Luật Hộ tịch (sửa đổi) với các bước đột phá trong đăng ký, quản lý hộ tịch

Ba điểm đột phá lớn

Dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) được xây dựng trên nền tảng thay đổi tư duy quản lý: từ “ghi chép sự kiện” sang quản lý một hệ thống dữ liệu hộ tịch xuyên suốt vòng đời cá nhân.

Ngay ở phạm vi điều chỉnh, thay vì liệt kê chi tiết từng nội dung, dự thảo lựa chọn cách tiếp cận theo các nhóm nội dung lớn gồm hộ tịch, đăng ký hộ tịch, cơ sở dữ liệu hộ tịch và quản lý nhà nước về hộ tịch. Cách thiết kế này giúp Luật giữ được tính ổn định, tránh phải sửa đổi khi thực tiễn phát sinh.

Song song với đó, hệ thống khái niệm được chỉnh lý theo hướng rõ ràng, dễ áp dụng hơn: “Hộ tịch” được xác định là toàn bộ sự kiện, thông tin nhân thân từ khi sinh ra đến khi chết; “sổ hộ tịch” bao gồm cả sổ giấy và sổ điện tử lưu trữ vĩnh viễn; “Giấy khai sinh” là giấy tờ hộ tịch đầu tiên, là “gốc của gốc” của mỗi cá nhân. Những điều tưởng như kỹ thuật này thực chất là nền tảng để vận hành cả hệ thống. Đáng chú ý, nguyên tắc đăng ký hộ tịch cũng được siết chặt, minh bạch: mọi sự kiện phải được đăng ký đầy đủ, chính xác, không trùng lặp; nếu không đủ điều kiện thì phải từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do; trường hợp không có thời hạn cụ thể thì phải giải quyết trong 24 giờ.

Điểm nổi bật nhất của dự thảo Luật nằm ở ba trụ cột cải cách.

Thứ nhất, đăng ký hộ tịch chủ động. Thay vì người dân phải đi làm thủ tục, cơ quan nhà nước sẽ chủ động thực hiện đăng ký khai sinh, khai tử khi có dữ liệu từ cơ sở y tế được kết nối. Tuy nhiên, đây là cải cách lớn nên được thiết kế theo lộ trình: chậm nhất đến ngày 01/01/2031 mới triển khai thống nhất trên toàn quốc, nhằm bảo đảm hạ tầng, dữ liệu và quy trình đủ “chín”.

Thứ hai, xây dựng Sổ hộ tịch điện tử cho mỗi cá nhân và Cơ sở dữ liệu hộ tịch làm nền tảng và khẳng định Cơ sở dữ liệu hộ tịch là một cơ sở dữ liệu quốc gia, bởi dữ liệu hộ tịch mang tính “gốc”, xác lập trạng thái pháp lý ban đầu và toàn bộ biến động nhân thân của cá nhân. Dữ liệu này không chỉ phục vụ quản lý hộ tịch mà còn là căn cứ đối chiếu, làm sạch các dữ liệu khác như dân cư, y tế, bảo hiểm.

Về nguyên tắc xử lý sai lệch dữ liệu, nếu cơ sở dữ liệu khác với sổ giấy thì điều chỉnh theo sổ giấy; nếu giấy tờ, hồ sơ cá nhân không thống nhất thì điều chỉnh theo dữ liệu hộ tịch. Quy định này nhằm chốt lại “chuẩn dữ liệu”, tránh tình trạng mỗi nơi hiểu, sử dụng một kiểu như trước đây.

Thứ ba, cải cách thủ tục hành chính theo hướng giảm tối đa gánh nặng cho người dân. Nguyên tắc “chỉ cung cấp thông tin một lần” được đặt ra, cơ quan nhà nước phải chủ động khai thác dữ liệu đã có thay vì yêu cầu nộp lại giấy tờ. Đồng thời, người dân vẫn được quyền lựa chọn hình thức nộp hồ sơ (trực tuyến, trực tiếp, qua bưu chính), bảo đảm không ai bị “bỏ lại phía sau” trong thực hiện cải cách thủ tục hành chích.

Đặc biệt, việc đăng ký hộ tịch không phụ thuộc địa giới hành chính được luật hóa. Việc thực hiện quy định này của Luật bảo đảm khả thi ngay, nhờ hệ thống dữ liệu đã vận hành toàn quốc từ năm 2025, cho phép tra cứu thông tin không phụ thuộc nơi cư trú hay nơi đăng ký trước đây.

