Thủ tục sao chụp hồ sơ bản án đã có hiệu lực pháp luật

Thưa Luật sư, theo quy định của pháp luật thì thời hạn bắt đầu và kết thúc lưu trữ hồ sơ là khi nào?

- Theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Quyết định 193/QĐ-TANDTC của Tòa án nhân dân tối cao năm 2022 thì trong thời hạn 01 năm kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật, đơn vị, bộ phận quản lý hồ sơ vụ án phải nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Đồng thời, theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ thì hồ sơ vụ án được xác định “là tài liệu cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức” và được tiếp tục lưu trữ hồ sơ vụ án tại lưu trữ cơ quan đến hết thời hạn lưu trữ 70 năm (kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật). Từ quy định này, ta có thể xác định: Những bản án từ nửa thế kỷ trước vẫn có thể được sao chụp lại.

Vậy những ai là người có quyền được sao chụp hồ sơ?

- Theo quy định của mục b khoản 4 Điều 29 Quyết định 193/QĐ-TANDTC của Tòa án nhân dân tối cao năm 2022, hồ sơ vụ án và tài liệu trong hồ sơ vụ án thì: “Đối tượng được sao, photocoppy tài liệu: Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác đều được sao, photocoppy tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng theo quy định của pháp luật tố tụng”.

Luật sư Quách Thành Lực.

Với quy định trên đây, chúng ta có thể xác định: Nếu bạn là đương sự trong vụ án, người bị ảnh hưởng bởi bản án đã có hiệu lực pháp luật, bạn mong muốn xem hồ sơ, nghiên cứu, đánh giá để đề nghị kháng nghị giám đốc thẩm, tái thẩm với bản án đã có hiệu lực thì bạn hoàn toàn có quyền được yêu cầu sao chụp hồ sơ của vụ án đó.

Vậy ai là người có thẩm quyền chấp thuận yêu cầu sao chụp hồ sơ và hình thức sử dụng tài liệu là gì?

- Tùy vào cấp độ của các cấp Tòa án nhân dân mà người có thẩm quyền phê duyệt cho khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau.

Đối với Tòa án nhân dân tối cao thì Vụ trưởng Vụ Tổng hợp có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho của Tòa án, ngoại trừ những tài liệu có độ bảo mật “Tuyệt mật” và “Tối mật.”

Còn ở Tòa án nhân dân cấp cao thì Chánh Văn phòng được quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc kho của Tòa án, trừ các tài liệu mật.

Tuy nhiên, đáng chú ý và có tác động gần hơn với quyền và lợi ích của chúng ta chính là các hồ sơ ở Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện. Đối với trường hợp này, điểm c và điểm d khoản 1 Điều 31 Quyết định 193/QĐ-TANDTC của Tòa án nhân dân tối cao năm 2022 quy định rằng:

“c) Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ cơ quan, trừ tài liệu mật.

d) Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ cơ quan, trừ tài liệu mật”.

Những quy định này bảo đảm rằng mọi hoạt động truy cập và sử dụng tài liệu lưu trữ đều được thực hiện một cách có kiểm soát, bảo vệ nghiêm ngặt tính bảo mật và nguyên vẹn của hồ sơ. Bên cạnh đó, tuy rằng có tới 7 hình thức để sử dụng tài liệu lưu trữ theo Điều 30 Quyết định 193/QĐ-TANDTC nhưng các bạn lưu ý rằng chúng ta nên yêu cầu cấp theo hình thức cấp bản sao tài liệu lưu trữ là khả thi nhất.

Vậy thì, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện sẽ là những người có thẩm quyền phê duyệt cấp bản sao đối với những hồ sơ vụ án cấp tỉnh và cấp huyện khá phổ biến đối với chúng ta.

Xin hỏi Luật sư, thủ tục yêu cầu sao chụp hồ sơ án có hiệu lực là như thế nào?

- Nếu bạn là cá nhân có nhu cầu tiếp cận, sao chụp tài liệu thì phải làm đơn xin sao tài liệu nêu rõ mục đích sử dụng tài liệu kèm giấy tờ pháp lý cá nhân và một số loại giấy tờ liên quan khác nộp cho người làm công tác lưu trữ trình lên người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt trong thời hạn 3 ngày làm việc. Người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phải tiến hành theo dõi kết quả phê duyệt hay từ chối yêu cầu khai thác từ đó thông báo và thu lệ phí đối với người có yêu cầu.

Về lệ phí, theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 thì lệ phí Tòa án có nhiều loại, trong đó đối với trường hợp này là lệ phí cấp bản sao giấy tờ, sao chụp tài liệu tại Tòa án mà theo quy định tại Danh mục Lệ phí Tòa án trong Nghị quyết 326/2016/UBNTVQH quy định về mức thu, miễn, giảm, thu, nộp, quản lý và sử dụng án phí và lệ phí Tòa án khi cá nhân có yêu cầu bản sao giấy tờ, sao chụp tài liệu tại Tòa án cần nộp là 1.500 đồng/trang A4.

Ảnh minh hoạ.

Qua những quy định rõ ràng của Quyết định 193/QĐ-TANDTC, hệ thống Tòa án nhân dân đã khẳng định quyền của cá nhân được yêu cầu sao chụp hồ sơ án đã có hiệu lực - với điều kiện được ủy quyền và thực hiện đúng quy trình pháp lý.

Điều này không chỉ mở rộng quyền được thông tin của người dân, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kháng cáo và bảo vệ quyền lợi đương sự, mà còn là nguồn tư liệu quý giá cho những người hoạt động trong lĩnh vực pháp luật và những người nghiên cứu, góp phần nâng cao nghiệp vụ và sự minh bạch của hệ thống tư pháp.

Đây chính là cam kết kiên quyết của hệ thống Tòa án trong việc bảo vệ công lý, bảo đảm tính bảo mật và nguyên vẹn của các tài liệu lưu trữ, từ đó củng cố niềm tin của Nhân dân vào công tác xét xử và sự công bằng của pháp luật.

Xin trân trọng cảm ơn Luật sư!