Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch sau thời gian triển khai đã đạt nhiều kết quả tích cực. Ở địa phương, các Sở Tư pháp đã tích cực trong công tác tham mưu, đề xuất việc tổ chức thực hiện, tăng cường công tác quản lý, tập huấn nghiệp vụ, thanh kiểm tra giúp hoạt động này nền nếp, hiệu quả. Công tác chứng thực tại UBND cấp huyện, cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng cơ bản được thực hiện nghiêm túc, đáp ứng kịp thời yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Đặc biệt, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đơn giản hoá thủ tục hành chính, công tác chứng thực thực hiện theo cơ chế “một cửa”, nhất là thực hiện quy định về trả kết quả ngay trong ngày làm việc đã góp phần giảm chi phí, thời gian đi lại, đáp ứng nhu cầu của người dân. Việc hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn về nghiệp vụ cũng được các cơ quan Tư pháp quan tâm, thực hiện hiệu quả.
Tuy nhiên, sau 6 năm thực hiện Nghị định 23 cũng nảy sinh nhiều vướng mắc, bất cập. Trong đó, đơn cử là khó khăn trong chứng thực chữ ký, mục đích là xác nhận người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tức là xác nhận về hình thức, còn nội dung giấy tờ, văn bản thì do người yêu cầu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 23 thì không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung trái pháp luật…Phản ánh cũng nhiều địa phương cho biết, nếu văn bản được lập bằng Tiếng Việt thì cơ bản không phát sinh vấn đề. Nhưng đối với giấy tờ, văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài thì không phải cán bộ thực hiện chứng thực nào cũng có thể hiểu được nội dung để giải quyết, nhưng cũng không thể từ chối chứng thực… Vì thế, để đảm bảo nội dung không trái pháp luật, người dân phải dịch các văn bản viết bằng tiếng nước ngoài rồi mới mang đi chứng thực chữ ký.
Vấn đề này, theo phản ánh của Sở Tư pháp Hải Dương, quy định việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Quy định này không đảm bảo trên thực tế về giá trị sử dụng của giấy tờ khi người yêu cầu chứng thực có sự gian dối về nội dung của bản dịch để được chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếngnước ngoài.
Còn tại Hà Tĩnh, qua thực tiễn tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp đã phát hiện tình trạng chứng thực không đúng quy định như: chữ ký trong giấy ủy quyền nhưng lời chứng không tuân theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người ủy quyền không có mặt trực tiếp, không ký trước mặt người thực hiện chứng thực; chứng thực bản sao khi không có bản chính, chứng thực bản sao được in từ file ảnh gửi qua mạng điện tử…Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định về việc xử lý các văn bản chứng thực trái quy định như trên. Tại Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã (được sửa đổi bởi Nghị định số 67/2015/NĐ-CP) cũng không có quy định về hình thức xử lý đối với các giấy tờ như trên mà chỉ có nêu biện pháp khắc phục hậu quả là hủy bỏ giấy tờ giả đã được sử dụng để làm thủ tục yêu cầu chứng thực. Vì vậy, hiện nay, khi phát hiện các giấy tờ chứng thực trái quy định, các cơ quan, đơn vị có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ hoặc phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định.
Nhiều địa phương cũng phản ánh, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định về việc thu hồi văn bản đã chứng thực (bao gồm cả chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng giao dịch) nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định, trái quy định gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực khi khắc phục sai sót.
Hiện các địa phương trong cả nước đang tổng kết 6 năm thực hiện Nghị định 23, thông qua công tác tổng kết sẽ đánh giá những kết quả đạt được, nhìn nhận những khó khăn vướng mắc để xem xét đề xuất sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Còn trước mắt, các địa phương cần tăng tăng cường công tác chỉ đạo nghiệp vụ, kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng pháp luật về chứng thực; thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng tập huấn chuyên sâu nghiệp vụ về công tác chứng thực; quan tấm bố trí con người, cơ sở vật chất; xây dựng hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu chứng thực…
