Dự thảo Thông tư quy định đối tượng áp dụng là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước, Thủ trưởng cơ quan thanh tra nhà nước, Thủ trưởng cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành, Trưởng đoàn thanh tra, thành viên đoàn thanh tra, công chức được giao thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành.
Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước. Người được giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại, tố cáo.
Văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện lưu trữ hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Theo dự thảo, việc lập hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo phải theo đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hoặc trình tự thanh tra, giải quết khiếu nại, giải quyết tố cáo. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính.
Dự thảo quy định, đối với việc lập hồ sơ thanh tra, trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc lập hồ sơ thanh tra. Thanh tra viên, công chức được giao nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành tiến hành thanh tra độc lập.
Nội dung lập hồ sơ thanh tra gồm: thời điểm mở hồ sơ được xác định từ ngày ban hành quyết định thanh tra. Thu thập phân loại văn bản, tài liệu và lập mục lục để quản lý văn bản, tài liệu trong quá trình tiến hành thanh tra. Thời điểm kết thúc hồ sơ được xác định từ ngày người có thẩm quyền ra văn bản chỉ đạo hoặc quyết định về việc xử lý kết quả thanh tra.
Đối với việc lập hồ sơ giải quyết khiếu nại: người giải quyết khiếu nại có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc lập hồ sơ giải quyết khiếu nại. Trường hợp người giải quyết khiếu nại giao cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp hoặc cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của mình tiến hành xác minh nội dung khiếu nại, thành lập tổ xác minh nội dung khiếu nại thì thủ trưởng đơn vị chủ trì hoặc tổ trưởng tổ xác minh, người được giao nhiệm vụ xác minh có trách nhiệm giúp người giải quyết khiếu nại lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.
Nội dung lập hồ sơ giải quyết khiếu nại gồm: thời điểm mở hồ sơ được xác định từ ngày người có thẩm quyền ra thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu và lập mục lục để quản lý văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết khiếu nại. Thời điểm kết thúc hồ sơ được xác định từ ngày người có thẩm quyền gửi quyết định giải quyết khiếu nại và kết thúc việc công khai quyết định giải quyết khiếu nại.
Đối với việc lập hồ sơ giải quyết tố cáo: người giải quyết tố cáo có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc lập hồ sơ giải quyết tố cáo. Trường hợp người giải quyết tố cáo giao cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác tiến hành xác minh nội dung tố cáo, thành lập đoàn xác minh tố cáo hoặc tổ xác minh tố cáo thì thủ trưởng đơn vị chủ trì hoặc tổ trưởng tổ xác minh có trách nhiệm giúp người giải quyết tố cáo lập hồ sơ giải quyết tố cáo.
Nội dung lập hồ sơ giải quyết vụ việc tố cáo gồm: Thời điểm mở hồ sơ được xác định từ ngày người có thẩm quyền ban hành quyết định thụ lý giải quyết tố cáo. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu và lập mục lục để quản lý văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết tố cáo. Thời điểm kết thúc hồ sơ được xác định từ ngày người có thẩm quyền kết thúc việc công khai kết luận nội dung tố cáo, thông báo kết quả giải quyết tố cáo cho người tố cáo và công khai quyết định xử lý hành vi vi phạm bị tố cáo.
Dự thảo cũng quy định, đối với việc lưu giữ, nộp lưu hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo thì chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo, người có trách nhiệm lập hồ sơ phải sắp xếp, thống kê mục lục hồ sơ và chuyển cho đơn vị được giao chủ trì thanh tra, đơn vị tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan và chậm nhất 12 tháng kể từ ngày kết thúc hồ sơ thanh tra, các đơn vị lưu giữ hồ sơ phải nộp vào lưu trữ cơ quan...
Đối với việc quản lý, sử dụng, khai thác hồ sơ: người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định việc sử dụng hồ sơ thanh tra, hò sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo được lưu trữ tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
Việc quản lý, sử dụng hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp lật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, pháp luật về lưu trữ và quy định của cơ quan quản lý hồ sơ.
