Hà Nội triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử

UBND TP Hà Nội vừa ban hành Kế hoạch số 147/KH-UBND về việc triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp.

Theo kế hoạch, Hà Nội sẽ chính thức đưa vào vận hành thống nhất hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử trên toàn thành phố. Hệ thống này phục vụ việc gửi, nhận văn bản giữa các sở, ban, ngành, UBND cấp xã, phường cùng các cơ quan, đơn vị trực thuộc với doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh có nhu cầu giao dịch, trao đổi công việc với cơ quan nhà nước.

Việc triển khai hệ thống nhằm tạo đột phá trong phương thức tương tác giữa chính quyền và khu vực doanh nghiệp, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng tới xây dựng Chính quyền điện tử và Chính quyền số của Thủ đô.

Thành phố đã đề ra lộ trình cụ thể để bảo đảm triển khai đồng bộ và hiệu quả. Theo đó, từ ngày 1/6/2026, toàn bộ văn bản do cơ quan nhà nước gửi đến tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện qua hệ thống điện tử, trừ các văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc văn bản chuyên ngành bắt buộc phải gửi bản giấy. Đồng thời, sẽ chấm dứt việc gửi song song bản giấy đối với những văn bản đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

Các văn bản điện tử được trao đổi qua hệ thống phải bảo đảm đầy đủ yêu cầu về chữ ký số, định danh điện tử và tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, qua đó không cần gửi kèm bản giấy. Hà Nội đặt mục tiêu đến ngày 30/4/2026, 100% doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn đăng ký và sử dụng hệ thống; đến ngày 30/6/2026, toàn bộ văn bản trao đổi hai chiều giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Thành phố cũng khuyến khích các hợp đồng kinh tế giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, tổ chức cũng như giữa doanh nghiệp với các đối tác được ký kết dưới hình thức điện tử, phấn đấu hoàn thành trước ngày 30/12/2026.

Để bảo đảm hệ thống vận hành hiệu quả, Hà Nội tập trung xây dựng đầy đủ các chức năng như gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu và theo dõi tiến độ xử lý văn bản. Hệ thống được tích hợp định danh điện tử, chữ ký số và lưu trữ dữ liệu tập trung, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin và xác thực điện tử theo quy định.

Cùng với đó, các giải pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu và phòng chống tấn công mạng được triển khai đồng bộ; hệ thống được giám sát theo thời gian thực nhằm bảo đảm hoạt động ổn định, thông suốt. Thành phố cũng định hướng phát triển hệ sinh thái số phục vụ doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh, qua đó góp phần thúc đẩy kinh tế số.

Song song với triển khai kỹ thuật, thành phố tiến hành rà soát, điều chỉnh quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản theo hướng hoàn toàn điện tử; xây dựng quy trình chuẩn dùng chung trên toàn địa bàn, bãi bỏ các quy định nội bộ không còn phù hợp, đặc biệt là những yêu cầu không cần thiết về bản giấy.