị định số 14/2013/NĐ-CP.
Khi tổ chức TGPL lưu động, nếu xét thấy cần thiết, Trung tâm, Chi nhánh được huy động cán bộ, công chức, viên chức có nghiệp vụ về pháp luật hoặc chuyên ngành của cơ quan, tổ chức có liên quan ở cơ sở hoặc cộng tác viên ở cơ quan, tổ chức tham gia TGPL lưu động sau khi đã có sự trao đổi trước với người đó và được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức chủ quản.
đ) Tư vấn pháp luật thông qua sinh hoạt Câu lạc bộ TGPL
Trợ giúp viên pháp lý, cộng tác viên, luật sư, tư vấn viên pháp luật tham gia sinh hoạt Câu lạc bộ thực hiện tại chỗ cho người có yêu cầu. Đối với các vụ việc phức tạp chưa thể thực hiện được ngay thì cần hẹn ngày tư vấn sau. Trường hợp người có yêu cầu đồng ý thì nội dung vụ việc tư vấn pháp luật có thể được công khai để người tham gia sinh hoạt Câu lạc bộ cùng tham gia trao đổi, thảo luận.
Các vụ việc đã được tư vấn pháp luật trong buổi sinh hoạt Câu lạc bộ phải lập thành hồ sơ vụ việc và lưu trữ tại tổ chức thực hiện TGPL.
Việc tư vấn pháp luật tại trụ sở, qua điện thoại, thư tín phải tuân thủ các quy định chung về trình tự, thủ tục và lập hồ sơ vụ việc như trên.
Lưu ý: Phiếu tư vấn hoặc văn bản tư vấn pháp luật do người thực hiện TGPL soạn thảo, ký tên và gửi cho người được TGPL và chịu toàn bộ trách nhiệm về nội dung tư vấn của mình (không áp dụng hình thức công văn trả lời của Trung tâm như trước đây).
2.4.1.2. Hoạt động tham gia tố tụng.
a) Khi người được TGPL hoặc người đại diện hợp pháp của họ yêu cầu Trung tâm TGPL cử người tham gia tố tụng thì Giám đốc Trung tâm hoặc Trưởng Chi nhánh của Trung tâm ra quyết định cử trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư là cộng tác viên tham gia tố tụng trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày thụ lý vụ việc TGPL (đối với trường hợp bị tạm giữ thì trong thời hạn 24 giờ) để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người được TGPL theo Điều 38 Nghị định số 07/2007/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 11/2013/TTLT-BTP-BCA-BQP-BTC-VKSNDTC-TANDTC. Quyết định cử người tham gia tố tụng được gửi cho người được cử, người có yêu cầu, cơ quan tiến hành tố tụng, lưu văn thư và lưu trong hồ sơ vụ việc.
b) Khi tham gia tố tụng, Trợ giúp viên pháp lý, luật sư cộng tác viên có trách nhiệm thực hiện vụ việc TGPL phù hợp với nội dung, phạm vi yêu cầu và tuân thủ pháp luật về TGPL và pháp luật tố tụng.
c) Khi tham gia tố tụng, trợ giúp viên pháp lý, luật sư xuất trình giấy chứng nhận tham gia tố tụng, Thẻ trợ giúp viên pháp lý hoặc Thẻ luật sư; có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật tố tụng; được sử dụng các biện pháp mà pháp luật tố tụng quy định để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cho người được TGPL.
Trung tâm, Chi nhánh có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan tiến hành tố tụng để theo dõi, quản lý quá trình thực hiện TGPL trong tố tụng của trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư là cộng tác viên do Trung tâm, Chi nhánh cử, bảo đảm hoạt động của họ có chất lượng, hiệu quả, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc hoạt động TGPL và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Trong trường hợp phải thay đổi người thực hiện TGPL, Trung tâm hoặc Chi nhánh có trách nhiệm cử người đủ tiêu chuẩn để tiếp tục thực hiện vụ việc TGPL.
2.4.1.3. Hoạt động đại diện ngoài tố tụng.
Theo yêu cầu của người được TGPL hoặc người đại diện hợp pháp của họ, Giám đốc Trung tâm, Trưởng Chi nhánh ra quyết định cử trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư là cộng tác viên thực hiện đại diện ngoài tố tụng.
