Ghi lại hình ảnh khi công chứng: Tăng cường tính minh bạch, xác thực và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong quá trình công chứng

Hướng đến việc nâng cao trách nhiệm của công chứng viên

Theo Công chứng viên Đào Duy An, Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam quy định về việc người yêu cầu công chứng phải chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản, dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên là cần thiết vào thời điểm hiện nay, bởi lẽ:

Quy định trên khắc phục được tình trạng một số công chứng viên làm sai quy trình, không trực tiếp chứng kiến giao dịch. Việc tổ chức hành nghề công chứng cho nhân viên đi lấy chữ ký, công chứng viên ký phát hành hồ sơ có thể công chứng hàng trăm hồ sơ một ngày chỉ với 01 công chứng viên (năng suất gấp hàng chục lần) tạo ra lợi thế cạnh tranh tuyệt đối do chi phí thấp và năng suất cao. Tình trạng này tạo nên những rủi ro cho các giao dịch dân sự, làm mất đi tính nghiêm minh của pháp luật, có thể tiếp tay cho các hành vi phạm tội.

Đồng thời, khắc phục được các gian lận về địa điểm thực hiện công chứng; có thêm bằng chứng để chứng minh công chứng viên làm đúng quy trình, tránh được tình trạng công chứng viên bị tố cáo sai sự thật về việc không trực tiếp chứng kiến; khắc phục tình trạng công chứng viên bị làm giả chữ ký (hồ sơ được ký bởi người khác); giảm được tình trạng công chứng viên hợp danh hình thức mà không chịu làm việc.

Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam nêu rõ, theo quy định công chứng viên phải chịu trách nhiệm với văn bản do mình ký. Quy định này hướng tới việc công chứng viên phải bảo đảm tuân thủ đúng quy trình công chứng.

Công chứng viên Đào Duy An khẳng định, việc bổ sung quy định chụp ảnh trong công chứng nhằm tăng cường tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi các bên và hạn chế tình trạng giả mạo giấy tờ, giả danh người ký. Đây được xem là biện pháp cần thiết để tạo hành lang pháp lý chặt chẽ hơn, bảo đảm quyền lợi của người yêu cầu công chứng và cả công chứng viên.

Bảo đảm cho quy trình công chứng được thực hiện chặt chẽ, lành mạnh hơn

Chia sẻ với phóng viên, Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Đào Duy An nêu rõ, việc chụp hình công chứng viên chứng kiến việc ký kết giao dịch là giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế đã phát sinh trong quá trình thực thi Luật Công chứng 2014 cả từ lý luận và từ thực tiễn trong thời gian vừa qua nhằm bảo đảm cho quy trình công chứng được thực hiện chặt chẽ, lành mạnh hơn.

Ở góc độ lý luận, công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, thông qua việc tạo lập, lưu giữ chứng cứ bằng văn bản để phục vụ cho các hoạt động tố tụng. Việc thu thập hình ảnh là một biện pháp nhằm củng cố cho các chứng cứ được xây dựng nhằm chứng minh cho các tình tiết của văn bản công chứng, nó hoàn toàn phù hợp với các nguyên tắc và đặc điểm của hoạt động công chứng, cũng tương tự như việc lấy dấu vân tay điểm chỉ, tra cứu cơ sở dữ liệu, nhận diện sinh trắc học…vv. Luật Công chứng 2014 không quy định về việc quay phim hay chụp ảnh, công chứng viên không có căn cứ thực hiện các biện pháp này để củng cố cho hồ sơ công chứng, nhất là các trường hợp đặc biệt khi người công chứng già, yếu, tính mạng bị đe dọa trong các tình huống khẩn cấp.

Ở góc độ thực tiễn thời gian qua, việc công chứng viên không chứng kiến giao dịch, ký treo hồ sơ công chứng, gian lận về địa điểm công chứng có chiều hướng gia tăng, gây ra những hậu quả xấu. Có những công chứng viên ký số lượng hồ sơ rất lớn trong năm (đến mức phi lý) cho thấy quy trình công chứng hiện tại chưa thực sự chặt chẽ trong khi khâu hậu kiểm chưa thể xử lý triệt để các sai phạm. Có những trường hợp công chứng viên cho thuê hồ sơ hợp danh không ký nhưng bị người khác giả chữ ký và đóng dấu văn phòng công chứng để chứng nhận nhiều hồ sơ mà không biết hoặc biết nhưng không dám tố cáo vì lo sợ trách nhiệm.

