Anh Nguyễn An Ninh (huyện Vĩnh Thuận – Kiên Giang) thắc mắc với chuyên viên trợ giúp pháp lý rằng, trong quá trình tổ chức HG TCĐĐ, UBND xã đã giao giấy mời hợp lệ đến lần thứ hai, thậm chí mời đến lần thứ ba nhưng một trong các bên tranh chấp vẫn vắng mặt, không có lý do chính đáng. “Vậy, chúng tôi có được HG khi đương sự cố tình vắng mặt? Nếu tiếp tục HG thì biên bản này có được xem là hợp lệ, đủ điều kiện khởi kiện tại Tòa án?” – anh Ninh đặt câu hỏi.
Không chỉ riêng anh Ninh, hầu hết cán bộ địa chính cấp xã hiện nay cũng có câu hỏi tương tự khi tổ chức HGTCĐĐ vốn đã rất khó khăn, phức tạp trong tình hình hiện nay.
Theo Luật gia Bùi Đức Độ (Giám đốc Trung tâm trợ giúp pháp lý Nhà nước tỉnh Kiên Giang), khi nhận được đơn yêu cầu giải quyết TCĐĐ, UBND cấp xã có trách nhiệm: (1) Thẩm tra, xác minh tìm hiểu nguyên nhân phát sinh tranh chấp, thu thập giấy tờ, tài liệu có liên quan do các bên cung cấp về nguồn gốc đất, quá trình sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất; (2) Thành lập Hội đồng HGTCĐĐ để thực hiện HG, bao gồm: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND là Chủ tịch Hội đồng; đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc xã, phường, thị trấn; tổ trưởng tổ dân phố đối với khu vực đô thị; trưởng thôn, ấp đối với khu vực nông thôn; đại diện của một số hộ dân sinh sống lâu đời tại xã, phường, thị trấn biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với thửa đất đó; cán bộ địa chính, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn. Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể mời đại diện Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Sau đó, UBND cấp xã tổ chức cuộc họp HG có sự tham gia của các bên tranh chấp, thành viên Hội đồng HGTCĐĐ và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Việc HG chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là việc HG không thành.
Kết quả HGTCĐĐ phải được lập thành biên bản, gồm có các nội dung: Thời gian và địa điểm tiến hành HG; thành phần tham dự HG; tóm tắt nội dung tranh chấp thể hiện rõ về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất đang tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu); ý kiến của Hội đồng HGTCĐĐ; những nội dung đã được các bên tranh chấp thỏa thuận, không thỏa thuận.
Biên bản HG phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi HG, các thành viên tham gia HG và phải đóng dấu của UBND (nếu biên bản gồm nhiều tờ thì phải đóng dấu giáp lai, có chữ ký tắt của các bên tranh chấp ở những trang trước, trang cuối phải ký và ghi họ tên đầy đủ); đồng thời phải được gửi ngay cho các bên tranh chấp và lưu tại UBND xã.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập biên bản HG thành mà các bên tranh chấp có ý kiến bằng văn bản khác với nội dung đã thống nhất trong biên bản HG thành thì Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức lại cuộc họp Hội đồng HGTCĐĐ để xem xét giải quyết đối với ý kiến bổ sung và phải lập biên bản HG thành hoặc không thành.
Trường hợp HG không thành hoặc sau khi HG thành mà có ít nhất một trong các bên thay đổi ý kiến về kết quả HG thì UBND cấp xã lập biên bản HG không thành và hướng dẫn các bên tranh chấp gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp tiếp theo.
Căn cứ vào những quy định trên, xã lập 02 biên bản (lần thứ nhất và lần thứ hai) có đầy đủ các nội dung nêu trên, riêng phần các bên tranh chấp thỏa thuận thì ghi không thỏa thuận được do bên…vắng mặt. Trong quá trình thực hiện, cần lưu lại các giấy tờ, chứng cứ thể hiện đã mời hợp lệ đến lần thứ hai để đối chiếu, giải quyết khiếu nại của đương sự (nếu có). Biên bản này được coi là hợp lệ, đủ điều kiện để khởi kiện vụ án tranh chấp tại Tòa án.
Những quy định về vấn đề này được nêu tại Điều 88 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đất đai; Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 06/01/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật đất đai; khoản 2 Điều 3 Nghị quyết số 01/2017/NQ-HĐTP ngày 05/5/2017 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC.
