Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 20/4/2020 và thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Thông tư có 25 điều, được bố cục thành 6 chương gồm: chương 1 là những quy định chung, chương 2 quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chương 3 quy định về chứng thực chữ ký trên giấy tờ văn bản, chương 4 quy định về chứng thực chữ ký người dịch, chương 5 quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch, chương 6 quy định điều khoản thi hành.
Để thuận lợi cho nghiên cứu, tìm hiểu, xin thông tin một số điểm mới cơ bản của Thông tư số 01/2020/TT-BTP như sau:
Một là, quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (điểm d, khoản 4 Điều 24) cho phép thực hiện chứng thực chữ ký đối với Giấy ủy quyền chỉ là đơn giản hóa thủ tục đối với một số trường hợp ủy quyền có nội dung đơn giản, phổ biến để tạo điều kiện, tiết kiệm chi phí cho người dân. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP còn chung chung, chưa có hướng dẫn cụ thể, thống nhất về việc ủy quyền phải thỏa mãn đầy đủ tất cả các yếu tố quy định tại khoản 4 Điều 24 (không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản) thì mới được chứng thực chữ ký.
Điều đó dẫn đến tình trạng một số văn bản ủy quyền có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (như ủy quyền định đoạt, quản lý tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất; ủy quyền vay vốn ngân hàng, thực hiện nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi, cơ cấu nợ, quyết định thực hiện các khuyến nghị của ngân hàng...) thuộc diện không được chứng thực chữ ký thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký, gây tiềm ẩn phát sinh tranh chấp, rủi ro trong quan hệ, giao dịch dân sự, hành chính.
Vì vậy, để hiểu và thống nhất trong việc thực thi các quy định pháp luật về chứng thực, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền; đồng thời quy định rõ các ủy quyền không thỏa mãn đủ các yếu tố quy định tại khoản 4 Điều 24 thì phải thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Hai là, bổ sung quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Hiện nay, theo quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính đều đã triển khai thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Với cơ chế này, người yêu cầu chứng thực sẽ nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông mà không nộp trực tiếp cho người thực hiện chứng thực (Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã) nên không thể thực hiện ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người thực hiện chứng thực.
Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có hướng dẫn về trình tự, thủ tục ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ (người yêu cầu chứng thực ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ và công chức tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch) trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông dẫn đến các cơ quan thực hiện chứng thực lúng túng trong việc thực hiện.
Vì vậy, để áp dụng thống nhất, cũng như giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có căn cứ pháp lý khi thực hiện giải quyết thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khi áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Theo đó, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, giấy tờ và cũng ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Ba là, bổ sung quy định về xử lý đối với giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định về việc nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định thì sẽ thực hiện khắc phục sai sót như thế nào, gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực. Khi phát hiện có sai sót trong chứng thực, chủ yếu các cơ quan thực hiện chứng thực đều cố gắng thực hiện thu hồi văn bản đã được chứng thực sai quy định một cách cơ học, điều này là rất khó thực hiện đối với mọi trường hợp (đặc biệt là đối với chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch), dẫn đến một số cơ quan thực hiện chứng thực dù phát hiện có sai sót nhưng bỏ qua, không thực hiện bất kỳ động thái nào để khắc phục, dẫn đến văn bản đã được chứng thực sai quy định vẫn được sử dụng trong các giao dịch hành chính, dân sự, tiềm ẩn rủi ro cho cả các cơ quan nhà nước và các tổ chức, cá nhân.
Vì vậy để có căn cứ xử lý thống nhất đối với văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định rõ: các giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn thi hành thì không có giá trị pháp lý; đồng thời quy định trách nhiệm đăng tải thông tin về những giấy tờ, văn bản này.
Ngoài ra, để khắc phục một số khó khăn, bất cập, hạn chế xuất phát từ nguyên nhân là một số nội dung của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thi hành tại Thông tư số 20/2015/TT-BTP nhưng chưa đầy đủ, Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung khác liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ.
Thông tư cũng sửa đổi, bổ sung việc rà soát, đưa ra khỏi danh sách đã phê duyệt đối với cộng tác viên không còn đủ điều kiện; việc đăng ký lại chữ ký mẫu khi cộng tác viên thay đổi chữ ký; quy định rõ bằng cử nhân ngoại ngữ để đáp ứng tiêu chuẩn cộng tác viên là bằng tốt nghiệp đại học; ban hành mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; mẫu lời chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản trong trường hợp có hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản, cùng khai nhận di sản; hướng dẫn cụ thể hơn các thủ tục chứng thực liên quan đến tờ khai lý lịch cá nhân...
Như vậy, có thể thấy, việc ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã giải quyết được những vướng mắc, bất cập cơ bản trong công tác chứng thực thời gian qua; đồng thời, tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết các việc về chứng thực một cách thuận lợi, thống nhất.