Chia sẻ quan điểm về các nhận định rằng hoạt động ghi lại hình ảnh khi công chứng phát sinh thêm thủ tục theo ông Đào Duy An là chưa chính xác mặc dù nó thêm một công đoạn trong quy trình công chứng mà công chứng viên phải thực hiện nhưng với người yêu cầu công chứng nó không phát sinh thêm bất cứ thủ tục nào. Nếu phải thực hiện thêm một công việc nào đó để bảo đảm hơn chất lượng của hoạt động công chứng thì đó là điều nên làm, ví dụ như việc tra cứu dữ liệu công chứng hay lấy dấu vân tay điểm chỉ…Thực tế trong quá trình xây dưng Luật Công chứng, việc rút gọn quy trình công chứng cũng đã được tính đến, những thủ tục được coi là “có cũng được mà không có cũng được” đã được cắt bỏ, ví dụ phiếu yêu cầu công chứng đã được loại bỏ, tiến tới, việc nhận diện sinh trắc học cũng sẽ được áp dụng bằng máy thay cho việc điểm chỉ, hay việc áp dụng quy trình công chứng điện tử để xóa bỏ khoảng cách và giảm chi phí cho người yêu cầu công chứng.

Về quan điểm cho rằng cần đầu tư thêm thiết bị, nhân viên và chi phí để chụp ảnh là một quan điểm có phần gượng ép. Theo Công chứng viên Đào Duy An việc này trên thực tế hết sức đơn giản, giống như mọi người vẫn tự chụp ảnh bằng điện thoại mà thôi. Nếu phải in thêm một hai trang giấy A4 trong hồ sơ lưu trữ thì về mặt chi phí cũng không thực sự đáng kể so với hiệu quả mà nó đem lại.

Bảo vệ quyền lợi của các bên trong quá trình công chứng

Về quan điểm cho rằng việc chụp ảnh là xâm phạm quyền riêng tư của người yêu cầu công chứng, ông Đào Duy An cho rằng đây có lẽ là một nhận định vội vàng bởi vì, có rất nhiều thứ là riêng tư của mỗi cá nhân cần phải bảo vệ, không chỉ có hình ảnh mà còn là thông tin cá nhân, dấu vân tay và các thông tin về giao dịch mà họ tham gia ký kết. Tuy nhiên, những thông tin này đều đã có quy định rõ ràng về bảo mật, người yêu cầu công chứng đều phải cung cấp khi thực hiện bất cứ giao dịch công chứng nào, thậm chí là các giao dịch dân sự bình thường khác như việc chấm công tự động, việc đăng ký sim điện thoại, giao dịch ngân hàng…mọi người đều phải cung cấp các thông tin để phục vụ cho giao dịch đó. Ngoài ra, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân được quy định chi tiết tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

“Các công chứng viên chân chính luôn hướng tới yếu tố an toàn, họ cần cơ sở pháp lý cụ thể cho phép họ tự bảo vệ mình trước các rủi ro pháp lý có thể đến từ bất cứ nguồn nào. Gần đây không ít vụ kiện diễn ra theo hướng bất lợi cho công chứng viên khi công chứng viên bị “tố” không trực tiếp chứng kiến các bên ký hợp đồng, cá biệt có trường hợp người “tố” công chứng viên chính là người làm chứng trong giao dịch đó. Khi chứng nhận di chúc hoặc các giao dịch với người già, người bệnh hoặc các giao dịch có nguy cơ cao xảy ra tranh chấp, việc thu thập thêm các chứng cứ củng cố cho hồ sơ là thực sự cần thiết, nó cần được ghi nhận như một quyền của công chứng viên khi tác nghiệp.” Công chứng viên Đào Duy An nhấn mạnh

Trên thực tế triển khai quy định Ghi lại hình ảnh khi công chứng, Công chứng viên Đào Duy An cho biết, quy định này nhìn chung được khách hàng ủng hộ. Đa số khách hàng đều vui vẻ, hợp tác thậm chí, họ còn muốn xin ảnh để up facebook. Đối với những trường hợp người dân chưa đồng tình với việc chụp hình ảnh và không muốn hình ảnh của mình đang giao dịch bị người khác biết; công chứng viên đều dành thời gian giải thích rõ cho khách hàng về lợi ích của việc chụp ảnh chỉ để lưu trữ trong hồ sơ, không công khai và hình ảnh là bí mật nghề nghiệp do đó khách hàng yên tâm thực hiện.