Hưng Yên bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật quy định mới về công chứng

Ngày 13/9, Hội Công chứng viên tỉnh Hưng Yên tổ chức Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm 2026 với sự tham dự của đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp, Phòng Bổ trợ tư pháp, Văn phòng Sở Tư pháp cùng các công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

Chương trình diễn ra trong 2 ngày, từ 13 đến 14/9, tại phường Trần Lãm, tỉnh Hưng Yên. Đây là hoạt động nhằm triển khai Luật Công chứng năm 2024, Thông tư số 05/2025/TT-BTP ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và kế hoạch công tác năm 2026 của Hội Công chứng viên tỉnh Hưng Yên.

Phát biểu tại hội nghị, ông Trần Hữu Nam, Tỉnh ủy viên, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Hưng Yên cho biết, sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp và sáp nhập hai tỉnh Thái Bình, Hưng Yên, hoạt động công chứng trên địa bàn đã có nhiều thay đổi.

Trước những yêu cầu mới, các tổ chức hành nghề công chứng cần chủ động đổi mới phương thức hoạt động, kết hợp giữa công chứng trực tiếp với chuyển đổi số. Đồng thời, ngành chức năng cần chấn chỉnh tình trạng một số văn phòng hoạt động không đúng địa chỉ đăng ký, những bất cập trong việc thu phí và các vấn đề liên quan đến đạo đức hành nghề. Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Hưng Yên nhấn mạnh, việc ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng, chứng thực là yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Theo chương trình, học viên được giới thiệu, trao đổi nhiều chuyên đề liên quan trực tiếp đến hoạt động hành nghề, trong đó có những điểm mới đáng chú ý của Luật Công chứng năm 2024 và các nội dung sửa đổi, bổ sung năm 2026; chuyển đổi số trong hoạt động công chứng; chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử.

Một trong những nội dung trọng tâm là cập nhật Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng năm 2024. Luật có hiệu lực từ ngày 1/1/2027, điều chỉnh nhiều quy định nhằm phù hợp với mô hình chính quyền địa phương hai cấp, đồng thời tiếp tục hoàn thiện nền tảng pháp lý cho công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng.

Các quy định mới chuyển thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên từ Bộ trưởng Bộ Tư pháp về Chủ tịch UBND cấp tỉnh; điều chỉnh trách nhiệm phát triển tổ chức hành nghề công chứng; đồng thời cập nhật các thuật ngữ về đơn vị hành chính và cơ quan có thẩm quyền.

Luật cũng khôi phục yếu tố “bằng văn bản” trong khái niệm công chứng; điều chỉnh căn cứ xác định giao dịch phải công chứng; hoàn thiện quy định về công chứng giao dịch có đối tượng là bất động sản và hồ sơ, thủ tục công chứng theo hướng ưu tiên sử dụng dữ liệu số.

Đáng chú ý, khi thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, người yêu cầu công chứng không phải cung cấp lại giấy tờ chứa các thông tin đó. Người dân có thể tự khai thác hoặc đề nghị công chứng viên khai thác dữ liệu theo quy định. Công chứng viên chỉ được yêu cầu bổ sung giấy tờ khi không thể khai thác được thông tin trong thời hạn giải quyết hoặc dữ liệu không đầy đủ, không chính xác.

Chuyên đề về chuyển đổi số giúp học viên phân biệt rõ giữa số hóa hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động công chứng. Nội dung tập trung vào công chứng điện tử, văn bản công chứng điện tử, chữ ký số, dấu thời gian, cơ sở dữ liệu công chứng và quy trình công chứng trên môi trường điện tử.

Trong đó, văn bản công chứng điện tử được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng bằng giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng chữ ký số và dấu thời gian góp phần xác thực chủ thể, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản, xác định thời điểm phát sinh hiệu lực và hạn chế nguy cơ giả mạo, chỉnh sửa dữ liệu sau khi ký.

Bên cạnh đó, lớp bồi dưỡng dành thời lượng hướng dẫn việc chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử theo Điều 59 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP. Hồ sơ sau khi chuyển đổi phải bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập, khai thác và kiểm chứng; đồng thời được quản lý, bảo mật và đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.

Thông qua các chuyên đề, đội ngũ công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ được trang bị thêm kiến thức, kỹ năng xử lý hồ sơ trong môi trường số, nhận diện rủi ro và áp dụng thống nhất các quy định mới. Đây cũng là dịp để các tổ chức hành nghề công chứng trao đổi những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tiễn, chuẩn bị các điều kiện về nhân lực, thiết bị và quy trình nghiệp vụ trước khi các quy định mới chính thức có hiệu lực.