PC Quảng Ngãi: Hiệu quả từ việc triển khai giải pháp kho lưu trữ điện tử

Một góc lưu trữ hồ sơ giấy tại kho lưu trữ điện lực Tp. Quảng Ngãi
Một góc lưu trữ hồ sơ giấy tại kho lưu trữ điện lực Tp. Quảng Ngãi
(PLVN) - Trong những năm gần đây, công tác quản lý, tra cứu hồ sơ tài liệu giấy về các lĩnh vực công tác như đầu tư xây dựng, kỹ thuật, tài chính,… còn gặp nhiều trở ngại vì các hồ sơ tài liệu không được quản lý tập trung. Xuất phát từ thực trạng đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ của PC Quảng Ngãi đã góp phần tối ưu hoá được quy trình làm việc và tăng năng suất lao động.

Thời điểm chưa triển khai phần mềm quản lý, việc bố trí, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy chưa đảm bảo khoa học, việc thống kê, kiểm tra, tra cứu thông tin tốn nhiều thời gian. Qua thực tế cho thấy việc xem hồ sơ lưu trữ về lưới điện, các tài liệu liên quan khác truy tìm mất nhiều thời gian, không biết rõ vị trí lưu trữ,... không kiểm soát được quá trình mượn trả hồ sơ, vị trí lưu kệ tủ không được quản lý khoa học là điều gây khó khăn cho công tác tra cứu hồ sơ tài liệu giấy hiện nay.

Với mục đích nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả trong công tác quản lý, thuận tiện cho người dùng, tháng 1/2020, PC Quảng Ngãi đã phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để triển khai mô hình này bằng việc xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý việc lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy bằng kho lưu trữ. Cụ thể, giữa mô hình kho lưu trữ điện tử và kho thực tế có sự đồng nhất về mặt dữ liệu. 

Để thực hiện được điều này, PC Quảng Ngãi đã huy động lực lượng đoàn viên thanh niên định kỳ hằng tuần sắp xếp lại kho lưu trữ tài liệu như: Tạo ngăn, dán nhãn, cán bộ các đơn vị phòng ban phân loại tài liệu, sắp xếp vào các ngăn, hộc, giá đỡ, đánh số thứ tự,… Sau đó, các thông tin từ kho lưu trữ thực tế được mô hình hoá trên phần mềm kho lưu trữ điện tử. Thông qua tính năng phân cấp cho nhiều người dùng từ ứng dụng này, từ cấp Lãnh đạo Công ty đến các đơn vị phòng ban đều nắm rõ vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy, từ đó dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, quản lý việc mượn trả hồ sơ cũng được dễ dàng và thuận tiện hơn.

Quy trình quản lý của ứng dụng quản lý hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ điện tử
 Quy trình quản lý của ứng dụng quản lý hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ điện tử

Chị Phạm Thị Châu Nguyên, cán bộ văn thư phụ trách phần mềm cho biết: “Những khó khăn của việc quản lý hồ sơ tài liệu giấy trước đây thì nay đã được đơn giản hoá rất nhiều. Thông qua ứng dụng, tôi biết được vị trí thông tin hồ sơ của từng lĩnh vực công tác để qua đó thực thi yêu cầu của Lãnh đạo được nhanh chóng, bên cạnh đó việc quản lý mượn trả hồ sơ để phục vụ công việc của các đơn vị cũng cực kì dễ dàng vì nếu không quản lý chặt chẽ thì việc thất lạc hồ sơ là hoàn toàn có thể xảy ra”.

“Để phục vụ công tác kiểm tra của các đoàn công tác từ Tập đoàn, Tổng công ty và trong nội bộ Công ty, việc sử dụng lại các hồ sơ tài liệu giấy của các lĩnh vực công tác là điều thường xuyên. Khó khăn lớn nhất ở thời điểm khi triển khai giải pháp là việc hệ thống hoá lại toàn bộ hồ sơ ở các kho lưu trữ của Công ty và của các đơn vị Điện lực trực thuộc. Bằng ứng dụng này, chúng tôi biết chính xác vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt quản lý việc mượn trả hồ sơ tuy đơn giản nhưng nếu kiểm soát không kỹ thì hồ sơ thất thoát, ảnh hưởng chung đến hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty” - Ông Lê Hoàng Anh Dũng, giám đốc Công ty cho biết. 

Qua thời gian triển khai, sử dụng hệ thống phần mềm này, năng suất, hiệu quả công việc nâng lên rõ rệt, như anh Nguyễn Việt Hùng, chuyên viên Ban quản lý dự án chia sẻ “Từ ngày theo dõi ứng dụng quản lý hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ điện tử, bản thân tôi tìm kiếm hồ sơ để phục vụ cho các cuộc họp rất nhanh chóng. Thấy thì đơn giản nhưng khi quản lý hồ sơ của nhiều dự án lớn nhỏ của các công trình điện trên toàn tỉnh thì bản thân tôi đánh giá phần mềm này giúp ích rất nhiều cho công việc hằng ngày”.

Việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy gọn gàng, ngăn nắp, khoa học góp phần hiệu quả trong công tác quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh của Công ty, qua đó tối ưu được quy trình làm việc, tăng năng suất lao động.

Đọc thêm

Dự án mật độ 100 cây xanh/người tại Nghệ An dành giải thưởng Khu đô thị và nhà ở chất lượng nhất năm

Không gian sống xanh, tiện ích tại Eco Central Park
(PLVN) - Không gian sống đặc biệt với 100 cây xanh/người; 50ha diện tích dự án dành cho cây xanh, mặt nước; tổ hợp tiện ích được đầu tư bài bản, bàn giao nhà vượt tiến độ,… đã giúp Eco Central Park được lòng cư dân và giành giải thưởng Khu đô thị và nhà ở chất lượng nhất năm 2023.

Mời cưới thời "QR code" tinh tế, đúng điệu

Nhiều cặp đôi bắt trend sử dụng thiệp mời online.
(PLVN) - Trước kia, cô dâu chú rể thường đi trao thiệp mời tới tận tay khách hàng. Tuy nhiên, một phần vì trào lưu công nghệ, một phần vì sự tiện lợi, xu hướng làm thiệp cưới online thời “QR Code” ngày càng phổ biến.

DOJILAND giữ vững danh hiệu Top 10 Nhà phát triển BĐS hàng đầu Việt Nam

DOJILAND giữ vững danh hiệu Top 10 Nhà phát triển BĐS hàng đầu Việt Nam
(PLVN) -Ngày 15/3/2024, tại Lễ vinh danh Thương hiệu Bất động sản dẫn đầu 2023 – 2024, DOJILAND đã được vinh danh tại 2 hạng mục quan trọng là “Top 10 Nhà phát triển Bất động sản hàng đầu Việt Nam 2023” và “Top 10 dự án đô thị và nhà ở tiềm năng nhất năm 2024” cho dự án Golden Crown Hai Phong.

Ngân hàng Phát triển Việt Nam: Nỗ lực thực hiện sứ mệnh kiến tạo động lực phát triển của nền kinh tế

Lễ ký kết với Điện Việt - Lào.
(PLVN) -  Trải qua gần 18 năm hình thành và phát triển, Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB) đã luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, sự ủng hộ của các Bộ, ngành, đoàn thể, các cơ quan Trung ương và địa phương để VDB thực hiện chính sách tín dụng đầu tư của Nhà nước.

MSB dành 3.000 tỷ đồng tín dụng xanh cho Doanh nghiệp

MSB triển khai gói tín dụng xanh phục vụ Doanh nghiệp phát triển bền vững.
(PLVN) -  Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (HoSE: MSB) chính thức triển khai gói tín dụng xanh có quy mô 3.000 tỷ đồng với lãi suất cạnh tranh nhằm mục đích tài trợ nhu cầu vốn kinh doanh đồng hành cùng Doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Dịch vụ lấy mẫu xét nghiệm tận nơi - Đón đầu xu thế chăm sóc sức khỏe trước 3 thập kỷ

GS.AHLĐ Nguyễn Anh Trí - “cha đẻ” dịch vụ lấy mẫu xét nghiệm tận nơi tại Việt Nam.
(PLVN) - Cách đây gần 3 thập kỷ, MEDLATEC trở thành đơn vị mở đường đưa “công nghệ” lấy mẫu xét nghiệm tận nơi từ Nhật Bản về Việt Nam. Sự đón đầu đó, MEDLATEC mang đến giải pháp chăm sóc sức khỏe toàn diện, tiện lợi và nay trở thành xu thế chăm sóc sức khỏe tất yếu của hàng triệu gia đình Việt.

BIDV ưu đãi cho khách hàng xuất nhập khẩu

BIDV ưu đãi cho khách hàng xuất nhập khẩu
(PLVN) - Từ nay đến hết ngày 31/12/2024, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) triển khai chương trình Trade Booming với các chính sách ưu việt: Ưu đãi tỷ giá mua bán ngoại tệ tới 170 điểm, miễn phí tới 10 loại dịch vụ cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn khác.

HVN tổ chức vòng chung kết hội thi Nhân viên Bán hàng xuất sắc 2023-2024

Trao giải Nhất, Nhì, Ba cho thí sinh
(PLVN) - Công ty Honda Việt Nam (HVN) vừa chính thức tổ chức vòng chung kết Hội thi Nhân viên Bán hàng xuất sắc 2023-2024 tại trụ sở chính Vĩnh Phúc. Hội thi được HVN tổ chức hàng năm với mong muốn tăng cường kĩ năng của nhân viên bán hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng trên toàn quốc.

Tạo đà bứt phá với BIDV SME Champion

Tạo đà bứt phá với BIDV SME Champion
(PLVN) - Chào đón năm mới với những cơ hội phát triển mới, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) triển khai chương trình “SME Champion” dành cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ và vừa với nhiều ưu đãi hấp dẫn về lãi suất và miễn giảm phí, hỗ trợ các doanh nghiệp SME tạo đà bứt phá trong năm 2024.