Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức trong việc yêu cầu cấp Phiếu LLTP, ngoài đối tượng và thủ tục yêu cầu cấp Phiếu LLTP đã quy định cụ thể tại Luật LLTP, theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 và thực tế đã phát sinh một số trường hợp yêu cầu cấp Phiếu LLTP còn gây khó khăn trong việc tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP của các Sở Tư pháp, Trung tâm LLTP quốc gia hướng dẫn cụ thể:
Đối với trường hợp đương nhiên được xóa án tích, Sở Tư pháp nhận được hồ sơ đề nghị xóa án tích thuộc trường hợp đương nhiên được xóa án tích của cá nhân có yêu cầu thì hướng dẫn cho những người này thực hiện thủ tục cấp Phiếu LLTP theo quy định của Luật LLTP, sau đó tiến hành xác minh và cấp Phiếu LLTP theo quy định.
Đối với những trường hợp do cá nhân chưa hiểu rõ những quy định có liên quan đến công tác xóa án tích đã có hiệu lực thi hành tại Bộ luật Hình sự 2015 và họ đã đến cơ quan Tòa án thực hiện yêu cầu cấp giấy chứng nhận xóa án tích không thuộc trường hợp xóa án tích theo quyết định của Tòa án, đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan Tòa án trên địa bàn hướng dẫn cho cá nhân này đến Sở Tư pháp thực hiện yêu cầu cấp Phiếu LLTP tránh tình trạng cơ quan Tòa án nhận hồ sơ sau đó chuyển lại cho Sở Tư pháp xử lý như một số địa phương trong thời gian vừa qua.
Đối với người không có quốc tịch: Trong tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP của người không có quốc tịch, Sở Tư pháp có thể tiếp nhận Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của những người không có quốc tịch này để thay thế chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế là loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cấp cho người không quốc tịch đang cư trú tại nước đó và được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp thuận).
Riêng trường hợp yêu cầu cấp Phiếu LLTP cho người đã chết, sau khi phân tích các quy định pháp luật có liên quan, Trung tâm LLTP quốc gia chỉ rõ: “Sở Tư pháp không thực hiện cấp Phiếu LLTP cho người đã chết”.
Đối với thẩm quyền cấp Phiếu LLTP trong trường hợp không xác định được nơi thường trú, tạm trú: trường hợp là người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam yêu cầu cấp Phiếu LLTP nhưng không có giấy xác nhận tạm trú mà chỉ có dấu xác nhận của cơ quan xuất nhập cảnh tại hộ chiếu, thị thực rời thì Sở Tư pháp hướng dẫn những người này nộp Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP tại Trung tâm LLTP quốc gia để thực hiện việc cấp Phiếu LLTP.
Trường hợp là công dân Việt Nam trong quá trình cư trú, thay đổi cư trú nhiều nơi đã thực hiện tách hộ khẩu nhưng vì nhiều lý do chưa có hộ khẩu mới, bị xóa bỏ hộ khẩu cũ hoặc chưa đăng ký được nơi cư trú mới hoặc mất hộ khẩu, không có giấy xác nhận thường trú, tạm trú… thì nộp Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP tại Trung tâm LLTP quốc gia để xem xét, giải quyết.
Đối với người chấp hành xong án phạt tù trước ngày 01/7/2010 thực hiện theo Pháp lệnh thi hành án phạt tù ngày 08 tháng 3 năm 1993, Pháp lệnh số 01/2007/UBTVQH12 sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh thi hành án phạt tù, theo đó khi đương sự chấp hành xong hình phạt tù trước ngày 01/7/2010, Giám thị Trại giam thông báo cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi người bị kết án tù về cư trú.
Do đó, ngoài việc xác minh tại Trại giam, Trại tạm giam nơi người bị kết án chấp hành án, Sở Tư pháp có thể xác minh về việc chấp hành xong hình phạt tù tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) nơi đương sự cư trú.
Trường hợp không xác định được nơi tra cứu, xác minh thông tin, Sở Tư pháp gửi Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP qua Phần mềm hỗ trợ tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Phần mềm “Kiềng ba chân”) để Trung tâm LLTP quốc gia phối hợp với Cục V06, Bộ Công an tra cứu, xác minh và trả kết quả.
