Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, văn phòng điện tử tiết kiệm, hiệu quả

(PLVN) - Là một thành phần quan trọng trong khung kiến trúc Chính phủ điện tử và Chính quyền điện tử của quốc gia, xu thế phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2018-2020 định hướng 2025, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong xây dựng văn phòng điện tử hiện đại, tiết kiệm. 

Thị trường nước ngoài công nhận và ứng dụng

Đây là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, trao đổi… mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Bằng chính khả năng này nên chỉ sau thời gian ngắn vận hành, hệ thống đã triển khai rộng khắp cả nước, có mặt ở 63 tỉnh thành với hơn 25 tỉnh triển khai toàn tỉnh. Hệ thống cũng có mặt rộng ở cả khối cơ quan chính quyền cũng như giáo dục, y tế, doanh nghiệp cả nước.

Đáng chú ý, hệ thống đã và đang tiếp cận triển khai ở thị trường nước ngoài: Văn phòng chính phủ Lào, Bộ BCVT Lào và 18 Bộ ngành còn lại của Lào cũng như đang tiếp cận các thị trường Mynanmar, Campuchia…

Lý do để VNPT-iOffice có tốc độ phát triển nhanh mạnh như vậy phải kể đến tính ứng dụng cao và giá trị hiệu quả kinh tế, xã hội mang lại. Có thể hiểu hệ thống đã xây dựng thành công văn phòng  điện tử mà ở đó, lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm hệ thống văn bản liên quan đến công việc.

Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó, tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.

Văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị. 

Môi trường làm việc khoa học, hiện đại, tiết kiệm

Hệ thống còn có sức hút lớn khi tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại. Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử, tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào. 

Song, một trong những tính năng có ý nghĩa quan trọng không kém để hệ thống nhanh chóng đi vào thực tiễn là: Tiết kiệm thời gian và chi phí. Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính điều này sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn.

Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, doanh nghiệp phải chi trả. Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đi lại, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.

Là một trong những thành tựu công nghệ của VNPT, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Tập đoàn VNPT được triển khai rộng khắp các cơ quan từ Tỉnh/thành đến Bộ ngành trong cả nước, cũng như thị trường nước ngoài. VNPT-iOffice có giá trị thiết thực hàng ngày đối với xử lý công việc của từng người dùng, từng đơn vị cụ thể nhằm mang lại kiệu quả kinh tế, xã hội cao nhất trong chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng đến Chính phủ số giai đoạn 2018-2020 định hướng 2025.

Hải Sơn
Cùng chuyên mục

Đọc thêm

Bí thư tỉnh kêu gọi Bắc Ninh đoàn kết, quyết thắng dịch bệnh

Bí thư tỉnh kêu gọi Bắc Ninh đoàn kết, quyết thắng dịch bệnh
(PLVN) - Chiều 16/5, bà Đào Hồng Lan - Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bí thư Tỉnh ủy Bắc Ninh có thư bày tỏ tri ân, đồng thời kêu gọi các cán bộ, Đảng viên, các tầng lớp Nhân dân và các lực lượng đoàn kết, quyết tâm chiến thắng dịch COVID-19 trên địa bàn.

Thêm 4 ca COVID -19 tại một xã, Hà Nam họp khẩn

Thêm 4 ca COVID -19 tại một xã, Hà Nam họp khẩn
(PLVN) - Sau khi liên tiếp ghi nhận thêm 4 ca dương tính với SARS-CoV-2 tại xã Công Lý (huyện Lý Nhân), chiều 16/5, Chủ tịch UBND tỉnh Hà Nam chủ trì hội nghị trực tuyến tuyến với 6 huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh để triển khai các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch.

Tối 16/5, Hà Nội ghi nhận 2 ca COVID-19 mới

Tối 16/5, Hà Nội ghi nhận 2 ca COVID-19 mới
(PLVN) - Tối 16/5, Trung tâm Kiểm soát Bệnh tật (CDC) Hà Nội đã có báo cáo nhanh 2 trường hợp dương tính với SARS-CoV-2 mới là F1 đã cách ly tập trung đều là F1 của BN3634.

Hải Dương ghi nhận 2 ca COVID-19 mới

Hải Dương ghi nhận 2 ca COVID-19 mới
(PLVN) - Tỉnh Hải Dương chiều nay, 16/5, ghi nhận 2 ca nhiễm Covid-19, đều là F1 liên quan đến các ổ dịch ở xã Mão Điền (Bắc Ninh) và Bệnh viện Bệnh Nhiệt đới Trung ương. Hai trường hợp trên đã được cách ly trước đó.

'Phải kiểm soát bằng được các ổ dịch trong KCN ở Bắc Ninh, Bắc Giang'

'Phải kiểm soát bằng được các ổ dịch trong KCN ở Bắc Ninh, Bắc Giang'
(PLVN) - Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam, Trưởng Ban Chỉ đạo nhấn mạnh: Các khu công nghiệp (KCN) tập trung là nơi nhạy cảm, đông người, ảnh hưởng trực tiếp đến sức sản xuất của cả đất nước, vì vậy, chúng ta phải kiểm soát bằng được các ổ dịch trong KCN ở Bắc Ninh, Bắc Giang, không được để lan ra các KCN khác trong hai tỉnh này, kể cả toàn quốc.
Vừa cho bỏ khẩu trang, CDC Mỹ lại khuyến nghị tiếp tục đeo khẩu trang ở trường học

Vừa cho bỏ khẩu trang, CDC Mỹ lại khuyến nghị tiếp tục đeo khẩu trang ở trường học

(PLVN) -  Ngày 15/5, Trung tâm Kiểm soát và phòng ngừa dịch bệnh (CDC) của Mỹ đã ban hành một hướng dẫn mới, trong đó khuyến nghị các trường học ở nước này tiếp tục thực hiện quy định bắt buộc đeo khẩu trang cho năm học 2020-2021 do không phải tất cả học sinh đều được tiêm phòng COVID-19 đầy đủ.

Báo điện tử Pháp luật Việt Nam

Giấy phép xuất bản số 303/GP-BTTTT ngày 8/5/2015

Cơ quan chủ quản: Bộ Tư pháp

Tổng biên tập: Tiến sỹ Đào Văn Hội

Phó Tổng biên tập: Trần Đức Vinh

Tòa soạn: Số 42/29 Nguyễn Chí Thanh, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội

E-mail: baodientuphapluat@gmail.com

Hotline: 0353.63.63.55

Liên hệ quảng cáo: 0888 033 376