Sau khi Luật Quy hoạch, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật có liên quan đến quy hoạch có hiệu lực thi hành, việc thành lập Văn phòng công chứng được đặc biệt quan tâm. Rất nhiều người, kể cả công chứng viên và các nhà đầu tư khác đang háo hức, ráo riết tìm mọi cách để thành lập Văn phòng công chứng.
Có vẻ như công chứng đang trở thành một ngành kinh doanh hấp dẫn trong mắt nhiều nhà đầu tư. Vậy thực tế có dễ dàng như vậy hay không? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu.
1. Điều kiện theo luật và điều kiện theo địa phương
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật có liên quan đến quy hoạch, Nghị quyết số 63/NQ-CP ngày 26 tháng 8 năm 2019 của Chính phủ ban hành Danh mục các quy hoạch về đầu tư phát triển hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm cụ thể, ấn định khối lượng, số lượng hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm được sản xuất, tiêu thụ hết hiệu lực theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 59 Luật Quy hoạch thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ đã bỏ quy hoạch công chứng. Thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền quy định tại Luật Công chứng, các địa phương đã ban hành mới Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng để xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng nhằm lựa chọn hồ sơ tốt nhất để cấp phép thành Văn phòng công chứng, từ đó, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trong bối cảnh không còn quy hoạch.
Như vậy, ngoài các tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại Luật Công chứng, Văn phòng công chứng khi thành lập còn phải tuân theo các tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.
2. Quá trình tìm kiếm đối tác
Một trong những điều kiện bắt buộc đầu tiên để thành lập Văn phòng công chứng là phải có hai công chứng viên. Mặc dù, cuối năm 2019, đầu năm 2020, đã có thêm vài trăm công chứng viên được bổ nhiệm nhưng con số đó chẳng thấm vào đâu so với nhu cầu hiện nay. Điều đáng nói là không phải công chứng viên nào được bổ nhiệm cũng có nhu cầu hành nghề. Càng khó khăn hơn khi tìm được những công chứng viên đủ điều kiện để làm Trưởng Văn phòng.
Tìm kiếm công chứng viên đã khó, việc tìm kiếm và lắp ráp các vị trí khác trong bộ máy theo đề án thành lập Văn phòng công chứng để đáp ứng yêu cầu theo Tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng càng khó khăn hơn. Từ vị trí Trưởng Văn phòng công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ đến vị trí tạp vụ… cũng đều ảnh hưởng đến điểm số của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
3. Bài toán kinh tế
Dễ bị bỏ qua, vì ngoại trừ các công chứng viên đã và đang hành nghề thì hầu hết những người sẵn sàng bỏ vốn ra đầu tư thành lập Văn phòng công chứng đều nghĩ rằng công chứng là nghề có lợi nhuận cao. Tuy nhiên, thực tế không như vậy. Thực tế cho thấy, số lượng các Văn phòng công chứng trong tình trạng từ hòa đến lỗ ở các địa phương ngày càng nhiều. Có những Văn phòng lỗ triền miên cả chục năm. Thế nhưng, dường như những công chứng viên tâm huyết, say nghề vẫn cố giữ Văn phòng bằng được với mong muốn, hy vọng vào một tương lai tươi sáng hơn.
Trừ một số ít Văn phòng công chứng mới hoạt động có nguồn thu cơ bản trang trải được các chi phí hoạt động, còn lại hầu hết các Văn phòng công chứng mới thành lập đều không thể đạt được điểm hoà vốn trong 2 năm đầu tiên. Có nhiều lý do mang tính đặc thù mà các chủ đầu tư không lường trước được. Điều này dẫn đến hệ lụy là các Văn phòng công chứng buộc phải bước vào cuộc cạnh tranh không lành mạnh vì mục tiêu sống còn để tồn tại.
