Sau sáp nhập, dữ liệu trường học đã theo kịp?

Khi một trường học lớn lên sau sáp nhập

Trước đây, giáo viên chủ nhiệm tại Trường THCS Nha Trang, phường Phan Đình Phùng, tỉnh Thái Nguyên, có thể mất khoảng 10 phút đầu giờ để điểm danh, tổng hợp số học sinh có mặt, nghỉ học và thông báo tới phụ huynh.

Hiện nay, hệ thống camera điểm danh có thể ghi nhận học sinh đến, rời trường và tự động gửi thông báo cho gia đình. Giáo viên vẫn theo dõi tình hình lớp học, nhưng giảm được một phần thao tác tổng hợp thủ công lặp lại mỗi ngày.

Điểm danh chỉ là một trong nhiều công việc đã thay đổi. Trước đây, vào những đợt cao điểm, giáo án giấy của giáo viên được xếp thành từng chồng trên bàn tổ trưởng để chờ kiểm tra, phê duyệt. Hồ sơ, sổ sách và học bạ phải in, ký, phân loại và bố trí nơi lưu trữ. Khi cần kiểm tra lại một thông tin, cán bộ quản lý phải tìm đúng bộ hồ sơ và đối chiếu qua nhiều giấy tờ.

Sau gần hai năm thí điểm và triển khai, nhiều hồ sơ, giáo án, sổ sách và học bạ của trường đã được đưa lên môi trường số. Theo ước tính của nhà trường, việc này giúp giảm khoảng 80–90% khối lượng xử lý thủ công ở một số khâu hành chính.

“Trước đây, việc kiểm tra hồ sơ cần tìm và đối chiếu từng bộ. Hiện nay, chỉ cần một vài thao tác, cán bộ quản lý đã có thể nắm được thông tin, số liệu và tình hình hồ sơ, sổ sách của nhà trường”, bà Phạm Thị Thanh Hải, Hiệu trưởng Trường THCS Nha Trang, cho biết.

Học bạ được ký số và gửi lên cơ sở dữ liệu học bạ số của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hồ sơ điện tử giúp giảm chi phí in ấn, không gian bảo quản và thời gian tra cứu. Phụ huynh có thể theo dõi thời khóa biểu, kết quả học tập và tình hình chuyên cần của con trên ứng dụng thay vì chờ thông báo theo từng đợt.

Nhà trường hiện sử dụng một số nền tảng cho các nhu cầu khác nhau. eDoc hỗ trợ quản lý hồ sơ, sổ sách và trình ký; SMAS quản lý thông tin học sinh, giáo viên, lớp học; Edu.One là kênh kết nối với học sinh và phụ huynh. Các nền tảng do Viettel cung cấp giúp nhiều công việc trước đây thực hiện trên giấy được chuyển lên môi trường điện tử.

Năm học 2026 - 2027, hệ thống này đứng trước một phép thử mới. Trường THCS Nha Trang được tổ chức lại trên cơ sở sáp nhập Trường THCS Nha Trang và Trường THCS Túc Duyên. Sau sắp xếp, trường có 63 lớp với 2.841 học sinh, 104 cán bộ, giáo viên, nhân viên; hoạt động tại một trụ sở chính và một phân hiệu.

Theo phản ánh từ nhà trường, ban giám hiệu hiện vẫn phải theo dõi ba đến bốn ứng dụng phục vụ các mảng giáo dục, nhân sự, tài chính và điều hành. Vấn đề không nằm ở số lượng phần mềm, bởi mỗi hệ thống có một chức năng riêng. Điểm cần giải quyết là cùng một thông tin có được sử dụng cho nhiều nghiệp vụ hay vẫn phải nhập lại, kiểm tra và đối chiếu ở từng nơi.

Giảm đầu mối nhưng không giảm địa bàn quản lý

Câu chuyện tại Trường THCS Nha Trang là một phần của quá trình sắp xếp trên toàn tỉnh. Đến ngày 20/8/2026, Thái Nguyên hoàn thành việc tổ chức lại mạng lưới giáo dục công lập, giảm 505 đầu mối, từ 929 xuống còn 424 cơ sở. Trong số này, 366 trường thuộc UBND các xã, phường; 58 trường và trung tâm thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo.

