COVID-19 thay đổi tư duy về tổ chức công việc

Làm việc – không phải chỉ đến văn phòng

Không thể “đóng băng” hoạt động sản xuất chờ COVID-29 đi qua, nhiều DN phải tìm cách tổ chức làm việc vừa duy trì sản xuất kinh doanh vừa tránh lây lan dịch bệnh. Chính vì thế, cách nào để nhân viên vẫn làm việc mà không phải đến công ty, hạn chế tập trung đông người là điều mà tập đoàn Sun*INC nghĩ tới.

“Trước đó, từ giữa tháng 2, Công ty chúng tôi đã áp dụng các biện pháp phòng, chống COVID-19, như đo nhiệt độ, trang bị cho nhân viên khẩu trang, nước sát khuẩn và đưa ra quy định về việc giư gìn vệ sinh cá nhân, vật dụng và môi trường làm việc ở công ty. Chúng tôi cũng hạn chế đi công tác xa, họp đông người… Tuy nhiên, thời điểm đó, làm việc từ xa mới chỉ áp dụng ở Văn phòng Nhật Bản” – chị Ngô Ánh, chuyên viên nhân sự của tập đoàn Sun*INC cho biết 

Anh Vương Xuân Hưng - cán bộ nhân viên tập đoàn Sun*INC, văn phòng chi nhánh Hà Nội  - vừa trông con vừa làm việc tại nhà.

Từ thời điểm ngày 08/03/2020, thấy nguy cơ về COVID-19, CEO của Tập đoàn đã gửi tâm thư tới toàn bộ nhân viên văn phòng tại Việt Nam cho phép nhân viên làm việc tại nhà, áp dụng cho các văn phòng tại Đà Nẵng, Tp.HCM và Hà Nội.

“Để công việc diễn ra thuận lợi, Ban giám đốc Công ty cũng tạo điều kiện cung cấp máy tính cho những cá nhân không có trang bị máy tính làm việc tại nhà, chi phí vận chuyển máy tính từ Công ty về nhà cho cán bộ nhân viên trong Công ty sẽ được Công ty chi trả." - chị Ánh chia sẻ. Còn những bộ phận bắt buộc lên Công ty thì yêu cầu nghiêm ngặt về đo nhiệt độ, đeo khẩu trang, rửa tay thường xuyên, tích cực bảo vệ bản thân và đồng nghiệp.

Cty  Panalpina World Transport (Vietnam) Co.Ltd - một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải logistic tại Hà Nội - cũng cho nhân viên làm việc từ xa nhằm giảm thiểu nguy cơ phát tán dịch bệnh COVID-19. Chị Kiều Như Quỳnh – nhân viên Phòng xuất hàng không - cho biết, dù làm việc ở nhà, nhưng cty thực hiện nghiêm túc việc điểm danh, trao đổi công việc real-time, chỉ có điều tất cả thực hiện qua hệ thống máy tính.

Công nghệ giúp thay đổi phương thức làm việc truyền thống

Một cách khác để đối phó với COVID-19 lại được công ty Abivin - một công ty khởi nghiệp chuyên cung cấp phần mềm quản lý vận tải – áp dụng. Cty này cho 20% nhân sự làm việc tại nhà để phòng trường hợp xấu nhất là có người nhiễm virus Covid-19 khiến cả công ty bị cách ly thì công ty vẫn vận hành tiếp được. "Ngay cả Ban lãnh đạo cũng chia tỉ lệ làm tại văn phòng và tại  nhà. Chúng tôi dùng phần mềm quản lý công việc để cập nhật công việc và tiến độ dự án, chỉ lên văn phòng giải quyết trong trường hợp đột xuất” - đại diện Abivin cho biết. 

Điều đáng mừng là các phương thức làm việc phi truyền thống này – không làm việc tập trung tại văn phòng – dường như không ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc, thậm chí còn tiết kiệm được thời gian, công sức đi lại, đảm bảo an toàn hơn cho người lao động. "Hoạt động kinh doanh, giao dịch giữa các doanh nghiệp vẫn không thay đổi. Làm việc từ xa qua hệ thống máy móc và thiết bị điện tử vẫn đảm bảo năng suất lao động” – ông Tuấn Hà (CEO Vinalink) nói.

Công ty Panalpina World Transport (Vietnam) Co.,Ltd vắng bóng nhân viên.

Dù thừa nhận làm việc online khá tiện, nhưng chị Quỳnh (Cty Panalpina World Transport (Vietnam) Co.Ltd) vẫn băn khoăn vì mỗi ngày trong khi vừa phải trả lời khá nhiều điện thoại của khách hàng vừa phải check mail trao đổi với các bộ phận liên quan khá mất thời gian. “Nếu ở cty, cả nhóm "Xuất hàng không" của tôi ngồi chung một dãy có thể trao đổi công việc trực tiếp, giải quyết rất nhanh, không phải mất công chờ check mail” – chị Quỳnh nói. Thế nên, theo yêu cầu của những nhân viên như chị Quỳnh, Cty cho các chị làm việc 3 ngày ở nhà 3 ngày đến cơ quan. 

Tình trạng làm việc online theo kiểu offline của chị Quỳnh và các đồng nghiệp có thể được công nghệ giải quyết ổn thỏa. Theo đại diện VNPT-VinaPhone, các giải pháp làm việc online real-time mà các cty công nghệ cung cấp, hoàn toàn có thể xử lý được vấn đề này. Có những ứng dụng miễn phí của Google, Zalo và ứng dụng mất phí của các DN công nghệ khác giúp các đồng nghiệp trao đổi trực tiếp trong nhóm tổ, giữa các phòng ban và quản trị toàn bộ công ty.

“Chi phí không quá nhiều nhưng mang lại hiệu quả cáo. Vấn đề là tư duy của lãnh đạo, và trong bối cảnh COVID-19 diễn biến phức tạp này, các lãnh đạo DN không còn nhiều thời gian để phân vân” – đại diện một DN chia sẻ. 

Tổ chức lại công việc, không theo lối văn phòng truyền thống đã từng được nhiều DN đề cập tới, nhưng không dễ trở thành hiện thực bởi tư duy đi làm 8 tiếng, tới công sở, ngồi tập trung đã “ăn sâu bám dễ” từ hàng trăm năm nay, và DN Việt Nam cũng không là ngoại lệ. Tuy nhiên, có lẽ sau thời gian tổ chức làm việc để đối phó dịch bênh COVID-19 hiện nay, sắp tới, mô hình tổ chức làm việc của DN sẽ có nhiều đổi mới, nhất là trong bối cảnh công nghệ ngày càng đóng vai trò trong đời sống kinh tế - xã hội.