Ngày 03/04/2019, tôi mang chứng minh thư và sổ hộ khẩu đến công an quận Long Biên để làm thủ tục. Đến đây, tôi được một nhân viên của bộ phận cấp đổi chứng minh thư, thẻ căn cước công dân hướng dẫn rằng, trong hộ khẩu của tôi chỉ ghi năm sinh không ghi ngày và tháng sinh. Do vậy, cần đến bộ phận công an về hộ khẩu đề nghị ghi bổ sung ngày và tháng sinh vào sổ hộ khẩu thì mới làm được chứng minh thư mới (thẻ căn cước công dân).
Tôi đến bộ phận công an hộ khẩu thì được hướng dẫn là muốn ghi bổ sung ngày, tháng sinh vào thì phải có giấy khai sinh làm căn cứ. Với hướng dẫn này tôi bắt đầu hoảng, bởi vì tôi không còn bản chính hoặc một bản sao bất kỳ nào của giấy khai sinh. Các bản sao giấy khai sinh của tôi trước đây đã sử dụng hết để đi học và đi làm. Bản chính thì mất do bon đạn, nhà đổ năm 1972.
Được sự chỉ dẫn, tôi đến bộ phận một cửa của UBND quận Long Biên hỏi về thủ tục cấp sao trích lục giấy khai sinh. Tôi được nhân viên của bộ phận này hướng dẫn làm tờ khai thủ tục đề nghị sao cấp trích lục hộ tịch online. Đối với những người đã ngoài sáu mươi như tôi, việc loay hoay điền vào tờ khai online là khá vất vả. Tuy nhiên tôi đã cố gắng và sau vài lần không được chấp nhận thì tôi cũng hoàn thành thủ tục.
Một ngày sau khi hoàn tất thủ tục online, tôi được thông báo đến nhận kết quả. Tại bộ phận một cửa, tôi nhận được một thông báo của Phòng Tư pháp quận Long Biên rằng, không thể thực hiện yêu cầu sao trích lục giấy khai sinh của tôi, vì tại Phòng Tư pháp không còn lưu giữ sổ đăng ký khai sinh năm 1958 của UBND xã Thượng Thanh (nơi tôi đã được đăng ký khai sinh). Đồng thời, tôi cũng được nhân viên tại Bộ phận một cửa hướng dẫn cầm giấy thông báo của Phòng Tư pháp quận đến UBND phường Thượng Thanh đề nghị xin cấp lại giấy khai sinh.
Khi nhận thông báo về việc không thể cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của Phòng Tư pháp quận Long Biên, tôi phát hiện thông báo có một lỗi khá trầm trọng. Trong giấy thông báo ghi tôi có quê quán tại Nam Định. Quê quán thực sự của tôi là Thượng Thanh, Long Biên, Hà Nội. Tôi thông báo về sự sai sót này với nhân viên của bộ phận một cửa của UBND quận Long Biên. Nhân viên này nói với tôi rằng nhân viên của Phòng Tư pháp không thể bịa thông tin về quê quán của tôi mà ghi sai được. Nhất định là thông tin đó do tôi khai trong tờ khai. Tôi khẳng định, tôi không khai như vậy. Rất may là tờ khai điện tử của tôi vẫn lưu trên máy, nên khi họ lấy tờ khai ra để đối chứng thì quả thực nhân viên của Phòng Tư pháp đã ghi thông tin sai về quê quán của tôi. Thế mà tôi đã bị chụp ngay mũ là tự mình gây ra lỗi. Sau khi công nhận lỗi là do Phòng Tư pháp quận làm, tôi được nhân viên của bộ phận một cửa hướng dẫn cầm tờ thông báo kết quả có lỗi trên đến Phòng Tư pháp ở tầng 4 để đính chính lại. Tại đây, Phòng Tư pháp sửa ngay lỗi của mình và cấp lại cho tôi thông báo mới.
