Khi dữ liệu thay thế: Thủ tục đăng ký hộ tịch ngày càng đơn giản hóa

Dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) đang hướng tới thay đổi tận gốc cách làm này: thay vì giấy tờ, dữ liệu sẽ là nền tảng. Nhưng từ chủ trương đến thực tế, liệu người dân có thực sự hết cảnh “chạy giấy”?

Khi dữ liệu thay thế hồ sơ giấy

Đơn cử với thủ tục đăng ký kết hôn - một trong những thủ tục hộ tịch quan trọng, có ý nghĩa thiêng liêng và cơ bản là phổ biến đối với mỗi bên nam, nữ - theo quy định trước đây, để hoàn thiện hồ sơ, người dân thường phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ liên quan đến thông tin nhân thân và tình trạng hộ tịch như: giấy tờ tùy thân, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thông tin về nơi cư trú… Trong đó, riêng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải xin tại nơi thường trú, nhiều trường hợp phải xin đi xin lại do chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định.

Điều này dẫn đến một thực tế khá quen thuộc: Nếu hai người cư trú ở hai địa phương khác nhau, mỗi người phải về địa phương của mình xin xác nhận. Nếu đã từng cư trú ở nhiều nơi, việc xác minh tình trạng hôn nhân càng phức tạp hơn, do bản thân người dân cũng như cơ quan đăng ký hộ tịch không nhớ, không lưu trữ được giấy tờ, tài liệu chứng minh về các nơi cư trú trước đây. Chỉ cần thiếu hoặc sai một giấy tờ, hồ sơ có thể phải làm lại hoặc kéo dài hơn thời gian giải quyết.

Tương tự, với thủ tục đăng ký khai sinh cho con, dù thông tin của cha mẹ đã có trong hệ thống quản lý dân cư, nhiều trường hợp vẫn phải nộp bản chụp giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận kết hôn hoặc các giấy tờ liên quan khác để chứng minh thông tin nhân thân.

Điểm chung của các thủ tục này là: người dân phải tự mình thu thập và nộp lại các thông tin mà cơ quan nhà nước thực chất đã quản lý. Nói cách khác, thay vì hệ thống tự “nói chuyện” với nhau, người dân đang phải đóng vai người trung chuyển dữ liệu - nhưng dưới dạng giấy tờ.

Những ai từng làm thủ tục hộ tịch chắc không lạ với cảm giác “quay đi quay lại vì thiếu giấy tờ” như trên. Một bản sao giấy khai sinh, một giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, hay đơn giản là giấy tờ chứng minh thông tin cá nhân - tất cả đều phải chuẩn bị đầy đủ, đúng mẫu. Không ít trường hợp phải đi lại giữa nhiều cơ quan chỉ để hoàn thiện hồ sơ.

Điều đáng nói là, phần lớn những thông tin này thực chất đã được cơ quan nhà nước quản lý từ trước. Nhưng do thiếu kết nối, thiếu cơ chế khai thác hiệu quả, người dân vẫn phải tự mình “gom” lại những dữ liệu đó dưới dạng giấy tờ để nộp lại cho chính cơ quan công quyền. Một vòng lặp quen thuộc, nhưng không hề hợp lý.

Thực hiện mục tiêu của Đề án 06 đề ra về cải cách thủ tục hành chính, năm 2025, Bộ Tư pháp đã có những quy định mới về giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, theo đó đối với thông tin có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì công chức tư pháp - hộ tịch phải có trách nhiệm tra cứu, sử dụng thông tin, không yêu cầu người dân nộp/xuất trình bản giấy. Quy định này đã nhận được phản hồi tích cực của người dân khi thực hiện thủ tục hành chính đăng ký hộ tịch.

Trên cơ sở chỉ đạo gần đây của Tổng Bí thư, Lãnh đạo Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, Dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) đặt ra quy định mở rộng hơn về khai thác, sử dụng dữ liệu, theo đó cơ quan đăng ký hộ tịch phải chủ động khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan để giải quyết thủ tục hành chính, thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại. 

Đây không chỉ là một điều chỉnh kỹ thuật, mà là thay đổi cách tiếp cận trong quản lý. Theo đó, dữ liệu hộ tịch - vốn được hình thành từ quá trình đăng ký các sự kiện như khai sinh, kết hôn, khai tử - sẽ trở thành nguồn thông tin chính thức, có thể khai thác trực tiếp trong giải quyết thủ tục.

Cùng với đó, hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử được định hướng kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Khi các hệ thống này liên thông, thông tin của mỗi cá nhân không còn nằm rải rác, mà được tích hợp và chia sẻ giữa các cơ quan có thẩm quyền.

Thực tế, nền tảng dữ liệu cho bước chuyển này đã bắt đầu hình thành từ năm 2020 và đã từng bước hoàn thiện tới năm 2025. Hiện trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch đã có hơn 146 triệu dữ liệu hộ tịch các loại của cá nhân, bao gồm hơn 100 triệu dữ liệu hộ tịch lịch sử đã đăng ký trong sổ hộ tịch giấy từ trước khi triển khai Luật hộ tịch năm 2014 đã được số hóa, lưu trữ trong hệ thống điện tử, có khả năng kết nối, chia sẻ thông tin phục vụ quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính. 

Tuy nhiên, điểm mấu chốt của dự thảo Luật không chỉ là “có dữ liệu”, mà là yêu cầu phải sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục. Điều này đồng nghĩa với việc, về nguyên tắc, người dân sẽ không còn phải nộp lại những giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có thông tin.

Nếu được triển khai đầy đủ, đây có thể coi là bước chuyển từ “quản lý bằng hồ sơ giấy” sang “quản lý bằng dữ liệu số” trong lĩnh vực hộ tịch.

