TP Hồ Chí Minh số hóa hơn 600 triệu trang hồ sơ, tài liệu lưu trữ giai đoạn 1975 - 2025

TP Hồ Chí Minh sẽ tổ chức số hóa khoảng 75.300 mét giá tài liệu, tương đương khoảng 603 triệu trang, bao gồm: hơn 20.400 mét giá tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn, đã và đang được các cơ quan, đơn vị thu nộp về Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; hơn 54.900 mét giá tài liệu hình thành từ năm 1975 đến 30/6/2025, hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn (trong đó cấp tỉnh khoảng 21.500 mét giá; cấp xã: khoảng 33.300 mét giá).

Đây là một trong những hoạt động nhằm thực hiện Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố, áp dụng đối với khối tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30/6/2025 của Thành phố.

Đề án này được thực hiện trong hai giai đoạn, trong đó, giai đoạn 2026 - 2030 sẽ số hóa khoảng 54.300 mét giá tài liệu của 159 cơ quan, tổ chức, tương đương gần 434,8 triệu trang. Tổng kinh phí dự kiến hơn 1.925 tỷ đồng. Giai đoạn 2031 – 2035 sẽ tiếp tục số hóa khoảng 21.000 mét giá tài liệu của 181 cơ quan, tổ chức, tương đương hơn 168,2 triệu trang. Tổng kinh phí dự kiến hơn 744,7 tỷ đồng.

Trong thời gian đầu, Thành phố yêu cầu các cơ quan, đơn vị đẩy nhanh tiến độ, phấn đấu hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ của 3 năm gần nhất, theo quy định của Chương trình số 02-CTr/BCĐTW và các chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ. Việc tổ chức triển khai phải đồng bộ, thống nhất và hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ của Đề án; qua đó, đẩy nhanh tiến độ chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số thống nhất, đồng bộ, quản lý tập trung, an toàn, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp, đồng thời đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức và người dân.

Bên cạnh đó, trong thời gian tới, Thành phố cũng sẽ chuẩn hóa toàn bộ quy trình lựa chọn, chuẩn bị, số hóa, kiểm tra chất lượng, tạo lập cơ sở dữ liệu, lưu trữ, khai thác và chia sẻ dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, giữ tính toàn vẹn, xác thực và khả năng kết nối, sử dụng lâu dài. Việc số hóa được gắn với quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, cải cách hành chính và phát triển chính quyền số, kinh tế số, xã hội số của Thành phố. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm rà soát quy định pháp luật liên quan; kịp thời xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn, quy trình nghiệp vụ nhằm có cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất.

Đồng thời, Thành phố sẽ rà soát, đánh giá hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị; đầu tư, nâng cấp, mua sắm trang thiết bị, máy móc chuyên dụng phục vụ số hóa, lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu số theo lộ trình và khả năng cân đối ngân sách.

UBND Thành phố giao Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức rà soát, thống kê, xác định khối lượng tài liệu cần số hóa, lập hồ sơ, mục lục tài liệu số hóa cần chính xác, tiết kiệm, tránh trùng lặp; đồng thời tổng hợp nhu cầu kinh phí gửi Sở Tài chính để tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, bố trí theo quy định. Thành phố cũng sẽ tăng cường kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện theo từng giai đoạn.