Theo quy định của Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng là tổ chức cung cấp dịch vụ công do nhà nước ủy nhiệm. Tuy nhiên, xét cho cùng thì Văn phòng công chứng cũng là tổ chức kinh tế, do vậy, ngoài vấn đề chuyên môn, vấn đề doanh thu mới là vấn đề “cốt tử”. Nếu thành lập Văn phòng công chứng mà chỉ phụ thuộc vào một nguồn doanh thu theo quan hệ của ai đó mà không có phương án hạch toán tổng thể dài hạn thì thất bại là điều hiển nhiên.
4. Đầu tư theo trào lưu
Điều dễ nhận thấy là đa số các công chứng viên không phải là những doanh nhân giỏi về việc tính toán phương án kinh tế, càng không phải là các nhà quản trị chuyên nghiệp. Ở chiều ngược lại thì nhiều chủ đầu tư nhạy bén về kinh doanh, giỏi về quản trị lại không am hiểu về nghề công chứng. Hai yếu tố này kết hợp lại tạo nên những trào lưu, những cơn sốt ảo khi mọi người đều cố để thành lập cho bằng được một Văn phòng công chứng của riêng mình.
Tất nhiên nói vậy, không phải là việc thành lập Văn phòng công chứng bất khả thi nhưng hiểu đúng, lường trước được mọi việc để có bài toán đầu tư đúng đắn thì việc thành lập Văn phòng công chứng không chỉ nằm ở sự tự tin về quan hệ, về tài chính hay nguồn khách hàng mà nó cần rất nhiều yếu tố khác, cần sự chuẩn bị nghiêm túc, lâu dài chứ không phải làm theo cảm hứng.
5. Không lường trước được trách nhiệm của Công chứng viên và Văn phòng công chứng
Không ít Văn phòng công chứng hiện nay đang trong tình trạng sống không được mà chết cũng chẳng xong. Đừng nghĩ rằng, muốn thì thành lập, không làm được thì chấm dứt hoạt động. Tôi biết có những Văn phòng công chứng “bán" không ai “mua”, chấm dứt hoạt động cũng không được mà làm tiếp thì công chứng viên chủ yếu dành thời gian để giải trình với cơ quan điều tra, tòa án …
Có thể khẳng định rằng, công chứng là một nghề có tính rủi ro cao. Rủi ro được tích lũy theo thời gian, theo số lượng công việc. Rủi ro lớn hay nhỏ phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và tư duy hành nghề của công chứng viên. Có thể nhiều công chứng viên cho rằng họ phải chịu “sức ép” từ chủ đầu tư (những người bỏ vốn ra để thành lập Văn phòng công chứng). Tuy nhiên, cá nhân tôi cho rằng, vấn đề quan trọng và quyết định nhất vẫn nằm ở phía công chứng viên. Trong nhiều trường hợp, các chủ đầu tư trở thành nạn nhân mà hậu quả phải 5 năm, 10 năm sau họ mới nhận ra.
6. Không đánh giá đúng vai trò của Công chứng viên và các vị trí công việc trong Văn phòng công chứng
Điều đáng nói là ngay cả khi các công chứng viên đầu tư, thành lập Văn phòng công chứng thì nhiều người cũng đang tự hạ thấp vị thế nghề nghiệp của mình khi không hạch toán hợp lý mức lương của công chứng viên và các vị trí việc làm khác trong Văn phòng công chứng.
Trong cuốn sách “Những kẻ xuất chúng”, tác giả Malcolm Gladwell đã kết luận rằng: để trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực, người ta cần nỗ lực rèn luyện trong lĩnh vực đó liên tục trong khoảng từ 10.000 đến 15.000 giờ. Quy đổi ra thời gian làm việc tương đương từ 5-8 năm. So sánh với điều kiện để trở thành công chứng viên thì ít nhất một cử nhân luật sau khi tốt nghiệp cũng cần đến 7 năm phấn đấu. Như vậy, một công chứng viên có thời gian rèn luyện tương đương với một chuyên gia theo cách mô tả trên.
