Tuy nhiên, vẫn còn không ít tồn tại, hạn chế đòi hỏi phải có giải pháp khắc phục mà một trong số các giải pháp được quan tâm chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chứng thực sao cho đạt hiệu quả tốt nhất.
Nghiêm túc triển khai Nghị định 23
Việc triển khai thi hành Nghị định 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã được Bộ Tư pháp triển khai thực hiện nghiêm túc, đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra tình hình thực hiện tại các địa phương nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai sót và tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong công tác chứng thực tại địa phương.
Bộ Tư pháp cũng phối hợp với Bộ Ngoại giao trong việc triển khai thực hiện Nghị định 23 tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thường xuyên trao đổi nghiệp vụ (thông qua làm việc trực tiếp, điện thoại và các công văn) với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao, bảo đảm cho công tác chứng thực ở các Cơ quan đại diện được thực hiện đúng quy định pháp luật; phối hợp với các đơn vị có liên quan trong và ngoài Bộ trong trao đổi nghiệp vụ, giải đáp vướng mắc liên quan đến công tác chứng thực.
Tại địa phương, 63/63 UBND các tỉnh, TP trực thuộc T.Ư đã ban hành kế hoạch cụ thể và công văn hướng dẫn việc triển khai thi hành Nghị định 23 trên phạm vi địa phương; chú trọng công tác tuyên truyền, phổ biến, tập huấn, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do HĐND tỉnh ban hành liên quan đến lĩnh vực chứng thực để kịp thời bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ cho phù hợp với Nghị định 23.
Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố đưa các nội dung của Nghị định 23 vào chương trình để tập huấn nghiệp vụ hàng năm, nhất là đối với hoạt động chứng thực các hợp đồng, giao dịch ở cấp xã. Trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Tư pháp, về cơ bản, các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã cũng đã triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định của Nghị định 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Cần xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực
Mặc dù việc triển khai Nghị định 23 đạt nhiều kết quả tích cực nhưng một hạn chế đáng chú ý là quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa chặt chẽ. Cụ thể, việc quy định các thành phần trong hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của Nghị định 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành còn đơn giản so với quy định của pháp luật chuyên ngành như đất đai, nhà ở, ngân hàng...
Vì vậy, dễ gây rủi ro sau khi chứng thực, đặc biệt là những hợp đồng có giá trị tài sản lớn. Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành không có hướng dẫn về mẫu hợp đồng giao dịch nên người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực gặp rất nhiều khó khăn khi soạn thảo, xem xét nội dung của hợp đồng.
Từ thực tiễn địa phương, đại diện Sở Tư pháp Hà Tĩnh cho biết, hiện chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu (CSDL) về chứng thực nói chung và chứng thực hợp đồng, giao dịch nói riêng ở UBND cấp xã. Do đó, trên thực tế vẫn còn xảy ra tình trạng người dân vừa yêu cầu công chứng ở tổ chức hành nghề công chứng vừa yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch ở UBND cấp xã nhưng người thực hiện chứng thực không biết được.
Khi ấy, hợp đồng, giao dịch có thể xảy ra tranh chấp, ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Để giải quyết thì cần xây dựng phần mềm về chứng thực áp dụng thống nhất cho các địa phương trên cả nước, tương tự như phần mềm hộ tịch, phần mềm quản lý lý lịch tư pháp…
Tuy nhiên, đã có địa phương đi đầu trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đối với hoạt động chứng thực là Hải Dương. Giám đốc Sở Tư pháp Ngô Quang Giáp cho hay, đơn vị đã xây dựng được CSDL trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
Ông Giáp khẳng định, CSDL ra đời đã mang lại nhiều tiện ích, tạo thuận lợi cho người làm công tác chứng thực. Đặc biệt, thông qua việc kiểm tra đối chiếu dữ liệu trong CSDL, đã ngăn chặn được nhiều trường hợp yêu cầu chứng thực trái quy định của pháp luật như 15 vụ giấy tờ giả, hàng chục vụ mua bán ô tô từ 2 lần trở lên… Có điều, CSDL mới chỉ trong phạm vi tỉnh, chưa có kết nối với các đơn vị khác liên quan nên vẫn còn nhiều hạn chế.
Đồng tình, Cục trưởng Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (Bộ Tư pháp) Nguyễn Công Khanh cũng cho rằng, cần nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực theo hướng xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực áp dụng chung trên phạm vi cả nước và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Phần mềm này sẽ phục vụ lưu trữ thông tin chứng thực hợp đồng giao dịch, kết nối với các phần mềm chuyên ngành có liên quan như công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm… nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng khi thực hiện chứng thực, đảm bảo sự chính xác khi chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác chứng thực.