Sau khi được cử làm người đại diện ngoài tố tụng cho người được TGPL, người đại diện có trách nhiệm sử dụng các biện pháp phù hợp với quy định của pháp luật để thực hiện đại diện cho đối tượng trước các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cho người được TGPL. Việc đại diện được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trung tâm, Chi nhánh có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến vụ việc đại diện để theo dõi, quản lý quá trình thực hiện TGPL của trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư là cộng tác viên do mình cử, bảo đảm hoạt động của họ có chất lượng, hiệu quả, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc hoạt động TGPL và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Trong trường hợp phải thay đổi người thực hiện TGPL, Trung tâm hoặc Chi nhánh có trách nhiệm cử người đủ tiêu chuẩn để tiếp tục thực hiện vụ việc TGPL.
2.4.1.4. Các hoạt động TGPL khác
a) Tham gia hoà giải
Giám đốc Trung tâm, Trưởng Chi nhánh, người đứng đầu tổ chức tham gia TGPL ra quyết định cử người thực hiện TGPL giúp đỡ người được TGPL hoà giải khi có yêu cầu hoặc được sự đồng ý của một hoặc các bên, trừ trường hợp pháp luật quy định không được hòa giải. Người thực hiện TGPL làm trung gian để phân tích các tình tiết của vụ việc, giải thích quy định của pháp luật, hướng dẫn để các bên tự thương lượng, thống nhất hướng giải quyết vụ việc và tự nguyện chấp hành kết quả giải quyết vụ việc.
Việc hòa giải phải được lập thành biên bản. Biên bản hòa giải phải thể hiện đầy đủ kết quả của quá trình hòa giải, ý kiến của người thực hiện TGPL và của các bên về nội dung vụ việc, có chữ ký của các bên tham gia để họ tự nguyện thi hành kết quả hòa giải. Biên bản hòa giải phải được lưu giữ trong hồ sơ vụ việc TGPL.
Trường hợp hòa giải thành, người được cử hướng dẫn các bên tự thỏa thuận và thực hiện các thủ tục có liên quan khác. Nếu hòa giải không thành thì hướng dẫn các bên thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật. Việc hòa giải phải lập thành hồ sơ vụ việc.
b) Hướng dẫn thủ tục hành chính, khiếu nại
Khi người có yêu cầu đề nghị hướng dẫn thủ tục hành chính, khiếu nại và các hoạt động khác, Giám đốc Trung tâm hoặc Trưởng Chi nhánh cử Trợ giúp viên pháp lý hoặc cộng tác viên thực hiện TGPL cho người có yêu cầu. Tùy từng công việc cụ thể, người được cử có trách nhiệm:
- Hướng dẫn người có yêu cầu hoàn thiện đơn, giấy tờ và các thủ tục hành chính, giúp họ có được thông tin về địa chỉ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp họ không tự làm được thì giúp liên hệ với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến vụ việc của họ để giải quyết hoặc thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ; hướng dẫn bảo quản tài liệu làm bằng chứng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp họ không thể tự làm được do nhược điểm về thể chất, tinh thần hoặc trình độ thì trực tiếp tham gia cùng với người có yêu cầu trong quá trình gặp gỡ, làm việc, tiếp xúc với những người khác có liên quan và người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại.
- Thực hiện biện pháp nghiệp vụ giúp người có yêu cầu thực hiện quyền và nghĩa vụ mà pháp luật quy định để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ.
Việc thực hiện TGPL của Trợ giúp viên pháp lý, cộng tác viên phải phù hợp với pháp luật TGPL và các quy định của pháp luật có liên quan. Việc giúp đỡ phải được ghi thành biên bản thể hiện quá trình làm việc, có báo cáo kết quả làm việc và lưu giữ trong hồ sơ vụ việc theo quy định.
2.4.1.5. Kiến nghị thông qua hoạt động TGPL
a) Việc kiến nghị thực hiện theo khoản 15 Điều 1 Nghị định số 14/2013/NĐ-CP.
Văn bản kiến nghị được thể hiện dưới hình thức công văn, người có thẩm quyền ký và có đóng dấu xác nhận. Nội dung kiến nghị nêu rõ căn cứ và lý do viết kiến nghị, tóm tắt nội dung vụ việc; các lập luận, nhận định về kết quả đã giải quyết của cơ quan có thẩm quyền, các kiến nghị, đề xuất hướng xem xét, giải quyết vụ việc với căn cứ pháp luật được áp dụng (ghi rõ điều, khoản của văn bản). Văn bản kiến nghị được lưu trữ và phát hành theo chế độ công văn đi của Trung tâm, Chi nhánh và tổ chức tham gia TGPL.