Hiện nay, nếu đem so sánh mức thu nhập của một công chứng viên mới vào nghề với nhân sự có trình độ, kinh nghiệm tương đương ở nhiều ngành nghề khác thì mức thu nhập của công chứng viên bất lợi hơn nhiều. Hiện nay, nhiều “chủ đầu tư” vẫn đi tìm kiếm công chứng viên với quỹ lương dự kiến là 8 đến 12 triệu đồng, thậm chí là thấp hơn. Họ luôn lấy tiêu chuẩn là mức lương trả cho những công chứng viên nhiều kinh nghiệm tại địa phương, thực chất là những người từng làm các chức danh tư pháp khác về hưu và chuyển đổi sang làm công chứng viên.
Lý do tiếp theo được đưa ra là tại nhiều địa phương thì giá trị giao dịch nhỏ nên doanh thu của Văn phòng công chứng thấp, không thể trả cao được. Kết quả là một số công chứng viên tìm đến cách cho thuê “tư cách công chứng viên” để hợp danh trong các Văn phòng công mà không hành nghề trong thực tiễn, dù đó là hành vi phạm quy định của pháp luật, trái quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Các vị trí việc làm khác ở Văn phòng công chứng cũng tương tự như vậy. Tại thành phố Hà Nội và nhiều địa phương khác mức thu nhập của trợ lý giúp việc chuyên môn cho công chứng viên chỉ dao động từ 4 đến 7 triệu đồng, tương đương mức lương của người giúp việc gia đình, thậm chí thấp hơn mức lương của nhân viên bán hàng trong các cửa hàng bán lẻ. Những trợ lý có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên thì thu nhập cũng chỉ ở mức 8 đến 12 triệu đồng, còn những người có mức thu nhập trên 15 triệu là tương đối ít.
Điều đáng nói là khi dự trù phương án thành lập Văn phòng công chứng, người ta thường lấy mức thu nhập khởi điểm ở địa phương ra để hạch toán, đến khi không thể tuyển dụng được lao động tại địa phương thì rất khó để thu hút lao động từ địa phương khác.
7. Không lường trước được sự thay đổi về chính sách và nguồn việc
Năm 2015, sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành, nhiều Văn phòng công chứng đã vui mừng vì có thêm nguồn thu mới từ việc công chứng bản dịch,chứng thực chữ ký chứng thực bản sao từ bản chính. Nhưng chỉ vài tháng sau đó, khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 06/02/2015 của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được ban hành thì ngay lập tức nhiều Văn phòng công chứng bị rơi vào khủng hoảng vì Ủy ban nhân dân các phường, xã cạnh tranh trực tiếp với Văn phòng công chứng. Kết quả là hàng loạt Văn phòng công chứng lâm vào tình trạng thua lỗ, thậm chí tê liệt.
8. Khủng hoảng về chuyên môn nghiệp vụ
Tôi phải dùng từ “khủng hoảng” bởi một số Văn phòng công chứng mới thành lập với thực tế chỉ một công chứng viên yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ; chỉ khi bị thanh tra, kiểm tra hoặc xảy ra tranh chấp thì mới tá hỏa vì thực hiện việc công chứng, chứng thực chỗ nào cũng sai, chỗ nào cũng bị xử phạt, cũng phải bồi thường cho người yêu cầu công chứng. Trong suy nghĩ của nhiều người, công chứng là một lĩnh vực nhỏ hẹp nhưng những ai làm nghề nghiêm túc đều thấy rằng đây là lĩnh vực đặc thù với đòi hỏi cần có sức khỏe, chuyên môn cao, kiến thức pháp luật và xã hội sâu rộng, nhiều kinh nghiệm và kỹ năng hành nghề của công chứng viên.
9. Có nên thành lập Văn phòng công chứng?
Để trả lời câu hỏi đó cần sự nghiên cứu, đánh giá, chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ về tài chính, quan hệ mà cần có yếu tố con người, yếu tố chuyên môn cùng nhiều vấn đề khác. Hành nghề công chứng không phải là một cuộc dạo chơi và việc thành lập Văn phòng công chứng cần sự đầu tư nghiêm túc của những công chứng viên có chuyên môn sâu chứ không dành cho sự mơ hồ, ngẫu hứng.
