Trả kết quả điện tử: Bước tiến mới trong công tác hộ tịch

Từ giấy sang số: Một bước tiến tất yếu

Trong nhiều năm qua, giấy tờ hộ tịch vẫn là một phần quen thuộc trong đời sống của mỗi người. Từ khi sinh ra với Giấy khai sinh, đến khi kết hôn, rồi các thay đổi về nhân thân, mỗi sự kiện đều gắn với một loại giấy tờ cụ thể. Những giấy tờ này không chỉ có giá trị pháp lý, mà còn tạo cảm giác “cầm chắc trong tay” đối với người sử dụng.

Tuy nhiên, cùng với quá trình chuyển đổi số quốc gia, cách thức tạo lập, quản lý và sử dụng giấy tờ hộ tịch đang dần thay đổi. Dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) đã đặt ra chủ trương rõ ràng: ưu tiên trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử, bản giấy chỉ cấp khi người dân có nhu cầu. 

Đây không chỉ là một thay đổi về hình thức, mà là sự chuyển dịch trong cách tiếp cận quản lý, cung cấp dịch vụ công.

Việc chuyển sang trả kết quả điện tử gắn liền với định hướng phát triển chính phủ số, trong đó dữ liệu và công nghệ trở thành nền tảng cho hoạt động quản lý nhà nước.

Theo dự thảo Luật, kết quả giải quyết thủ tục hộ tịch - như Giấy khai sinh, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hay các văn bản xác nhận hộ tịch khác - được cấp dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy. Điều này phù hợp với yêu cầu “chỉ trả kết quả điện tử hợp lệ, trừ trường hợp công dân có nhu cầu nhận bản giấy” đã được đặt ra trong các định hướng cải cách hành chính. 

Khi kết quả được số hóa, việc lưu trữ và sử dụng cũng trở nên linh hoạt hơn. Người dân có thể tiếp cận giấy tờ của mình thông qua môi trường điện tử, không lo thất lạc, hư hỏng như trước. Đồng thời, các cơ quan nhà nước cũng có thể khai thác, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, phục vụ cho việc giải quyết các thủ tục liên quan.

Sự thay đổi này đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã được xây dựng và từng bước hoàn thiện, với hơn một trăm triệu dữ liệu được số hóa và kết nối với các hệ thống khác. 

Có thể nói, việc trả kết quả điện tử là bước tiếp theo trong chuỗi cải cách: từ số hóa dữ liệu, liên thông hệ thống, đến cung cấp dịch vụ công trên môi trường số.

Không chỉ mang lại lợi ích về mặt quản lý, việc trả kết quả điện tử còn giúp giảm chi phí xã hội. Việc in ấn, lưu trữ, bảo quản giấy tờ được giảm bớt, đồng thời hạn chế tình trạng phải sao y, chứng thực nhiều lần khi sử dụng trong các thủ tục khác.

Đối với người dân, đặc biệt là những người thường xuyên phải thực hiện các thủ tục hành chính, việc có thể sử dụng giấy tờ điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tạo thuận lợi trong nhiều tình huống.

Cần sự đồng bộ trong tiếp nhận và sử dụng giấy tờ điện tử

Dù được đánh giá là bước tiến phù hợp với xu thế, việc chuyển sang trả kết quả điện tử sẽ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi đi kèm với một điều kiện quan trọng: các cơ quan, tổ chức phải chấp nhận việc sử dụng giấy tờ hộ tịch điện tử trong giao dịch, thực hiện thủ tục hành chính.

Thực tế hiện nay cho thấy, trong nhiều trường hợp, dù thông tin đã có trong hệ thống hoặc có thể khai thác dưới dạng điện tử, người dân vẫn được yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản giấy. Điều này khiến cho lợi ích của việc số hóa bị hạn chế, thậm chí tạo ra tình trạng “có bản điện tử nhưng vẫn phải in ra giấy để sử dụng”.

Nếu tình trạng này tiếp diễn, việc trả kết quả điện tử sẽ khó đạt được mục tiêu đề ra. Người dân, thay vì được giảm bớt thủ tục, có thể lại phải thực hiện thêm một bước trung gian: chuyển đổi từ điện tử sang giấy để đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Chính vì vậy, vấn đề cốt lõi không chỉ nằm ở việc cấp bản điện tử, mà là thay đổi cách thức tiếp nhận và sử dụng giấy tờ trong toàn bộ hệ thống hành chính và các giao dịch liên quan.

Theo định hướng của dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi), giấy tờ hộ tịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy. Điều này đòi hỏi các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị khi giải quyết công việc phải chấp nhận, khai thác và sử dụng thông tin điện tử thay cho việc yêu cầu bản giấy.

Nói cách khác, khi dữ liệu đã có và đã được xác thực, việc yêu cầu người dân nộp lại bản giấy không còn phù hợp.

Để làm được điều này, cần có sự đồng bộ trong hệ thống pháp luật và trong tổ chức thực hiện. Các quy định liên quan đến thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, dịch vụ công… cần được rà soát, sửa đổi theo hướng thừa nhận và ưu tiên sử dụng dữ liệu điện tử.

Cùng với đó, các hệ thống thông tin phải được kết nối, liên thông để cơ quan tiếp nhận có thể chủ động tra cứu, xác minh thông tin thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại. Khi việc khai thác dữ liệu trở nên thuận tiện và đáng tin cậy, nhu cầu sử dụng bản giấy sẽ tự nhiên giảm đi.

Ở góc độ thực thi, việc thay đổi thói quen làm việc của đội ngũ cán bộ cũng đóng vai trò quan trọng. Từ chỗ kiểm tra hồ sơ giấy, đối chiếu bản sao, cán bộ cần chuyển sang khai thác dữ liệu điện tử, xác thực thông tin trên hệ thống. Đây không chỉ là thay đổi kỹ năng, mà còn là thay đổi tư duy trong giải quyết công việc.

Khi các cơ quan, tổ chức cùng chấp nhận và sử dụng giấy tờ điện tử, lợi ích của việc số hóa mới được phát huy đầy đủ. Khi đó, người dân có thể thực hiện các thủ tục hành chính mà không cần mang theo giấy tờ, không phải sao y, chứng thực nhiều lần, và không phải “chạy” giữa các cơ quan để hoàn thiện hồ sơ.

Ngược lại, nếu việc chấp nhận bản điện tử không được thực hiện đồng bộ, nguy cơ “nửa số, nửa giấy” là hoàn toàn có thể xảy ra - vừa không tận dụng được lợi ích của công nghệ, vừa làm tăng thêm chi phí và phiền hà cho người dân.

Vì vậy, để chủ trương trả kết quả điện tử đi vào cuộc sống, cần một cách tiếp cận tổng thể: không chỉ đổi mới ở khâu cấp kết quả, mà còn đổi mới ở toàn bộ quá trình tiếp nhận, sử dụng và khai thác thông tin.