Hội nghị truyền hình- Bước tiến mới trong tổ chức hội họp

Yêu cầu cần thiết

Thực tế cho thấy, hằng tháng trên địa bàn thành phố diễn ra nhiều hội nghị, hội thảo cần có sự tham dự của nhiều cấp lãnh đạo, ngành nghề ở các quận, huyện. Việc lãnh đạo và cán bộ các địa phương tập trung về trụ sở UBND thành phố tốn khá nhiều thời gian và công sức, chưa kể các chi phí đi lại, ăn ở, liên lạc phát sinh khác cần có. Để giải quyết khó khăn trên, một trong những giải pháp tích cực là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, chỉ đạo, sử dụng “Hệ thống hội nghị truyền hình”. Đây là giải pháp đã và đang được nhiều đơn vị trong nước và quốc tế áp dụng trong các hoạt động điều hành sản xuất, kinh doanh, hội họp. Hệ thống hội nghị truyền hình là công cụ để nhiều người ở nhiều nơi khác nhau có thể cùng bàn bạc, trao đổi thông tin trực tiếp với nhau mà không nhất thiết phải tổ chức hội nghị, họp tập trung như hiện nay, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, tăng cường giao tiếp.

Đa dạng và hiệu quả

So với các cuộc hội nghị, hội thảo... tổ chức theo phương thức truyền thống,  các đại biểu cùng ngồi trong một không gian hội trường có lãnh đạo, sở, ngành nào đó chủ trì, Hội nghị truyền hình có ưu thế vượt trội. Đó có thể là giao ban hội nghị đa điểm: các đơn vị tham gia tuân theo kịch bản cuộc họp giao ban, có sự chỉ đạo từ chủ tọa và điều hành từ trực ban (xin phép phát biểu, cho phép phát biểu, chỉ định phát biểu…); hội nghị ngang hàng đa điểm với các đơn vị tham gia có thể tổ chức hội nghị ngang hàng với nhau mà không cần sự can thiệp của chủ tọa; hoặc hội nghị điểm - điểm: các đơn vị đầu xa có thể kết nối điểm - điểm với nhau để thực hiện cuộc họp điểm - điểm mà không cần kết nối hay sự can thiệp tới trung tâm. Thậm chí, hỗ trợ nhiều nhóm giao ban/hội nghị đồng thời: các đơn vị đầu xa có thể đăng ký với trung tâm để thiết lập các cuộc giao ban với một số điểm tùy ý. Trực ban có quyền điều hành đồng thời các phiên giao ban cùng một lúc (thêm/rút một đơn vị vào hội nghị hay điều chuyển từ hội nghị này sang hội nghị khác…). Chính bởi sự đa dạng này, hội nghị truyền hình là nơi tiếp nhận mọi ý kiến của các đơn vị cơ sở về những vấn đề chung của thành phố, tạo hiệu quả lớn trong việc nắm rõ các ý kiến, vấn đề từ cơ sở.

Phù hợp xu thế phát triển

Để công tác chỉ đạo của lãnh đạo thành phố đến các quận/huyện nhanh chóng kịp thời, có hiệu quả, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí tổ chức hội nghị…, hội nghị truyền hình là giải pháp đã và đang được Chính phủ và rất nhiều địa phương áp dụng để điều hành sản xuất, kinh doanh, giao ban, hội họp. Sau thời gian chuẩn bị, dự án hội nghị truyền hình do Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì được đưa vào thử nghiệm trọng phiên họp giao ban thường kỳ tháng 7 của UBND thành phố. Với hình thức mới này, nội dung các cuộc họp cũng như chất lượng ý kiến của các đại biểu được nâng cao. Bởi trong giao ban trực tuyến, việc hỏi và trả lời đều rất cô đọng, súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Ở đó không có chỗ cho những phát biểu dài dòng, không đúng chủ đề, không có "diễn đàn" cho người "tung hứng" thành tích hay giải thích, bao biện lòng vòng. Vậy nên, tổ chức hội nghị trực tuyến đòi hỏi cả người hỏi và người trả lời đều phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia. Do đó, tại cuộc họp trực tuyến, từng vấn đề đều có kết luận rõ ràng, hướng giải quyết cụ thể đối với từng việc, tránh tình trạng chung chung, né tránh trách nhiệm hoặc không biết tháo gỡ vướng mắc từ đâu...

Hà Giang