Không chỉ cải cách thủ tục, dự thảo Luật còn xử lý một số vấn đề về nội dung. Với đề xuất thay “quê quán” bằng “nguyên quán”, Chính phủ lựa chọn giữ nguyên quy định hiện hành. Lý do rất thực tế: “quê quán” đã được sử dụng ổn định trong nhiều hệ thống dữ liệu và giấy tờ, nếu thay đổi sẽ gây xáo trộn lớn, tốn kém và ảnh hưởng tính liên thông. Đồng thời, dự thảo Luật mở rộng quyền của người dân trong việc thay đổi thông tin hộ tịch. Người đã thành niên có thể yêu cầu thay đổi quê quán theo nguyện vọng, thay vì bị “đóng khung” theo lựa chọn ban đầu.

Đối với các sự kiện, thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, nguyên tắc được nêu rõ: chỉ ghi nhận nếu không trái pháp luật Việt Nam. Điều này đồng nghĩa một số trường hợp như hôn nhân cùng giới tính, dù được công nhận ở nước ngoài, vẫn không được ghi vào sổ hộ tịch trong nước.

Một điểm đáng chú ý khác là cách tiếp cận với sổ giấy. Thay vì duy trì song song toàn bộ, dự thảo chỉ giữ sổ giấy đối với một số thủ tục đặc thù như đăng ký kết hôn, giám hộ - cần xác nhận trực tiếp về điều kiện và mang yếu tố văn hóa truyền thống. Các sổ đăng ký hộ tịch khác đều chỉ sử dụng sổ điện tử để giảm chi phí và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

Mỗi một công dân đều có một “sổ hộ tịch” của riêng mình với đầy đủ thông tin nhân thân từ khi sinh ra đến khi chết đi. Việc lập một “sổ hộ tịch” đầy đủ, phục vụ việc khai thác, sử dụng là vô cùng quan trọng và cần thiết. Bên cạnh trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc lập “sổ hộ tịch” của cá nhân thông qua việc đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin khi có biến động, thay đổi thông tin hộ tịch; trường hợp dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa có, chưa đầy đủ thì cá nhân cũng có trách nhiệm chủ động phối hợp, cung cấp giấy tờ hộ tịch để cơ quan đăng ký hộ tịch thu thập, bổ sung thông tin vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc đăng ký lại hộ tịch trong trường hợp không còn giấy tờ hộ tịch.

Bảo đảm điều kiện thi hành từ hạ tầng, nhân lực và cơ chế

Để bảo đảm cải cách thành công, điều kiện thi hành Luật được quan tâm hàng đầu. Về hạ tầng, hiện nay Cơ sở dữ liệu hộ tịch đã được xây dựng và vận hành trên toàn quốc từ giữa năm 2025, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và sẵn sàng chia sẻ với các hệ thống khác. Đây là nền tảng để triển khai các cải cách như đăng ký không phụ thuộc địa giới hay thủ tục liên thông. Về nhân lực, hiện có hơn 8.000 công chức làm công tác hộ tịch cấp xã, trong đó gần 90% công chức đã được bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch, hơn 90% công chức đã đáp ứng trình độ chuyên môn luật.

Bên cạnh nền tảng có sẵn về Cơ sở dữ liệu hộ tịch và nguồn nhân lực công chức làm công tác hộ tịch cấp xã hiện nay, dự thảo Luật đã có những quy định nhằm tiếp tục nâng cao năng lực, tiêu chuẩn cho đội ngũ công chức thực hiện công tác hộ tịch ở địa phương, cụ thể: “Chính phủ chỉ đạo rà soát, kiện toàn người làm công tác hộ tịch; quy định điều kiện, tiêu chuẩn của người làm công tác hộ tịch bảo đảm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao trong Luật...”. Theo đó, điều kiện, tiêu chuẩn của người làm công tác hộ tịch cấp xã cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tiêu chuẩn chung của công chức, đồng thời phải đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn của người làm công tác hộ tịch, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin thông qua chương trình bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ của Bộ, ngành Tư pháp.

Luật cũng giao Chính phủ quy định chi tiết về trách nhiệm của Bộ, ngành, địa phương nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân; quy định về xây dựng, hoàn thiện, thu thập thông tin, kết nối thông tin…bảo đảm dữ liệu hộ tịch “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, liên thông với các Cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan khác; bảo đảm lưu trữ đầy đủ thông tin hộ tịch của cá nhân trong các lần thu thập, cập nhật, điều chỉnh trong cơ sở dữ liệu.

Để tổ chức thi hành hiệu quả Luật sau khi được Quốc hội thông qua, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải có sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt triển khai thực hiện Luật; đặc biệt là các địa phương phải có sự quan tâm, bảo đảm về hạ tầng, bố trí biên chế công chức thực hiện nhiệm vụ hộ tịch linh động, phù hợp với số lượng việc hộ tịch phát sinh thực tế trên địa bàn.