Sau 3 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, công tác chứng thực thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định, đáp ứng yêu cầu của người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại, hạn chế đòi hỏi phải thực hiện những giải pháp đồng bộ để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chứng thực trong thời gian tới. Trong đó có việc xây dựng cơ sở dữ liệu toàn quốc về người dịch thuật.
3 năm, chứng thực hàng trăm triệu việc
Thống kê kết quả công tác chứng thực từ tháng 4/2015 đến 30/6/2018 tại các địa phương cho thấy: Trong 03 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã; các tổ chức hành nghề công chứng; các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đã thực hiện chứng thực hàng trăm triệu việc.
Có thể khẳng định rằng, những kết quả này là tích cực bởi Nghị định 23 đã đơn giản hóa một cách tối đa các trình tự, thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục liên quan.
Đặc biệt, Nghị định 23 cũng đã quy định về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận bản sao giấy tờ, tài liệu trong thủ tục hành chính. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Không những thế, thời gian giải quyết chứng thực cũng được rút ngắn tối đa. Theo quy định của Nghị định 23 thì chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký sẽ trả kết quả trong ngày trừ trường hợp nộp hồ sơ sau 15 giờ thì sẽ trả kết quả vào ngày kế tiếp; chứng thực hợp đồng, giao dịch thời gian giải quyết là 2 ngày trừ trường hợp có nội dung phức tạp thì sẽ thỏa thuận với người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, thực tế hầu hết hồ sơ yêu cầu chứng thực, nhất là yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được tiếp nhận và trả kết quả ngay trong ngày.
Hạn chế tối đa những sai sót, vi phạm
Bên cạnh những kết quả đạt được như đã nêu trên, công tác chứng thực trong thời gian qua vẫn còn tồn tại, hạn chế. Đáng chú ý là một số địa phương để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao một cách tràn lan, ồ ạt, không theo đúng quy định pháp luật; một số cơ quan thực hiện chứng thực không tuân thủ đầy đủ các quy định của Nghị định 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Ngoài ra, còn tình trạng cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch hoặc lạm dụng văn bản chứng thực chữ ký, sử dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác...
Để khắc phục những tồn tại này, Bộ Tư pháp, các bộ, ngành và UBND cấp tỉnh đưa ra một số giải pháp tổng thể như sẽ tiếp tục quán triệt thực hiện tốt Nghị định 23, đặc biệt là các quy định về việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch và thu phí chứng thực; kịp thời chấn chỉnh những sai sót, vi phạm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chứng thực không để tiếp tục xảy ra những tồn tại như đã nêu.
Đồng thời, nâng cao vai trò, trách nhiệm của chính quyền cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quan tâm, coi trọng công tác chứng thực, bố trí người có năng lực, trình độ để làm công tác chứng thực.
Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực; thường xuyên tiến hành kiểm tra, thanh tra để phát huy những mặt tích cực và hạn chế, khắc phục những sai sót, vi phạm về chứng thực…
Liên quan đến những giải pháp hạn chế bất cập trong chứng thực chữ ký người dịch, đại diện Sở Tư pháp TP Hà Nội đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều 30, Điều 44 Nghị định số 23 theo hướng quy định chịu trách nhiệm trước pháp luật của người dịch; quy trình cụ thể, rõ trách nhiệm về chứng thực chữ ký người dịch ngôn ngữ không phổ biến, người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của phòng Tư pháp.
Không những thế, cần tổ chức tập huấn pháp luật về chứng thực, công chứng cho cộng tác viên dịch thuật; tập huấn ngoại ngữ cho đội ngũ Trưởng, Phó Phòng Tư pháp cấp huyện ít nhất là trình độ Tiếng Anh, Pháp, Trung cơ bản, thông dụng.
Cũng theo đại diện Sở Tư pháp Hà Nội, cần có giải pháp tăng cường quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật, người dịch thuật, công ty dịch thuật, xây dựng cơ sở dữ liệu về người dịch thuật toàn quốc bao gồm số CMND, Căn cước công dân, Hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại di động, email để phối hợp, kiểm tra, xác minh, tra cứu, kết nối trong nước và quốc tế khi cần thiết; có giải pháp phối hợp, chia sẻ thông tin giữa Phòng Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng và Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.
