Nhờ vậy, công tác chứng thực của Hà Nội đạt nhiều kết quả tích cực với những sáng kiến cải cách được người dân ủng hộ. Trong đó, Hà Nội mong muốn được ghi nhận đề xuất cho phép Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực đối với một số thủ tục.
Nỗ lực để phục vụ người dân tốt hơn
Để bảo đảm triển khai tốt hoạt động chứng thực, Hà Nội rất chú trọng kiện toàn nguồn nhân lực, thể hiện qua việc bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức để thực hiện công tác chứng thực. Theo đó, căn cứ Quyết định số 23/2015/QĐ-UBND của UBND TP Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp TP Hà Nội, Sở Tư pháp đã giao Phòng Hành chính tư pháp tham mưu giúp Giám đốc Sở quản lý nhà nước về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật trên địa bàn thành phố.
Tại UBND cấp huyện, UBND cấp xã đã kiện toàn đội ngũ công chức làm công tác chứng thực. Tính đến 30/6/2018, TP Hà Nội có 157 công chức tư pháp làm việc tại 30 quận, huyện, thị xã và 989 công chức tư pháp - hộ tịch làm việc tại 584 UBND xã, phường, thị trấn.
Đội ngũ công chức làm công tác chứng thực tại địa phương đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, nắm chắc các quy định của pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt, tác phong làm việc nhanh nhẹn, thực hiện tiếp nhận và giải quyết tốt các thủ tục hành chính (TTHC) trong lĩnh vực tư pháp nói chung và lĩnh vực chứng thực nói riêng.
UBND các cấp cũng đã trang bị về cơ bản đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác chứng thực. Hơn 50% UBND cấp xã trên địa bàn thành phố đã được trang bị máy photocopy hoặc cho phép cung cấp dịch vụ photocopy để phục vụ người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính.
Nhiều UBND cấp xã còn được trang bị thiết bị hiện đại nhằm phục vụ công tác chứng thực (như máy scan, máy chụp dữ liệu tốc độ cao… tại một số xã, phường của quận Long Biên, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm). Với nguồn nhân lực, vật lực được quan tâm, tính từ ngày 10/4/2015 đến ngày 30/6/2018, toàn thành phố đã chứng thực hàng triệu việc, hàng chục triệu bản sao, thu hàng tỷ đồng lệ phí chứng thực.
Đặc biệt, nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước, kiểm soát nghiệp vụ chứng thực, UBND TP Hà Nội đang chỉ đạo tổ chức triển khai mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cung cấp dịch vụ hành chính công trong lĩnh vực chứng thực và chia sẻ, sử dụng dữ liệu dân cư do ngành Công an quản lý. Dự kiến năm nay sẽ hoàn thành việc triển khai toàn thành phố dịch vụ công mức độ 3 về chứng thực bản sao từ bản chính.
Sở Tư pháp thì đang trình UBND thành phố Đề án “Thí điểm ủy quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch ký một số văn bản chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã” để hướng tới mục tiêu đẩy mạnh cải cách hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết TTHC, giảm chi phí tuân thủ TTHC trong lĩnh vực chứng thực, góp phần xây dựng nền hành chính Thủ đô theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại và phục vụ ngày càng tốt hơn yêu cầu của công dân, tổ chức.
Cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Tuy nhiên, qua 03 năm triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, công tác chứng thực của Hà Nội gặp phải một số vướng mắc, khó khăn. Chẳng hạn như, vẫn còn tình trạng người dân có thói quen sợ mất bản chính nên khi thực hiện các TTHC chỉ mang theo bản sao có chứng thực, không mang theo bản chính để cán bộ tiếp nhận đối chiếu; tình trạng làm giả giấy tờ, văn bản với công nghệ ngày càng hiện đại.
Thực tiễn phát sinh một số trường hợp người dân yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính là loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp nhưng chỉ đóng dấu nổi, không có dấu màu, khi sao chụp giấy tờ sẽ thể hiện ở dạng không có dấu mà hiện chưa có quy định cụ thể khi thực hiện chứng thực đối với trường hợp này…
Từ những khó khăn, vướng mắc trên, Sở Tư pháp TP Hà Nội kiến nghị, đề xuất Bộ Tư pháp đề nghị sửa đổi, bổ sung Nghị định 23 theo hướng cho phép Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để cải cách TTHC và hướng đến xây dựng đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch chuyên nghiệp, trách nhiệm.
Một số quy định của Nghị định 23 cũng cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn như quy định về việc chứng thực bản sao đối với các giấy tờ, văn bản chỉ có chữ ký, con dấu nổi; quy định về việc công nhận văn bằng của người dịch do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp; quy định về thành phần hồ sơ chứng minh thuộc đối tượng được miễn giảm phí chứng thực…
Hà Nội mong muốn nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực theo hướng xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực áp dụng chung trên phạm vi cả nước (phục vụ lưu trữ bản sao từ bản chính, lưu trữ thông tin chứng thực hợp đồng giao dịch, kết nối với các phần mềm chuyên ngành có liên quan như công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm…). Đồng thời, tích hợp 03 loại Sổ (Sổ 1 cửa, Sổ theo dõi giải quyết TTHC và Sổ chứng thực); cho phép sử dụng Sổ điện tử…
