Để giúp các địa phương thực hiện chủ động, thống nhất, tránh người dân phải chờ đợi lâu, trong quá trình thi hành Luật Hộ tịch, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực đã hướng dẫn cụ thể về việc cấp lại GXN cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước để kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài tại Công văn số 1576/HTQTCT-HT. Theo đó, trường hợp công dân Việt Nam đã được cấp GXN để kết hôn với công dân nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, nay lại yêu cầu cấp GXN mà không nộp lại được GXN đã cấp trước đây thì xử lý theo từng trường hợp.
Cụ thể, nếu trong hồ sơ lưu tại UBND cấp xã có thông tin đầy đủ của người nước ngoài (mà công dân Việt Nam dự định kết hôn trước đây) như họ tên, ngày tháng năm sinh, số Hộ chiếu/giấy tờ tùy thân khác, địa chỉ thường trú thì chụp hồ sơ kèm công văn gửi Sở Tư pháp để chuyển Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực đề nghị phía nước ngoài xác minh. Sau khi có ý kiến trả lời từ Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực thì UBND cấp xã mới giải quyết tiếp.
Nếu UBND cấp xã không có hồ sơ lưu hoặc trong hồ sơ lưu chỉ có thông tin chung chung, không cụ thể, không đầy đủ về người nước ngoài thì UBND cấp xã chủ động trực tiếp xác minh tại địa phương (thông qua tổ trưởng dân phố, trưởng ấp/xóm hoặc các tổ chức, đoàn thể địa phương...) để nắm thêm thông tin về tình trạng hôn nhân thực tế của công dân. Sau đó yêu cầu công dân có văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình và thực hiện việc cấp lại GXN cho công dân theo quy định.
Trường hợp công dân Việt Nam có thời gian cư trú ở nước ngoài, nay về thường trú tại Việt Nam, có yêu cầu cấp GXN nhưng không chứng minh được tình trạng hôn nhân trong thời gian cưu trú ở nước ngoài thì Sở Tư pháp hướng dẫn UBND cấp xã vận dụng quy định tại Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về việc không có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú ở nước ngoài, tự chịu trách nhiệm về tình trạng hôn nhân của mình và hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Trên cơ sở đó, UBND cấp xã cấp GXN cho công dân.
Qua trao đổi, Đại sứ quán một số nước như Mỹ, Nhật Bản, CHLB Đức, Thụy Điển, Hàn Quốc cho biết không thể cung cấp thông tin xác minh về tình trạng hôn nhân theo yêu cầu của Cục. Cơ quan có thẩm quyền của các nước này chỉ cấp khi công dân có yêu cầu và phải do công dân trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền đề nghị chứng nhận tình trạng hôn nhân. Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trong việc thực hiện quyền nhân thân, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực tiếp tục có Công văn số 303/HTQTCT-HT ngày 03/4/2017 đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn UBND cấp xã chủ động trực tiếp xác minh tại địa phương và yêu cầu công dân có văn bản cam đoan và thực hiện việc cấp lại GXN cho công dân theo quy định.
Tuy nhiên, gần đây địa phương vẫn phản ánh việc cấp lại GXN như trên gặp phải vướng mắc do thời gian thực hiện quá lâu, kéo dài thời gian chờ đợi cho công dân. Về phản ánh này, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực nhấn mạnh quan điểm: Tình trạng hôn nhân là thông tin quan trọng, có thể gây hệ quả pháp lý nghiêm trọng nếu được xác nhận không đúng. Dữ liệu này có tính biến động, thậm chí có thể thay đổi ngay sau khi cấp GXN nên cần được kiểm tra, cập nhật kịp thời.
Để bảo đảm quyền lợi cho những người có liên quan (người dự định kết hôn, người có giao dịch về tài sản với người yêu cầu cấp GXN), trường hợp đề nghị cấp lại mà không xuất trình được GXN sử dụng vào mục đích kết hôn được cấp trước đây, cơ quan đăng ký hộ tịch cần phải tiến hành kiểm tra, xác minh kỹ. Bởi thế, thời gian giải quyết thủ tục hành chính phải kéo dài hơn so với nhiều trường hợp khác (bao gồm thời gian gửi/nhận văn bản xác minh và thời gian chuyển văn bản qua hệ thống bưu chính) là phù hợp. Cơ quan đăng ký hộ tịch cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến để người dân trên địa bàn nắm bắt, hiểu và thực hiện đúng quy định.
