Theo Bộ Xây dựng, Tại Điều 102 của Luật Nhà ở năm 2014 đã có quy định về việc họp Hội nghị nhà chung cư và không quy định về hình thức tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư. Do đó, đề nghị Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào tình hình thực tế, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và UBND TP Hồ Chí Minh về việc thực hiện các biện pháp phòng, chống dịch bệnh để hướng dẫn các chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư cho phù hợp với tình hình phòng, chống dịch Covid-19 trên địa bàn.
Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự cuộc họp.
Đối với nhà khu tập thể chung cư có một chủ sở hữu thì là cuộc họp của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư.
Đối với tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà tòa nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho đơn vị chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
Theo quy định ban hành trong Luật Nhà ở năm 2014, các buổi hội nghị tại chung cư được tổ chức nhằm quyết định một số vấn đề sau:
Đề cử, ứng cử hoặc bãi miễn các thành viên thuộc Ban Quản trị tòa nhà.
Thông qua, sửa đổi, bổ sung Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư; Quy chế hoạt động của Ban Quản trị tòa nhà; Quyết định mức phụ cấp trách nhiệm của Ban Quản trị tòa nhà cùng một số vấn đề khác.
Thông qua báo cáo hoạt động; chi phí dịch vụ quản lý vận hành cùng với kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà.
Quyết định một số nội dung khác.
Hội nghị nhà chung cư cũng được phân loại thành 3 hình thức cơ bản:
Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Đây là buổi gặp gỡ, họp mặt đầu tiên của các cư dân sinh sống trong tòa chung cư. Chương trình hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày khu chung cư đó chính thức bàn giao cũng như đưa vào sử dụng. Bên cạnh đó, hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ có thể tổ chức khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 50% số căn hộ trong toàn bộ tòa nhà. Trong trường hợp vượt quy định 12 tháng mà vẫn chưa đủ số lượng bàn giao theo quy định, hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ được lùi lại đến khi đạt đủ con số 50%.
Hội nghị nhà chung cư bất thường
Hình thức hội nghị nhà chung cư này được tổ chức khi có những thay đổi đột ngột về mặt nhân sự trong Ban Quản trị tòa nhà. Mặt khác, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường còn liên quan tới vấn đề thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh chi phí các dịch vụ.
Hội nghị nhà chung cư thường niên
Đây là buổi hội nghị nhà chung cư có sự góp mặt đông đảo nhất của các cư dân sinh sống trong tòa nhà. Buổi hội nghị này được tổ chức cố định mỗi năm một lần khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 30% số căn hộ trong tòa nhà. Hội nghị nhà chung cư thường niên gồm có rất nhiều nội dung quan trọng mà các cư dân cần phải lưu ý và xem xét kỹ lưỡng.
Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư:
Đối với trường hợp tổ chức hội nghị cho một nhà chung cư: Số lượng người tham dự phải đạt tối thiểu 50% trên tổng số chủ sở hữu cũng như số người sử dụng tòa nhà đó.
Đối với trường hợp tổ chức hội nghị cho một cụm nhà chung cư: Mỗi tòa nhà chung cư bắt buộc phải cử các đại biểu tham dự. Số lượng đại biểu của mỗi tòa nhà phải đạt tối thiểu 10% trên tổng số chủ sở hữu cũng như số người sử dụng tòa nhà đó.
Như vậy, một buổi hội nghị nhà chung cư hợp lệ chỉ được tính là hợp lệ khi tuân thủ đúng theo yêu cầu trên. Nếu số lượng người tham dự không đủ theo tiêu chí đã quy định thì chủ đầu tư cần tăng cường tuyên truyền, vận động dân cư tham gia đầy đủ.
