Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định về việc thu hồi văn bản đã chứng thực (bao gồm cả chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng giao dịch) nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định, có sai sót (cả về thủ tục và nội dung) gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực khi khắc phục sai sót, dẫn đến mỗi địa phương có một cách thực hiện khác nhau.
Để có căn cứ xử lý thống nhất khi phát hiện sai sót trong chứng thực, căn cứ quy định tại Điều 43, 44 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (quy định về trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực và việc xử lý vi phạm), dự thảo Thông tư đã bổ sung một Điều hướng dẫn về thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực khi phát hiện có sai sót.
Cụ thể: Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì khi phát hiện có sai sót, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký văn bản để thu hồi, hủy bỏ văn bản, giấy tờ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký văn bản để thu hồi, hủy bỏ văn bản, giấy tờ chứng thực tại Phòng Tư pháp; Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch không bảo đảm đúng quy định thì giải quyết thu hồi, hủy bỏ theo quy định của pháp luật dân sự.
Ngoài ra, Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp có trách nhiệm giải quyết việc bồi thường thiệt hại (nếu có) do lỗi của cơ quan thực hiện chứng thực đối với người yêu cầu chứng thực; kiến nghị cơ quan có liên quan xử lý trách nhiệm đối với người yêu cầu chứng thực, người dịch nếu do lỗi của người yêu cầu chứng thực, người dịch.
Bên cạnh đó, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định một thủ tục chung đối với việc chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch với hồ sơ đơn giản; chưa có hướng dẫn về trình tự, thủ tục ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ (ký hợp đồng, giao dịch và ký nháy vào từng trang hợp đồng, giao dịch) trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa.
Để đảm bảo chặt chẽ trong chứng thực hợp đồng, giao dịch, dự thảo Thông tư đã quy định các giấy tờ cần xuất trình khi yêu cầu chứng thực đối với một số thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch cụ thể; hướng dẫn người thực hiện ký nháy vào từng trang hợp đồng, giao dịch cũng như việc ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; ban hành thêm mẫu lời chứng khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Ngoài ra, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực cho biết, qua thực tiễn công tác kiểm tra, thanh tra chuyên ngành cho thấy, công tác chứng thực ở một số địa phương chưa được coi trọng, quan tâm đúng mức, chưa thấy được tầm quan trọng đối với hậu quả của việc sai sót trong chứng thực; còn tình trạng tùy tiện trong việc ghi, thu phí chứng thực, tình trạng lạm dụng việc chứng thực để hợp thức hóa giấy tờ giả, giấy tờ bị sửa chữa nội dung.
Do vậy, để thực hiện tốt hơn công tác chứng thực, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi yêu cầu chứng thực và nộp phí chứng thực, dự thảo Thông tư bổ sung thêm các nội dung về tiêu chuẩn, trách nhiệm của người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ chứng thực; quy trình giải quyết hồ sơ chứng thực; cách tính phí và nguyên tắc ghi thu phí chứng thực. Đồng thời, dự thảo nhấn mạnh nguyên tắc người chứng thực chịu trách nhiệm về mặt hình thức, người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về mặt nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản; cũng như để nâng cao trách nhiệm của họ khi ký giấy tờ, văn bản, dự thảo Thông tư (các điều liên quan đến trình tự, thủ tục chứng thực đều nhấn mạnh trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực) quy định rõ việc người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tất cả nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản của họ khi yêu cầu chứng thực.
