Nội dung khiếu nại được ghi nhận bằng văn bản
Trước khi thụ lý, Viện kiểm sát (VKS) có thẩm quyền phải kiểm tra điều kiện thụ lý khiếu nại. Khiếu nại chỉ được thụ lý giải quyết khi được thực hiện bằng đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp. Trường hợp khiếu nại được thực hiện bằng đơn thì phải ghi rõ ngày, tháng, năm khiếu nại; tên, địa chỉ của người khiếu nại; tên, địa chỉ của cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng bị khiếu nại; nội dung, lý do khiếu nại, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại và yêu cầu giải quyết của người khiếu nại. Đơn khiếu nại phải do người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ. Nếu nhiều người khiếu nại bằng đơn về một nội dung thì trong đơn có chữ ký của những người khiếu nại và phải cử người đại diện để trình bày khi có yêu cầu của người giải quyết khiếu nại.
Trường hợp người khiếu nại đến khiếu nại trực tiếp thì người tiếp nhận khiếu nại hướng dẫn người khiếu nại viết đơn hoặc ghi lại nội dung khiếu nại bằng văn bản và yêu cầu người khiếu nại ký hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. Nếu nhiều người đến khiếu nại trực tiếp về một nội dung thì hướng dẫn người KN cử đại diện để trình bày nội dung khiếu nại và ghi lại việc khiếu nại bằng văn bản.
Khiếu nại được chấp nhận phải còn trong thời hiệu quy định của pháp luật. Trường hợp vì lý do bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan mà người KN không thực hiện được quyền khiếu nại theo đúng thời hiệu thì thời gian có lý do bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan đó không tính vào thời hiệu khiếu nại, nhưng người khiếu nại phải có giấy tờ, tài liệu chứng minh hoặc văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Một điều kiện nữa là khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của VKS theo quy định của pháp luật và Quy chế tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiểm sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp ban hành kèm theo QĐ số 51/QĐ-VKSTC-V12 ngày 02/02/2016 của Viện trưởng VKSNDTC (sau đây gọi tắt là Quy chế số 51).
Người khiếu nại phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, có quyền, lợi ích hợp pháp chịu tác động trực tiếp bởi quyết định tố tụng, hành vi tố tụng, quyết định giải quyết khiếu nại mà mình khiếu nại.
Người khiếu nại có thể tự mình hoặc thông qua người bào chữa, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp hoặc người đại diện thực hiện quyền khiếu nại. Trường hợp người khiếu nại là người dưới 18 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự mà không thể tự mình khiếu nại thì việc khiếu nại được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp và phải có giấy tờ chứng minh.
Việc khiếu nại cũng chỉ được chấp nhận khi chưa có quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật và chưa có đơn rút khiếu nại của người khiếu nại.
Sau khi kiểm tra, nếu khiếu nại đủ điều kiện thụ lý như trên thì VKS có thẩm quyền phải thụ lý để giải quyết và thông báo việc thụ lý bằng văn bản đến người khiếu nại.
Quy trình giải quyết khiếu nại
Sau khi thụ lý khiếu nại, người giải quyết khiếu nại yêu cầu người khiếu nại cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại, đồng thời yêu cầu người bị khiếu nại giải trình bằng văn bản và cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung bị khiếu nại. Trường hợp giải quyết khiếu nại lần thứ hai thì phải yêu cầu người giải quyết khiếu nại lần đầu cung cấp hồ sơ giải quyết khiếu nại. Thời hạn yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu và giải trình phải trong thời hạn giải quyết khiếu nại.
Qua nghiên cứu nội dung khiếu nại, thông tin, tài liệu, chứng cứ, hồ sơ và giải trình do người khiếu nại và người bị khiếu nại cung cấp, nếu thấy quyết định tố tụng, hành vi tố tụng, quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu là đúng quy định của pháp luật thì người giải quyết khiếu nại ra quyết định giải quyết khiếu nại ngay. Trường hợp chưa đủ căn cứ cho việc giải quyết khiếu nại thì tiến hành xác minh nội dung khiếu nại.
Xác minh nội dung khiếu nại được thực hiện theo quy trình: Công bố quyết định phân công xác minh nội dung khiếu nại; Làm việc với người khiếu nại; Làm việc với người bị khiếu nại; Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại. Trong trường hợp cần thiết, người giải quyết khiếu nại hoặc người được phân công xác minh tiến hành xác minh để xác định tính chính xác, hợp pháp, đầy đủ của các thông tin, tài liệu, chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại. Việc thu giữ tài liệu, vật chứng (nếu có) phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục, phương pháp thu giữ, bảo quản theo quy định của pháp luật và phải được lập biên bản.
Ngoài ra, người xác minh nội dung khiếu nại còn thực hiện trưng cầu giám định, giám định lại khi xét thấy cần có sự đánh giá về nội dung liên quan đến chuyên môn, kỹ thuật, áp dụng biện pháp ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra, tổ chức đối thoại, gia hạn thời gian xác minh…