Tôi cầm thông báo của Phòng Tư pháp quận về UBND phường Thượng Thanh, tại bộ phận một cửa, tôi được nhân viên ở đây hướng dẫn rất tận tình rằng muốn đề nghị cấp lại giấy khai sinh tôi phải chứng minh rằng tôi đã tồn tại sáu mươi mốt năm như lời tôi khai, tức là tôi cần phải có những giấy tờ có ghi ngày tháng năm sinh của tôi từ khi tôi đi học đến khi tôi đi làm rồi đến khi tôi nghỉ hưu và sau khi tôi nghỉ hưu như: học bạ các năm học phổ thông, các bằng tốt nghiệp phổ thông cơ sở, phổ thông trung học, tốt nghiệp đại học, quyết định tuyển dụng, quyết định bổ nhiệm vào ngạch công chức, quyết định nâng lương, bằng khen, giấy khen trong thời gian đi làm (nếu có), quyết định nghỉ hưu, thẻ bảo hiểm y tế, lý lịch đảng viên (nếu là đảng viên).
Bên cạnh đó tôi phải chứng minh tôi có ông bố đích thực là ông Nguyễn Văn Canh sinh năm 1907 và bà mẹ là Lê Thị Chung sinh năm 1921 như bản khai đề nghị cấp lại giấy khai sinh của tôi. Bố mẹ tôi đã mất ít nhất hơn chục năm. Trong trường hơp này, tôi phải có giấy chứng tử của Bố mẹ tôi. Trường hợp không có giấy chứng tử thì phải có bản sao trích lục từ sổ khai tử. May quá, tên bố mẹ tôi vẫn còn nằm trong sổ khai tử và sổ này chưa bị thất lạc. Ngoài ra, tôi còn phải chứng minh là anh chị em của tôi cũng đã được cấp giấy khai sinh với ông bố và bà mẹ như vây. Để làm được điều này tôi cần phải xuất trình giấy khai sinh của một vài anh chị em của tôi.
Sau vài ngày đi thu thập các giấy tờ tôi đã có một bộ (trên chục loại) mang đến trình tại bộ phận một cửa của UBND phường Thượng Thanh. Cùng với tờ khai đề nghị cấp lại giấy khai sinh của tôi và số giấy tờ nói trên, nhân viên một cửa tiếp nhận hồ sơ của tôi, lưu một bộ bản cứng và scan một bộ lưu trên dữ liệu điện tử. Sau khi tiếp nhận tôi được nhận giấy hẹn 5 ngày sau đến nhận kết quả. Sau năm ngày tôi đã có được giấy khai sinh.
Tôi cầm giấy khai sinh đến bộ phận hộ khẩu của công an quận Long Biên làm thủ tục bổ sung ngày và tháng sinh vào sổ hộ khẩu. Sau khi hoàn tất tờ khai và nộp các giấy tờ theo yêu cầu tôi được hẹn một tuần sau đến lấy kết quả. Sau khi nhận được kết quả, tức là nhận lại sổ hộ khẩu đã được bổ sung ngày và tháng sinh, tôi cầm ngay kết quả này sang phòng bên cạnh để làm thủ tục cấp đổi lại chứng minh thư nhân dân.
Tại đây, khi nhận hồ sơ, nhân viên của bộ phận kiểm tra lại thông tin và thấy rằng trong sổ hộ khẩu của tôi, mục quê quán chỉ ghi “Hà Nội”, không ghi rõ xã/phường và quận/huyện nào, trong khi tại tờ khai tôi ghi rõ tại mục quê quán là “phường Thượng Thanh, quận Long Biên, thành phố Hà Nội”. Như vậy, tôi cần làm thủ tục ghi bổ sung vào mục quê quán tại sổ hộ khẩu là “phường Thượng Thanh, quận Long Biên”.
