Theo khảo sát, có đến gần 90% người sử dụng điện thoại tại công sở quên màn chào, hỏi, xin lỗi, cảm ơn... mà thường là “ai đấy”, “có việc gì”, “gặp ai”... Đã đến lúc mọi người phải có ý thức xây dựng văn hóa điện thoại để góp phần tăng hiệu quả trong công việc cũng như trong giao tiếp.
 |
Đây là nguyên tắc mà người nói và người nghe đều phải thực hiện. Ví dụ: “A lô! Tôi là A, thư ký văn phòng B xin nghe”. Nếu phía đầu dây bên kia đúng là địa chỉ mình cần gọi thì không nên hỏi lại, hãy nói thẳng vấn đề: “Tôi là C, xin được làm việc với bộ phận D của công ty”. Tuy nhiên, nếu làm việc với một người cụ thể thì cần hỏi lại, tránh trường hợp “súng ngắm thẳng” sao “đường đạn” lại đi cong.
Tuy “A lô” là một kiểu phát tín hiệu trung lập nhưng cũng nên tránh nói trống không “A lô” hoặc “A lô ạ”.
2- Rút ngắn thời gian giao tiếp
Nhiều người vẫn cho rằng mình là người nhận điện nên không phải mất tiền, nói bao nhiêu cũng được. Đó là một quan điểm sai lầm. Nếu bạn gọi đi, bạn nên chuẩn bị thông tin mình định nói, nếu là vấn đề quan trọng thì nên hẹn gặp trực tiếp để trao đổi hoặc nếu là vấn đề phức tạp thì nên chọn hình thức thông tin bằng văn bản. Không nên mở rộng vấn đề sang một lĩnh vực khác.
3- Không nói những thông tin thừa và bí mật
Dù là người gọi hay người nhận điện thoại thì bạn cũng không nên nói thêm những thông tin thừa thãi. Bạn nên nói: “Anh/chị A không có ở nơi làm việc, xin vui lòng gọi lại vào lúc khác”. Không nên nói: Anh/chị A đang ở phòng C, đợi máy để tôi sang gọi”... Càng không nên hỏi những thông tin thừa, đại loại như “Anh là ai”, “Anh ở đâu?”, “Cần hỏi việc gì?”, rồi sau đó mới hạ giọng: “Anh/chị ấy không có ở đây”…
Khi tìm người khác nghe máy, bạn nên để úp máy điện thoại xuống mặt bàn, tránh những âm thanh, cuộc nói chuyện của cơ quan lọt vào trong máy.
4- Khi người được hỏi không có mặt ở cơ quan
Nếu đồng nghiệp có điện thoại, nhưng họ đang đi vắng, bạn nên hỏi người gọi điện thoại đến: “Anh/chị có cần nhắn gì không?”. Điều này thể hiện thái độ trách nhiệm của mình trước đồng nghiệp. Nếu người gọi đến quên xưng danh, bạn có thể hỏi lại, nhưng không nên “Tên anh/chị là gì?” mà nên hỏi “Anh/chị có thể cho biết quý danh”.
5- Tôn trọng người đối thoại
Câu nói “Tôi có thể nói chuyện với anh/chị trong vài phút được không?” luôn cần thiết trong các cuộc điện thoại. Điều này rất quan trọng, vì không phải lúc nào người nghe điện cũng có thời gian nói chuyện với bạn. Ngược lại, nếu bạn là người nghe, rơi vào trường hợp này, bạn nên nói: “Xin lỗi, mình đang bận chút việc, lát nữa mình sẽ gọi lại”. Nên nhớ là “Mình gọi lại” chứ không phải là “Bạn gọi lại cho mình”. Đó là một nét văn hóa trong ứng xử.
6- Hãy thân thiện
Tuy không giao tiếp “mặt đối mặt” nhưng qua điện thoại, người ta có thể cảm nhận được thái độ ứng xử của bạn. Hãy chú ý đến âm điệu và tốc độ giọng nói của mình.
Có trường hợp gọi điện nhầm số, bạn không nên có thái độ lạnh lùng hay gắt gỏng. Một thái độ xã giao, lịch sự của người nhận phản ánh yếu tố văn hóa công sở.
7- Cúp (gác) máy nhẹ nhàng
Đừng bao giờ quên “Cảm ơn” và một lời chào tốt đẹp trước khi cuộc nói chuyện kết thúc. Nếu vì một nguyên nhân khách quan không thể tiếp tục cuộc nói chuyện được thì người nhận điện nên xin lỗi. Dù lý do gì đi chăng nữa thì người nhận điện cũng không nên dập máy trước người gọi.
Cuối cùng, hãy cúp (gác) máy nhẹ nhàng, không nên để “cạch” một tiếng chát chúa vào tai người đang nói chuyện với bạn.
H.L (Tổng hợp)