Tuy nhiên, 505 đầu mối được cắt giảm trên sơ đồ tổ chức không đồng nghĩa với từng ấy địa điểm dạy học biến mất. Sau sắp xếp, toàn tỉnh vẫn duy trì 523 phân hiệu và 578 điểm trường lẻ, phù hợp với phân bố dân cư, điều kiện địa lý và việc đi lại của học sinh.

Đây là lý do dữ liệu trở thành một phần quan trọng của quá trình sắp xếp. Khi hai hoặc nhiều trường được hợp nhất, hệ thống phải nhận diện được học sinh nào thuộc lớp nào, giáo viên được phân công ở đâu, tài sản nằm tại điểm trường nào và hồ sơ cũ cần được kế thừa ra sao. Nếu dữ liệu trùng lặp, thiếu cập nhật hoặc không thống nhất giữa các phần mềm, khó khăn sẽ xuất hiện khi nhà trường tổng hợp báo cáo và phân bổ nguồn lực.

Tiến sĩ Nguyễn Văn Hưng, Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên, cho rằng các báo cáo và dữ liệu phân tích có thể giúp cơ quan quản lý nhận diện sớm vấn đề về phân bổ giáo viên, biến động số học sinh hoặc nhu cầu cơ sở vật chất, từ đó có thêm căn cứ điều hành.

Nhưng có một cơ sở dữ liệu tập trung chưa đồng nghĩa với việc mọi nghiệp vụ tại trường đã tự động kết nối. Do dữ liệu học tập, nhân sự, tài chính và tài sản được hình thành trên những hệ thống chuyên môn khác nhau, yêu cầu sau sáp nhập không phải đưa tất cả công việc vào một ứng dụng, mà là thống nhất cách nhận diện, cập nhật và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống.

Khi dữ liệu được tổ chức thống nhất, một thông tin chỉ cần nhập đúng từ nơi phát sinh và có thể sử dụng cho nhiều nghiệp vụ. Nhờ đó, “hàng chờ” trên bàn làm việc không chuyển thành những lần đăng nhập, nhập liệu và đối chiếu giữa các màn hình.

Dữ liệu theo mô hình trường mới

Tại Thái Nguyên, Viettel đã bắt đầu tiếp cận bài toán này từ việc rà soát hiện trạng. Từ đầu năm 2026, Viettel Thái Nguyên phối hợp với tỉnh khảo sát 139 cơ sở dữ liệu thuộc 21 sở, ngành nhằm đánh giá mức độ số hoá, chất lượng và khả năng kết nối, làm cơ sở xây dựng dữ liệu chuyên ngành và dữ liệu dùng chung giai đoạn 2026-2027. Đơn vị cũng tham gia tư vấn thí điểm trung tâm dữ liệu của tỉnh, trong đó có kho dữ liệu dùng chung và hệ thống điều hành thông minh.

Từ năm học 2026-2027, Viettel đã cập nhật phần mềm SMAS để đáp ứng mô hình trường sau sáp nhập. Dữ liệu của các trường cũ được kết chuyển sang đơn vị mới, đồng thời tổ chức lại theo cơ cấu trường chính, phân hiệu và điểm trường. Nhờ đó, các cơ sở giáo dục có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu hiện có mà không phải nhận lại từ đầu, bảo đảm công tác quản lý không bị gián đoạn khi đầu mối và quy mô thay đổi.

Trên nền tảng đó, Viettel tiếp tục hoàn thiện hệ sinh thái giáo dục số theo hướng kết nối và đồng bộ dữ liệu xuyên suốt từ quản lý nhà trường, dạy học đến kết nối với phụ huynh. Mỗi hệ thống vẫn đảm nhiệm chức năng riêng, nhưng dữ liệu sẽ từng bước được chia sẻ, khai thác thống nhất, qua đó tạo nền tảng cho hoạt động quản lý giáo dục đồng bộ và hiệu quả hơn.

Theo Thượng tá Vũ Hồng Quân, Giám đốc Viettel Thái Nguyên, “Chuyển đổi số chỉ tạo ra thay đổi thực chất khi dữ liệu từ các hệ thống trở thành nguồn lực dùng chung, giúp ngành nhận diện vấn đề sớm hơn, điều hành minh bạch và phục vụ người dùng tốt hơn”.

Số hóa đã giúp nhà trường giảm việc thủ công và duy trì hoạt động sau sáp nhập. Bước tiếp theo để dữ liệu theo kịp bộ máy mới là kết nối dữ liệu xuyên suốt từ cấp lớp học tới cấp điều hành.