Văn bản kiến nghị được gửi tới cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết vụ việc kèm theo các tài liệu có liên quan đến vụ việc (nếu có), đồng thời gửi cho người có yêu cầu biết, kèm theo công văn hướng dẫn cụ thể để người này liên hệ với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết về vụ việc nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ. Riêng hình thức kiến nghị về việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
b) Khi giải quyết vụ việc, nếu tổ chức thực hiện TGPL phát hiện cán bộ, công chức nhà nước cố tình làm sai, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho người được TGPL thì kiến nghị cơ quan quản lý trực tiếp xem xét, giải quyết về việc thi hành pháp luật của cán bộ, công chức đó. Kiến nghị phải nêu rõ các căn cứ, các tình tiết, nội dung sự việc và phải chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của kiến nghị đó.
c) Khi giải quyết vụ việc, tổ chức thực hiện TGPL phát hiện văn bản quy phạm pháp luật có mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với thực tiễn thì kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật đó. Trong kiến nghị cần nêu rõ quy định cần sửa đổi, bổ sung, được đề xuất phương án sửa đổi, bổ sung và các giải pháp để bảo đảm thực hiện pháp luật có hiệu quả.
d) Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết vụ việc khi nhận được văn bản kiến nghị của tổ chức thực hiện TGPL có trách nhiệm xem xét, giải quyết và trả lời bằng văn bản trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được kiến nghị; trong trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn trên có thể kéo dài, nhưng không quá 45 ngày, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trong trường hợp quá thời hạn nói trên mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết vụ việc không trả lời thì tổ chức thực hiện TGPL có thể kiến nghị với lãnh đạo cấp trên trực tiếp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó để có biện pháp chỉ đạo, xử lý.
2.4.2. Phối hợp xác minh vụ việc TGPL
Điều 36 Luật TGPL quy định trong trường hợp cần xác minh các tình tiết, sự kiện có liên quan đến vụ việc TGPL ở địa phương khác thì Trung tâm TGPL nhà nước đã thụ lý vụ việc được yêu cầu Trung tâm TGPL nhà nước nơi cần xác minh phối hợp thực hiện. Yêu cầu xác minh phải bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần xác minh và thời hạn trả lời.
Trung tâm TGPL nhà nước được yêu cầu xác minh có trách nhiệm thực hiện và thông báo kết quả bằng văn bản kèm theo các giấy tờ, tài liệu có liên quan cho Trung tâm TGPL nhà nước yêu cầu.
Văn bản yêu cầu xác minh, văn bản thông báo kết quả thực hiện và các giấy tờ, tài liệu có liên quan phải được lưu giữ trong hồ sơ vụ việc TGPL.
2.4.3. Chuyển vụ việc TGPL
Khi chuyển vụ việc TGPL, Trung tâm viết Phiếu chuyển, gửi thông báo cho người được TGPL và hướng dẫn họ liên hệ với Trung tâm TGPL nhà nước tiếp nhận vụ việc để được TGPL.
Kể từ ngày nhận được văn bản chuyển vụ việc kèm theo hồ sơ, Trung tâm TGPL nhà nước có trách nhiệm thụ lý vụ việc và thông báo cho người được TGPL biết.
2.4.4. Từ chối hoặc không tiếp tục thực hiện TGPL
Sau khi đã thụ lý yêu cầu TGPL, nếu trong quá trình thực hiện TGPL phát hiện thấy vụ việc TGPL thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 45 Luật TGPL thì người thực hiện TGPL có quyền từ chối hoặc không tiếp tục thực hiện TGPL.
Luật TGPL cũng quy định trong trường hợp người thực hiện TGPL phải từ chối hoặc không được tiếp tục thực hiện TGPL thì tổ chức thực hiện TGPL cử người khác thực hiện TGPL hoặc người thực hiện TGPL hướng dẫn, giới thiệu người được TGPL đến người thực hiện TGPL khác để được TGPL.
Trường hợp từ chối hoặc không tiếp tục thực hiện TGPL, tổ chức thực hiện TGPL, người thực hiện TGPL phải thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người được TGPL.
2.5. Hồ sơ vụ việc TGPL
2.5.1. Lập hồ sơ vụ việc TGPL
Hồ sơ vụ việc được lập và phân loại tương ứng theo từng hình thức TGPL, thể hiện đầy đủ các dữ kiện theo các mục yêu cầu ghi ở Bìa hồ sơ.
a) Hồ sơ vụ việc TGPL gồm có: Đơn yêu cầu TGPL; giấy tờ chứng minh là người được TGPL; các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL (nếu có). Ngoài các giấy tờ này, tuỳ theo từng hình thức TGPL mà hồ sơ vụ việc còn bao gồm các loại giấy tờ sau đây:
- Đối với vụ việc TGPL được thực hiện bằng hình thức tư vấn pháp luật: trong hồ sơ vụ việc TGPL còn phải có Phiếu thực hiện TGPL hoặc Văn bản tư vấn pháp luật.
