Quy định về hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định, hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử là HĐLĐ được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ, việc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

HĐLĐ điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Bên cạnh đó, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định việc giao kết HĐLĐ điện tử được thực hiện thông qua eContract phải bảo đảm các điều kiện sau: Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu HĐLĐ điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.

Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu HĐLĐ điện tử đã được giao kết trên eContract.

Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.

Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong HĐLĐ.

Có chức năng chứng thực HĐLĐ điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực HĐLĐ điện tử trước khi HĐLĐ điện tử về nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID.

Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.

Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định. Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch HĐLĐ điện tử.

Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với nền tảng HĐLĐ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ. Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.

Ngoài ra, Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng quy định các điều kiện đối với người sử dụng lao động và người lao động.

Theo đó, đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân phải có giấy tờ tùy thân bao gồm: thẻ CCCD hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình phải có quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ CCCD hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ, HĐLĐ điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết HĐLĐ điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi HĐLĐ điện tử về nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Chậm nhất là ngày 1/7/2026, nền tảng HĐLĐ điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Việc giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP từ ngày 1/7/2026.