Công ty TNHH Xây dựng-Thương mại Hưng Phát Lợi được thành lập từ năm 2007, do ông Đặng Thanh Phong (thành viên sở hữu 46,68% vốn điều lệ) làm Chủ tịch Hội đồng thành viên – Người đại diện theo pháp luật, 4 thành viên còn lại sở hữu 53,32% vốn điều lệ. Tháng 1/2016, ông Đặng Thanh Phong chết. Sau đó, Công ty tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh không đồng ý với việc Công ty áp dụng Khoản 5, Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014 để cử người khác làm người đại diện theo pháp luật mà yêu cầu Công ty phải nộp kèm hồ sơ thừa kế đối với phần vốn của ông Đặng Thanh Phong.
Tháng 1/2017, Công ty nhận được Công văn số 649/BKHĐT-ĐKKD của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về việc đăng ký thay đổi Người đại diện theo pháp luật đối với trường hợp Người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH hai thành viên trở lên bị chết.
Theo đó, Công ty đã nộp lại hồ sơ đề nghị thay đổi Người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh vẫn không đồng ý giải quyết hồ sơ với lý do, tỷ lệ vốn của 4 thành viên còn lại không đủ để tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định tại Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2014 và yêu cầu Công ty phải nộp kèm hồ sơ thừa kế đối với phần vốn góp của ông Đặng Thanh Phong – thành viên đã chết. Từ tháng 1/2016 đến nay Công ty không thể tiến hành bất cứ thủ tục nào do không có người đại diện theo pháp luật.
Nay Công ty tiếp tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn chi tiết về thành phần hồ sơ, cũng như hướng giải quyết vấn đề tỷ lệ vốn của các thành viên còn lại để Công ty có thể hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Về vấn đề này, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có ý kiến như sau:
Ngày 23/1/2017, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã có Công văn số 649/BKHĐT-ĐKKD trả lời Công ty về việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện theo pháp luật kiêm Chủ tịch Hội đồng thành viên bị chết.
Theo đó, hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật thực hiện theo quy định tại Điều 43 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.
Một trong các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 43 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP là quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Về điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, Khoản 1, Khoản 2 Điều 59 Luật Doanh nghiệp quy định:
"1. Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
2. Trường hợp Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được thực hiện như sau:
a) Triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;
b) Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại Điểm a, Khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.
Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp".