- Đối với vụ việc TGPL được thực hiện bằng hình thức tham gia tố tụng: trong hồ sơ vụ việc TGPL còn phải có văn bản (Quyết định) cử Trợ giúp viên pháp lý, Luật sư; bản bào chữa, bản bảo vệ quyền lợi cho người được TGPL.
- Đối với vụ việc TGPL được thực hiện bằng hình thức đại diện ngoài tố tụng: trong hồ sơ vụ việc TGPL còn phải có bản báo cáo về những công việc đã thực hiện trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng của người thực hiện TGPL.
- Đối với vụ việc TGPL được thực hiện bằng các hình thức TGPL khác: trong hồ sơ vụ việc TGPL còn phải có biên bản về việc thực hiện TGPL.
b) Hồ sơ TGPL lưu động
Mỗi đợt lưu động phải được lập thành tập và có riêng hồ sơ từng vụ việc tư vấn pháp luật để quản lý, theo dõi kết quả. Hồ sơ bao gồm:
- Văn bản thông báo của Trung tâm, Chi nhánh về việc tổ chức TGPL lưu động hoặc thư mời, công văn của cơ quan, tổ chức, đơn vị gửi về Trung tâm, Chi nhánh đề nghị TGPL lưu động;
- Biên bản TGPL lưu động;
- Danh sách người tham dự TGPL lưu động hoặc nghe nói về chuyên đề pháp luật tại buổi lưu động;
- Danh sách người thực hiện TGPL tại đợt lưu động;
- Hồ sơ của các vụ việc TGPL đã được thực hiện;
- Báo cáo kết quả đợt TGPL lưu động;
- Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Các vụ việc tư vấn pháp luật thực hiện tại các đợt lưu động được cập nhật vào Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc TGPL và được lập thành hồ sơ theo quy định. Trường hợp hướng dẫn, giải đáp pháp luật đơn giản cho nhiều người cùng một lúc không phân biệt đối tượng thì không phải lập hồ sơ vụ việc nhưng được ghi trong biên bản lưu động.
c) Hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ TGPL
Hàng quý, hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ phải được gửi về Trung tâm hoặc Chi nhánh để lưu trữ theo quy định. Hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ bao gồm:
- Dự kiến kế hoạch sinh hoạt hàng tháng của Câu lạc bộ;
- Danh sách đối tượng tham dự sinh hoạt Câu lạc bộ;
- Biên bản sinh hoạt của Câu lạc bộ có dấu xác nhận số lượt sinh hoạt và được lập theo quy định của Điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ.
Các vụ việc tư vấn pháp luật trong sinh hoạt Câu lạc bộ được lập thành hồ sơ vụ việc riêng và được cập nhật vào Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc TGPL.
2.5.2. Cách lập hồ sơ
Để phục vụ tra cứu, sử dụng, thẩm định, đánh giá chất lượng vụ việc, mỗi hồ sơ vụ việc cần có trang danh mục tài liệu; có đánh số thứ tự.
Mỗi hồ sơ vụ việc cần có một mã số riêng gồm tập hợp các ký hiệu bằng chữ và bằng số tương ứng với lĩnh vực TGPL, tên tổ chức thực hiện TGPL, số thứ tự của vụ việc trong Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc, năm tiếp nhận. Có thể dùng màu bìa hồ sơ để phân loại các lĩnh vực TGPL.
2.5.3. Lưu trữ hồ sơ vụ việc.
Việc lưu trữ hồ sơ vụ việc TGPL được thực hiện theo quy định tại Điều 44 Luật TGPL, cụ thể như sau:
- Trong thời hạn không quá 15 ngày, kể từ ngày hoàn thành vụ việc, người thực hiện TGPL phải bàn giao hồ sơ vụ việc TGPL cho tổ chức thực hiện TGPL.
- Hồ sơ từng vụ việc TGPL được phân loại, đánh số, sắp xếp theo thứ tự thời gian, hình thức, lĩnh vực pháp luật TGPL và được lưu trữ trong thời hạn 05 năm, kể từ ngày hồ sơ được bàn giao.
- Khi lưu trữ, cần sắp xếp tài liệu trong hồ sơ phù hợp để dễ tiếp cận theo hình thức TGPL: tư vấn pháp luật, tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng... Trung tâm có 01 Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc TGPL để ghi tổng số vụ việc do Trung tâm thực hiện trong năm (cộng theo tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm). Chi nhánh có 01 Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc TGPL để ghi tổng số vụ việc TGPL do Chi nhánh thực hiện trong năm (từ ngày 01/01 của năm đến ngày 31/12).