Những thay đổi này, nếu nhìn trên giấy tờ, có vẻ khá rõ ràng. Nhưng điều người dân quan tâm hơn cả là: trải nghiệm thực tế sẽ thay đổi như thế nào?

Hãy thử hình dung một số tình huống quen thuộc. Một cặp đôi đi đăng ký kết hôn, thay vì phải xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại nơi cư trú, chỉ cần đến cơ quan đăng ký, nơi đó tự tra cứu thông tin trên hệ thống. Một gia đình làm khai sinh cho con, không cần cung cấp lại các thông tin giấy tờ chứng minh nhân thân của cha mẹ nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Hay khi điều chỉnh thông tin hộ tịch, cơ quan tiếp nhận có thể kiểm tra, đối chiếu trực tiếp trên dữ liệu điện tử, thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ liên quan.

Khi đó, quy trình giải quyết thủ tục sẽ gọn hơn đáng kể: ít giấy tờ hơn, ít bước hơn và quan trọng nhất là ít phụ thuộc vào việc người dân phải tự mình chứng minh thông tin.

Từ “xin giấy” đến “tin vào dữ liệu”

Dù định hướng cải cách đã rõ, nhưng từ chủ trương đến thực tế là một khoảng cách không nhỏ.

Hiện nay, dù hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử đã được xây dựng và triển khai trên phạm vi toàn quốc, việc khai thác dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính vẫn chưa đồng đều. Ở nhiều nơi, người dân vẫn được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ, dù thông tin có thể đã tồn tại trong hệ thống. 

Nguyên nhân không chỉ nằm ở hạ tầng công nghệ, mà còn ở mức độ kết nối giữa các hệ thống dữ liệu, cũng như thói quen xử lý công việc của cán bộ. Khi dữ liệu chưa được liên thông đầy đủ, hoặc chưa bảo đảm độ tin cậy, việc yêu cầu giấy tờ vẫn được coi là cách “an toàn” để xác minh thông tin.

Chính vì vậy, thực tế hiện nay vẫn tồn tại một nghịch lý: dữ liệu đã có, nhưng chưa được khai thác triệt để; hệ thống đã xây dựng, nhưng chưa vận hành đồng bộ. Hệ quả là người dân vẫn phải “chạy giấy” - dù trên lý thuyết, điều đó có thể không còn cần thiết.

Trong khi đó, tương lai mà dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) hướng tới lại rất khác. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, làm sạch và kết nối thông suốt, cơ quan nhà nước có thể chủ động tra cứu, xác minh thông tin mà không cần yêu cầu người dân cung cấp lại. Khi đó, vai trò của giấy tờ sẽ giảm dần, nhường chỗ cho dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên, để đạt được trạng thái này, không chỉ cần đầu tư về công nghệ, mà còn cần thay đổi trong cách tổ chức thực hiện.

Cốt lõi của câu chuyện “dữ liệu thay giấy tờ” nằm ở ba yếu tố: chất lượng dữ liệu, khả năng kết nối và cách thức vận hành.

Dữ liệu phải “đúng, đủ, sạch, sống” thì mới có thể sử dụng thay thế giấy tờ. Nếu thông tin sai lệch hoặc thiếu, cơ quan vẫn buộc phải yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ. Các hệ thống dữ liệu phải được kết nối liên thông thì việc khai thác mới thực sự hiệu quả; nếu mỗi nơi một hệ thống riêng, dữ liệu vẫn bị “chia cắt” như trước. Và quan trọng không kém, đội ngũ cán bộ phải thay đổi thói quen làm việc, từ kiểm tra hồ sơ giấy sang khai thác dữ liệu điện tử.

Chỉ khi ba yếu tố này được bảo đảm đồng thời, cải cách mới có thể đi vào thực chất. Ngược lại, nếu một trong các khâu này chưa hoàn thiện, nguy cơ “có dữ liệu nhưng vẫn cần giấy” là hoàn toàn có thể xảy ra.

Nhìn rộng hơn, việc chuyển từ giấy tờ sang dữ liệu không chỉ là câu chuyện của riêng lĩnh vực hộ tịch. Đây là một phần trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, nơi dữ liệu được coi là nền tảng cho quản lý và cung cấp dịch vụ công.

Trong bối cảnh đó, dự thảo Luật Hộ tịch (sửa đổi) không chỉ giải quyết những bất cập cụ thể trong thủ tục hành chính, mà còn đặt nền móng cho một cách thức vận hành mới: cơ quan nhà nước chủ động hơn, người dân thuận tiện hơn, và toàn bộ quá trình được dựa trên dữ liệu thay vì giấy tờ.

Câu hỏi “người dân còn phải chạy giấy hay không” vì thế không chỉ phụ thuộc vào quy định của Luật, mà phụ thuộc vào cách Luật được thực thi. Nếu các quy định về khai thác dữ liệu được thực hiện nghiêm túc, nếu hệ thống được kết nối đồng bộ và nếu dữ liệu được chuẩn hóa, thì kịch bản người dân làm thủ tục mà không cần mang theo giấy tờ hoàn toàn có thể trở thành hiện thực.

Suy cho cùng, cải cách lần này không chỉ là giảm bớt vài loại giấy tờ, mà là thay đổi niềm tin trong quản lý: từ chỗ dựa vào giấy tờ do người dân cung cấp, sang dựa vào dữ liệu do Nhà nước quản lý. Đó là một bước chuyển lớn, đòi hỏi không chỉ hạ tầng công nghệ, mà cả sự thay đổi trong tư duy và cách làm. Và nếu bước chuyển này thành công, những câu chuyện phải đi xin lại giấy tờ để chứng minh chính mình sẽ dần lùi vào quá khứ.