Thuận lợi, khó khăn khi trí tuệ nhân tạo ‘gõ cửa’ công sở Việt

PV: Qua thực tiễn đào tạo AI tại một số cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An, bà nhận thấy việc triển khai AI trong môi trường công sở Việt Nam đang diễn ra như thế nào?

Bà Mai Anh: AI đang có những bước tiến đáng ghi nhận nhờ sự ủng hộ từ Chính phủ và các chương trình chuyển đổi số quốc gia. Không chỉ cán bộ trẻ mà cả những cán bộ đã có tuổi vẫn rất hào hứng học hỏi công nghệ mới, hạ tầng công nghệ cải thiện và nhiều lãnh đạo địa phương cởi mở với đổi mới.

Tuy nhiên, nhiều thách thức vẫn còn: Dữ liệu phân mảnh, thiếu đồng bộ; Văn hóa “sợ sai” cản trở thử nghiệm và một số ít cán bộ e ngại AI sẽ thay thế họ. Thực tế, AI chỉ thay thế nhiệm vụ lặp lại, giúp cán bộ tập trung vào công việc sáng tạo hơn, giá trị hơn.

Ví dụ một dự án đã triển khai là các bộ trợ lý AI AGent tại một cơ quan nhà nước ở tỉnh Nghệ An, có thể giúp giảm thời gian xử lý công văn từ 45 phút xuống 12 phút – tiết kiệm 33 phút mỗi tài liệu. Với 10.000 hồ sơ mỗi năm tại cơ quan này, con số sẽ tương đương 5.500 giờ làm việc được giải phóng. Tại cơ quan trên, trợ lý AI giảm 65% thời gian tra cứu và soạn báo cáo, từ 3-4 ngày xuống còn 1 ngày.

PV: Theo bà, thách thức lớn nhất hiện nay đối với phần đa cán bộ, công chức, viên chức khi triển khai AI trong công việc là gì?

Bà Mai Anh: Tôi cho rằng hành trình đưa AI vào công vụ như leo Fansipan, với “đoạn dốc 2.800m” là tư duy. Hạ tầng và dữ liệu có thể cải thiện, nhưng tư duy “ngại thay đổi” là rào cản lớn nhất.

Tôi rất ấn tượng một vị cán bộ xã khá lớn tuổi đã “tay không” đến lớp học AI, không mang laptop hay điện thoại thông minh dù ban tổ chức đã thông báo trước. Buổi đầu tiên bác ấy chỉ ngồi nghe, nhưng sau thấy mọi người thao tác trên ứng dụng hay quá nên ngay buổi trưa hôm ấy đã về nhà ở khá xa để mang máy tính đến lớp học. Các buổi sau, bác ấy cũng rất say sưa, tham gia đầy đủ và chịu khó học cách sử dụng AI.

Điều này cho thấy tinh thần học tập của các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động bất kể độ tuổi nào đối với công nghệ mới khi họ nhận thấy AI thực sự giúp ích cho công việc.

"AI chỉ thay thế nhiệm vụ lặp lại, giúp cán bộ tập trung vào công việc sáng tạo hơn, giá trị hơn", bà Mai Anh.

“Trợ lý số” trong công sở

PV: Những ứng dụng hiệu quả và phổ biến nhất của AI trong công sở là gì, thưa bà?

Bà Mai Anh: Tôi cho rằng AI không phải là khái niệm xa vời hay chỉ dành cho giới kỹ thuật, mà đang trở thành “trợ lý số” đồng hành cùng cán bộ trong mọi công việc hành chính thường ngày. Những ứng dụng hiệu quả nhất hiện nay có thể chia thành 5 nhóm chính:

Thứ nhất, AI giúp tự động hóa văn bản – báo cáo – công văn. Đây là ứng dụng phổ biến nhất. Cán bộ có thể sử dụng AI để soạn thảo công văn, tóm tắt nội dung văn bản pháp luật, viết biên bản cuộc họp hay báo cáo tuần/tháng/năm theo mẫu định sẵn. Thay vì mất hàng giờ, giờ đây chỉ cần vài phút với dữ liệu đầu vào đúng.

