Thực tế có những doanh nghiệp gánh chịu hậu quả do chưa chú ý đến truyền thông nội bộ. Chẳng hạn, để thay đổi hình ảnh trong mắt khách hàng, một công ty mở cuộc thi “Nụ cười của nhân viên” và in phiếu thăm dò phát cho khách hàng nhằm ghi nhận phản hồi. Thay vì nở nụ cười, thay đổi thái độ phục vụ, làm đẹp hình ảnh công ty, nhân viên lại cốt sao phát phiếu thăm dò tới khách hàng cho bằng hết. Điều đó cần được thay đổi và “vũ khí bí mật” là truyền thông nội bộ.
Chớ coi nhẹ “đối nội”
Chương trình Điểm hẹn doanh nhân với chủ đề “Truyền thông nội bộ- vũ khí bí mật của doanh nghiệp” vừa được Công ty truyền thông Hapecom Media phối hợp với Hội Doanh nghiệp trẻ Hải Phòng tổ chức. Hầu hết đại diện các doanh nghiệp tham gia chương trình đều ngạc nhiên và thích thú với những tình huống do ban tổ chức đặt ra. Mở đầu chương trình, thay vì những lời giới thiệu, tuyên bố lý do theo lối mòn, Tổng giám đốc Công ty truyền thông Hapecom Media Trần Văn Lịch đề nghị các đại biểu tham gia, trò chơi xé tờ giấy làm 4 phần. Kết quả, có nhiều cách xé giấy khác nhau vì người điều khiển trò chơi không đưa ra cách thức cụ thể. Và đó chính là chủ đề thảo luận, nếu không có sự thống nhất trong việc cung cấp thông tin và yêu cầu từ người điều hành sẽ dẫn đến những cách hiểu và việc làm khác nhau, không đáp ứng đúng mục đích và yêu cầu đề ra, đồng thời cũng là nghĩa của truyền thông nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp.
Anh Nguyễn Hùng Cường, đại diện một chủ doanh nghiệp tham gia chương trình cho biết: “lần đầu tham gia chương trình này và chợt nhận ra rằng thời gian qua công ty thường tập trung cho “đối ngoại”, cố gắng đưa thông tin về doanh nghiệp của mình ra bên ngoài mà quên mất rằng, chính “người trong nhà” chưa chắc đã nắm vững về công ty”. Ông lý giải, thường thì, nhân viên chỉ mải lo công việc, quan tâm đến lĩnh vực mình được trao nhiệm vụ mà quên mất trách nhiệm phải hiểu và nắm vững những gì còn lại. Do vậy, không ít tình huống xảy ra người trong công ty không hiểu nhau, dẫn đến những xung đột, ảnh hưởng xấu đến công việc, thậm chí có công ty mất người tài chỉ vì những xích mích nhỏ hoặc sự hiểu biết chưa tường tận về chính sách cũng như chiến lược kinh doanh của công ty.
Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng biên tập Alpha Books Nguyễn Cảnh Bình- cố vấn chương trình “Chìa khóa thành công”- gameshow về quản trị doanh nghiệp trên VTV3 chia sẻ, các doanh nghiệp thường quan tâm nhiều hơn cho công tác đối ngoại, PR với bên ngoài, trong khi ý thức về truyền thông nội bộ chưa được chú trọng. Để truyền thông nội bộ thông suốt, cởi mở, trở thành nhu cầu tự nhiên là điều không đơn giản, cần quyết tâm và cách thức triển khai phù hợp từ nhà lãnh đạo cũng như chủ doanh nghiệp.
 |
| Các doanh nghiệp trao đổi thông tin trong chương trình “Điểm hẹn doanh nhân”. |
Để nhân viên “mở lòng”
Qua trao đổi và chia sẻ của ông Nguyễn Cảnh Bình và Giám đốc đào tạo Tâm Việt Group cho thấy, hệ quả tất yếu và phổ biến của công tác truyền thông nội bộ kém, đó là thông tin bị khúc xạ, biến dạng hoặc không đến nơi đến chốn, các bên nói sai những gì cần nói, nghĩ sai những gì được nghe. Và thực tế là, theo một chuyên gia quản trị: “Không thể có văn hóa doanh nghiệp lành mạnh khi không có kênh truyền thông đối nội tốt”.
Khi không có sự giao lưu, thấu hiểu chủ trương của công ty, chính sách của ban lãnh đạo, mỗi nhân viên sẽ có cách hiểu và phát tán những thông điệp khác nhau ra bên ngoài, gây nhiễu hoặc thông tin không đồng nhất. Mặt khác, sự méo mó thông tin sẽ gây sự ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp bằng những thông tin thêu dệt hơn là những đóng góp ý kiến, phản biện chính thức. Tình trạng này còn tạo ra những hệ quả như thực hiện sai kế hoạch của công ty, tốn thời gian và tài chính khắc phục sự sai lạc, lòng vòng giữa các phòng, ban…
Bảng thông báo, bản tin nội bộ, những cuộc họp giao ban là những công cụ thường được sử dụng để truyền đạt các ý tưởng, chính sách chung của công ty đến nhân viên. Tuy nhiên, truyền thông đối nội không đơn thuần có vậy. Theo ông Nguyễn Cảnh Bình: “Nhu cầu được mở lòng của nhân viên đòi hỏi người lãnh đạo giữ vai trò chính trong việc xây dựng kênh truyền thông nội bộ và nhu cầu giao tiếp trong công ty. Ở đó bao hàm môi trường văn hoá giao tiếp, không chỉ trên phạm vi nội dung công việc mà còn tạo cơ hội để nhân viên chia sẻ “gan ruột” của mình với lãnh đạo và công ty”.
Để truyền thông nội bộ hiệu quả, người lãnh đạo cần tạo không khí gần gũi, dân chủ, lắng nghe và khuyến khích nhân viên chia sẻ quan điểm. Mặt khác, các kênh liên kết như e-mail, điện thoại nội bộ, bản tin nội bộ, những cuộc họp giao ban vui vẻ, thư động viên của cấp trên với cấp dưới… cần được phát huy. Nhưng điều quan trọng là tạo không khí để mọi người cảm thấy tin cậy, thoải mái khi trao đổi, tâm sự với nhau. Khi đó, chắc chắn mọi người không có gì trở ngại trong trao đổi công việc và phản hồi quan điểm./.
Văn Lượng
