Giải pháp công chứng điện tử hiệu quả

Hội nghị là diễn đàn để các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên cùng các chuyên gia pháp lý và công nghệ trao đổi, thảo luận về định hướng, khung pháp lý, lộ trình triển khai công chứng điện tử; đồng thời chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn và các giải pháp công nghệ hỗ trợ hoạt động công chứng trong giai đoạn mới.

Tại Hội nghị, ThS. Đào Duy An, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam chia sẻ tham luận với nội dung Công chứng điện tử giải pháp sống còn của nghề công chứng trong tiến trình chuyển đổi số:  Nhận diện thách thức, giải tỏa nhận thức sai lệch và thúc đẩy triển khai. Theo đó, ThS. Đào Duy An nêu rõ, chuyển đổi số quốc gia, cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử là chủ trương lớn, nhất quán của Đảng và Nhà nước. Trong tiến trình đó, giấy tờ, hồ sơ, dữ liệu và giao dịch đang được điện tử hóa ngày càng sâu rộng; hoạt động công chứng - vốn gắn trực tiếp với các giao dịch dân sự, đất đai, nhà ở, tín dụng và với nhiều thủ tục hành chính - không thể đứng ngoài xu thế này.

Tham luận khẳng định chuyển đổi số trong hoạt động công chứng là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh xây dựng Chính phủ điện tử và số hóa các giao dịch dân sự, đất đai, nhà ở, tín dụng. Vấn đề đặt ra không còn là có chuyển đổi số hay không, mà là lựa chọn mô hình và lộ trình phù hợp. Công chứng điện tử được xác định không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà còn là điều kiện sống còn để bảo vệ và phát triển nghề công chứng trong môi trường số.

Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đề xuất ba trụ cột của công chứng điện tử: Trụ cột thứ nhất - hoạt động công chứng điện tử: ứng dụng công nghệ và dữ liệu số vào các khâu của quy trình, từ tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hồ sơ, tra cứu, đối chiếu, xác minh thông tin, soạn thảo, ký số, tạo lập văn bản công chứng điện tử đến cung cấp kết quả; kết nối, khai thác các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành để giảm yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ; hướng tới liên thông với cơ quan đăng ký, cơ quan thuế, tổ chức tín dụng và Cổng Dịch vụ công quốc gia để văn bản công chứng điện tử được sử dụng trực tiếp trong các thủ tục tiếp theo.

Trụ cột thứ hai - lưu trữ điện tử: tổ chức lưu trữ hồ sơ công chứng trên môi trường điện tử, bảo đảm quản lý đầy đủ quá trình hình thành, sử dụng, khai thác hồ sơ; bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, an toàn, bảo mật và khả năng tra cứu lâu dài; có cơ chế sao lưu, dự phòng, phòng ngừa mất mát, sửa đổi, truy cập trái phép; đồng thời xây dựng lộ trình số hóa, chuẩn hóa và đồng bộ các kho dữ liệu công chứng hiện có.

Trụ cột thứ ba - quản lý công chứng điện tử: chuyển công tác quản lý từ dựa trên hồ sơ, báo cáo thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu; tạo điều kiện để cơ quan có thẩm quyền theo dõi, tổng hợp, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện bất cập, rủi ro, vi phạm.

Phát biểu kết luận, Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Nguyễn Thị Thơ nêu rõ, Hội nghị thống nhất cao với luận điểm Công chứng điện tử không phải là một lựa chọn kỹ thuật tùy nghi, mà là giải pháp sống còn để bảo vệ và phát triển nghề công chứng trong môi trường số.

Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Nguyễn Thị Thơ nhấn mạnh, để hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số, bảo vệ lợi ích hợp pháp của người dân, bảo vệ nhóm người yếu thế trong xã hội, Hiệp hội thống nhất ban hành các chủ trương hành động quyết liệt như: quyết tâm hoàn thành mục tiêu hạ tầng phủ kín 100%:, mục tiêu chiến lược đến hết năm 2026 đạt 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo đúng Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP; phát huy vai trò trung tâm của Hiệp hội trong việc huy động nguồn lực.

Đặc biệt, triển khai đồng bộ 03 trụ cột chuyên môn và nhóm giải pháp công nghệ: Áp dụng toàn diện công nghệ chữ ký số, dấu thời gian, đọc chip thẻ căn cước công dân và sinh trắc học đối soát dữ liệu gốc để nâng cao chất lượng thẩm định. Từng bước số hóa và chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu lịch sử để phục vụ tra cứu lâu dài. Định hướng nghiên cứu ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) trong ranh giới nghiêm ngặt là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ, bảo mật tuyệt đối dữ liệu cá nhân theo quy định của Luật số 60/2024/QH15 và Luật số 91/2025/QH15.