Ví dụ, cán bộ của Ủy ban mặt trận tổ quốc có thể yêu cầu AI: “Soạn báo cáo tổng kết hoạt động phản biện xã hội năm 2024, khoảng 1.000 từ, theo mẫu chuẩn của Ủy ban mặt trận tổ quốc”. AI sẽ xử lý nhanh và rất sát thực tế nếu được hướng dẫn đúng.

Thứ hai, AI hỗ trợ xây dựng kế hoạch, tài liệu tuyên truyền và kịch bản truyền thông. Cán bộ có thể nhờ AI viết kịch bản cho một buổi hội nghị, xây dựng bộ câu hỏi khảo sát ý kiến nhân dân, hoặc thiết kế nội dung truyền thông cho các phong trào thi đua, chính sách pháp luật. AI có thể điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp với từng nhóm đối tượng: người dân, đoàn thể, học sinh, cán bộ chuyên môn, v.v.

Thứ ba, trợ lý AI có thể tra cứu – tóm tắt – so sánh văn bản pháp luật một cách cực kỳ nhanh chóng.

Thứ tư, AI hỗ trợ phân tích dữ liệu và đề xuất hành động. Cán bộ có thể dùng AI để phân tích số liệu về đơn thư, khảo sát cử tri, mức độ hài lòng, từ đó xây dựng kế hoạch cải tiến cụ thể. AI sẽ gợi ý xu hướng, điểm nghẽn và cả giải pháp cải thiện.

Thứ năm, AI đóng vai trò trong đào tạo nội bộ và phát triển năng lực cán bộ. Thay vì chờ tập huấn tập trung, cán bộ có thể học ngay trong quá trình làm việc: hỏi AI cách viết báo cáo, cách tóm tắt nghị quyết, cách xây dựng kế hoạch truyền thông. Thậm chí, các đơn vị có thể xây dựng hệ thống chatbot AI nội bộ để hướng dẫn cán bộ mới, giảm tải cho người quản lý.

AI sẽ là chìa khóa xây dựng "công vụ hạnh phúc".

PV: Như vậy, có thể hiểu AI không chỉ giúp “làm nhanh hơn”, mà còn giúp “làm tốt hơn”?

Bà Mai Anh: Chính xác. Tôi hay nói với học viên mình một câu ngắn gọn: "AI không thay cán bộ, AI thay công việc lặp lại để cán bộ có thời gian làm điều có giá trị hơn". Đó là lắng nghe dân, phản ánh kịp thời, và đề xuất chính sách sát thực tiễn. Và nếu mỗi công chức đều có một “trợ lý AI” bên cạnh, thì nền công vụ Việt Nam sẽ tiến nhanh hơn, xa hơn và nhân văn hơn rất nhiều.

Trong vài năm tới, có thể “công sở ảo 3D” sẽ cách mạng hóa công việc cán bộ tuyến đầu. Họ có thể họp, đào tạo, hoặc xử lý thủ tục trong không gian số, tiết kiệm thời gian và chi phí. Một cán bộ ở miền núi xa xôi có thể “gặp” lãnh đạo tỉnh trong không gian 3D để báo cáo tức thời. AI tích hợp sẽ phân tích dữ liệu, gợi ý quyết định, tạo môi trường làm việc linh hoạt, giảm áp lực, và mang lại “hạnh phúc công vụ”.

Tôi tin rằng AI không chỉ là công nghệ, mà là chìa khóa để xây dựng một nền công vụ hiện đại, nhân văn và hiệu quả. Hành trình đưa AI vào cơ quan nhà nước còn nhiều thách thức, nhưng với sự đồng lòng từ lãnh đạo đến cán bộ, chúng ta hoàn toàn có thể đưa Việt Nam thành hình mẫu về chính quyền số hóa, phục vụ người dân tốt hơn mỗi ngày.

PV: Trân trọng cảm ơn bà!