Việc đối thoại tại nơi làm việc được quy định khá rõ tại Điều 37, Nghị định 145 đối với trách nhiệm tổ chức đối thoại tại nơi làm việc của doanh nghiệp. Theo đó, NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) để tổ chức đối thoại tại nơi làm việc định kỳ ít nhất một năm một lần hoặc theo yêu cầu của các bên.
Ở nơi làm việc có NLĐ không tham gia là thành viên của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở thì NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) hướng dẫn, hỗ trợ, tạo điều kiện để những NLĐ này tự lựa chọn thành viên đại diện cho đại diện đối thoại của NLĐ để tham gia đối thoại với NSDLĐ theo quy định tại khoản 2 Điều 63 của Bộ luật Lao động.
NSDLĐ có trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc các nội dung chủ yếu sau để tổ chức đối thoại tại nơi làm việc: Nguyên tắc đối thoại tại nơi làm việc; Số lượng, thành phần tham gia đối thoại; Số lần, thời gian tổ chức đối thoại định kỳ hằng năm; Cách thức tổ chức đối thoại định kỳ, đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên, đối thoại khi có vụ việc.
Ngoài ra, NSDLĐ phải cử đại diện bên NSDLĐ tham gia đối thoại tại nơi làm việc theo quy định; Bố trí địa điểm, thời gian và các điều kiện vật chất cần thiết khác để tổ chức các cuộc đối thoại tại nơi làm việc; Báo cáo tình hình thực hiện đối thoại và quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước về lao động khi được yêu cầu.
Liên quan đến việc tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc, Nghị định 145 quy định: chậm nhất 5 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức đối thoại định kỳ, các bên có trách nhiệm gửi nội dung đối thoại cho bên tham gia đối thoại. Đối thoại định kỳ chỉ được tiến hành khi bên NSDLĐ có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền và bên NLĐ có sự tham gia của trên 70% tổng số thành viên đại diện.
Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của NSDLĐ hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện NLĐ (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có). Chậm nhất 3 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, NSDLĐ có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện NLĐ (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến NLĐ là thành viên.
Đối với việc đối thoại có yêu cầu của một hoặc các bên được tiến hành khi nội dung yêu cầu đối thoại của bên đề nghị đối thoại bảo đảm các điều kiện như: Đối với bên NSDLĐ, nội dung yêu cầu đối thoại phải được sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật của NSDLĐ; Đối với bên NLĐ, nội dung yêu cầu đối thoại phải được sự đồng ý của ít nhất 30% số thành viên đại diện của bên NLĐ tham gia đối thoại.
Chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được nội dung yêu cầu đối thoại, bên nhận được yêu cầu đối thoại phải có văn bản trả lời, thống nhất về thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại. NSDLĐ và đại diện đối thoại bên NLĐ có trách nhiệm phối hợp, tiến hành tổ chức đối thoại. Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại.
Đối với việc tổ chức đối thoại khi có vụ việc NSDLĐ có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên NLĐ. Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên NLĐ có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến NLĐ do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của NLĐ để gửi tới NSDLĐ; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ. Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của NLĐ, NSDLĐ tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung NSDLĐ đưa ra.