Sau khi nghe giải thích, tôi cảm giác như nghẹn thở, sắp ngất xỉu. Trấn tĩnh lại, tôi trả lời nhân viên tiếp nhận hồ sơ là “Sao các chị không hướng dẫn tôi đầy đủ từ lần trước, mỗi lần hướng dẫn một tí, lần trước là ngày và tháng sinh, lần này là quê quán và mỗi một tí của các chị thì tôi lại phải làm cả một thủ tục mới. Vả lại, tôi không tự làm được sổ hộ khẩu, sổ hộ khẩu này do chính công an quận cấp cho tôi với những thông tin không đầy đủ. Tôi nhận được trả lời là “mỗi giai đoạn lịch sử yêu cầu ghi sổ hộ khẩu một khác nhau. Lúc cấp cho bà sổ hộ khẩu chỉ cần những thông tin như vậy thôi, bây giờ cần ghi cụ thể hơn. Đây là hậu quả của lịch sử”. Tôi đáp lại “Hậu quả của lịch sử do cơ quan nhà nước gây ra bây giờ đổ lên đầu dân, bắt dân tự đi lo giải quyết, như vậy có công bằng hay không?”. Về câu hỏi này, tôi không nhận được câu trả lời.
Sau một tháng, tôi hoàn tất được hồ sơ để xin cấp đổi lại chứng minh thư nhân dân và hồ sơ tôi được tiếp nhận. Trong khi chờ để được cấp thẻ căn cước công dân mới, tôi có xem lại sổ hộ khẩu của tôi và thấy như sau, tại mục khai về quê quán của chồng và con tôi cũng chỉ ghi “Thanh Hóa”. Tôi định đi làm thủ tục bổ sung thêm vào mục quê quán cho chồng và con tôi vào sổ hộ khẩu. Nhưng khi lấy Giấy khai sinh của con tôi mẫu HT/TP2 không có mục khai về quê quán. Như vậy, đối với con tôi không thể dùng giấy khai sinh mẫu HT/TP2 để bổ sung sổ hộ khẩu. Vậy, vài năm nữa, khi chứng minh thư của con tôi hết hạn, phải đổi thì chắc chắn con tôi lại vấp phải thủ tục “hành dân” như tôi đã vấp phải.
Qua thủ tục đi đổi chứng minh thư nhân dân tôi đã ‘được thực hiện”, tôi có một số khiến nghị như sau đối với các cơ quan chức năng của nhà nước:
Cần nghiên cứu lại các thủ tục sao cho giảm bớt gánh nặng cho dân, đặc biệt là gánh nặng phải đi khắc phục những sai sót mà cơ quan Nhà nước đã làm trong quá khứ như tôi đã trình bày ở phần trên. Cần có định hướng chung để xử lý tất cả những sai sót tại các sổ hộ khẩu đã cấp trước đây theo yêu cầu mới. Trong việc xử lý các vướng mắc được gọi là do “lịch sử để lại” thì sự phối hợp giữa các bộ phận của một cơ quan với nhau (trong vụ việc của tôi là sự phối hợp giữa bộ phận công an hộ khẩu và công an bộ phận chứng minh thư) và giữa các cơ quan Nhà nước với nhau (giữa cơ quan hộ tịch và cơ quan công an) là rất cần thiết.
Thủ tục cấp lại giấy khai sinh cần phải đơn giản hóa hơn, đặc biệt đối với những xã mà mà việc lưu giữ sổ đăng ký khai sinh gốc không thể thực hiện được do chiến tranh hoặc thiên tai.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào các thủ tục hành chính là một tiến bộ lớn, phù hợp với yêu cầu của Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, trong giai đoạn quá độ, cần bổ sung nhân viên thực hiện việc lập tờ khai online giúp cho công dân không có kiến thức về công nghệ thông tin tại bộ phận một cửa.
Cần giáo dục công chức nhà nước, khi tiếp xúc với dân, phải có thái độ cầu thị. Khi người dân phản ánh về những sai sót, trước hết phải kiểm tra nội bộ, không nên quy chụp lỗi sai là do dân tự gây ra.
Độc giả báo PLVN
