Tuy nhiên, để hướng dẫn cụ thể, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký phân định cụ thể thẩm quyền chứng thực.
Cụ thể đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã. Như vậy đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ thì người dân có quyền lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc UBND cấp xã.
Đến khi Nghị định 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định cụ thể thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ. Tuy nhiên, định nghĩa như thế nào là giấy tờ, văn bản song ngữ, hình thức của các loại giấy tờ, văn bản song ngữ như thế nào thì chưa được quy định, giải thích rõ dẫn đến có nhiều ý kiến trái chiều nhau về cách hiểu giấy tờ, văn bản song ngữ để xác định thẩm quyền chứng thực các giấy tờ trên.
Có địa phương giấy tờ, văn bản song ngữ là có hai loại ngôn ngữ song song và có một ngôn ngữ là tiếng Việt ở tất cả các nội dung, có nơi hiểu chỉ cần một vài nội dung tiếng nước ngoài còn lại là tiếng Việt thì gọi là song ngữ. Từ đó dẫn đến việc xác định thẩm quyền chứng thực khác nhau gây khó khăn cho công dân khi có yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ, văn bản nêu trên.
Trước thực trạng đó, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 9277/BTP-HCTP ngày 19/11/2012 hướng dẫn cụ thể hai vấn đề cơ bản đó là thẩm quyền chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện theo Nghị định 04 và định nghĩa “Giấy tờ, văn bản song ngữ” là giấy tờ, văn bản được thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ là tiếng việt.
Tuy nhiên Bộ Tư pháp cho biết qua kiểm tra công tác chứng thực ở một số địa phương cho thấy, hầy hết các văn bằng, chứng chỉ chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài cũng được địa phương cho là giấy tờ, văn bản song ngữ. Vì vậy, khi người dân đến Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản này đều bị từ chối, nên phải tập trung đến Phòng Tư pháp, gây ra tình trạng quá tải cho các Phòng Tư pháp.
Nhằm giảm áp lực công việc cho các Phòng Tư pháp và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc lựa chọn cơ quan thực hiện chứng thực, vừa qua Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Bộ Tư pháp đã tiếp tục có Công văn số 3086/HTQT-CT ngày 13/6/2014 gửi Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trong cả nước đề nghị có văn bản hướng dẫn Phòng Tư pháp, UBND cấp xã trên địa bàn để thống nhất cách hiểu về “giấy tờ, văn bản song ngữ”.
Do vậy Công văn số 3086/HTQT-CT ngày 13/6/2014 của Bộ Tư pháp đã hướng dẫn cụ thể “giấy tờ, văn bản song ngữ” và chỉ rõ các loại giấy tờ, văn bản nào là song ngữ nhằm giúp địa phương xác định cụ thể thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ, văn bản này tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho hoạt động chứng thực và sẽ không còn những cách hiểu khác nhau về “giấy tờ, văn bản song ngữ”./.
