Quy định rõ, giảm rủi ro
Điểm mới nổi bật của Thông tư này là đã quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền. Theo đó, việc ủy quyền phải thỏa mãn đầy đủ các yếu tố tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Khi đó, các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền gồm: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Theo ông Nguyễn Chí Thiện (Trưởng phòng công chứng số 2, Sở Tư pháp TP. Hà Nội), điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP mới chỉ quy định chung chung về việc chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản mà chưa có hướng dẫn cụ thể.
Ví dụ như trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền trông nom nhà là được phép. Tuy nhiên, việc trông nom nhà thường gắn với việc quản lý ngôi nhà, mà ủy quyền quản lý tài sản là nhà ở thuộc diện không được chứng thực chữ ký. Vì vậy, khiến các công chứng viên, cán bộ tư pháp vào thế khó vì khó từ chối khách hàng, nếu chứng thực chữ ký thì dễ gây tiềm ẩn tranh chấp, rủi ro trong quan hệ, giao dịch dân sự, hành chính. Do đó, việc Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định rõ các trường hợp được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền đã góp phần giảm bớt rủi ro và tạo thuận lợi cho công chứng viên.
Đồng tình với quan điểm trên, ông Nguyễn Xuân Bang (Trưởng Phòng công chứng số 6, Sở Tư pháp TP. Hà Nội) nhấn mạnh việc quy định rạch ròi các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền tại Thông tư số 01 sẽ tạo điều kiện cho người chứng thực áp dụng pháp luật rõ ràng, minh bạch, nhanh chóng. Đồng thời thuận lợi cho người dân trong lập các Giấy ủy quyền trong các lĩnh vực trên; giảm bớt các giấy tờ, thủ tục khi chỉ phải lập Giấy ủy quyền thay vì Hợp đồng, giao dịch.
Tuy nhiên, ông Bang tỏ ra băn khoăn quy định như vậy liệu có bó hẹp, không bao quát được hết các trường hợp được chứng thực trên giấy ủy quyền mà Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho phép? Đơn cử như ủy quyền quản lý ô tô, xe máy, trường hợp này được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền vì thỏa mãn các yếu tố của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng lại không thuộc trường hợp được quy định cụ thể tại Thông tư số 01 nên gây khó khăn cho cả người dân lẫn công chứng viên.
Bớt lúng túng khi phát hiện sai sót
Theo quy định hiện nay, người yêu cầu chứng thực sẽ nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông mà không nộp trực tiếp cho người thực hiện chứng thực (Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã) nên không thể thực hiện ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người thực hiện chứng thực. Giải quyết vấn đề này, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra và cũng ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Theo chị Đỗ Hải Yến (công chức tư pháp UBND phường Ninh Xá, TP.Bắc Ninh), quy định như vậy giúp xóa được tâm lý e ngại cho người có thẩm quyền chứng thực khi không được nhìn ký tận mắt mà vẫn thực hiện chứng thực đồng thời tạo thuận lợi trong việc xác định trách nhiệm khi phát sinh rủi ro. Mặt khác, cũng giúp cho người dân tiết kiệm thời gian, công sức chờ đợi Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã vì họ còn đảm nhiệm nhiều công việc khác, không phải lúc nào cũng trực tại bộ phận một cửa.
Trước đây, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định xử lý cụ thể đối với giấy tờ, văn bản đã được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật nên các cơ quan thực hiện chứng thực rất lúng túng khi phát hiện sai sót. Theo ông Nguyễn Chí Thiện, do lượng văn bản mà các cơ quan thực hiện công chứng là rất lớn, cao điểm thậm chí có thể lên đến hàng ngàn văn bản mỗi ngày mà không lưu bản sao, lưu thông tin người đến công chứng nên khi có sai sót, rất khó thu hồi và không biết thu hồi bằng cách nào.
Còn ông Nguyễn Xuân Bang cho rằng nan giải nhất là cách thức thu hồi văn bản có sai sót và ai có thẩm quyền ban hành quyết định hủy bỏ văn bản đã chứng thực không đúng quy định? Đến nay, Thông tư số 01 đã cơ bản giải quyết được vướng mắc này khi quy định rõ các giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý. Đồng thời quy định rõ chủ thể ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định và đăng tải thông tin về những giấy tờ, văn bản này (gồm Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã, người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự).
Ngoài những điểm tiến bộ nêu trên, ông Bang còn đánh giá rất cao những điểm mới của Thông tư số 01 khi quy định tương đối chi tiết trình tự, thủ tục chứng thực trong tất cả các trường hợp (chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trên giấy tờ văn bản; chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch); hướng dẫn cách ghi số chứng thực, cách lưu trữ văn bản, có mẫu lời chứng chi tiết… Điều này giúp các công chứng viên, đặc biệt là cán bộ cấp xã, phường bớt lúng túng khi thực hiện công việc và giúp người dân thuận tiện, yên tâm khi thực hiện các giao dịch.
