Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005 và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP thì Con dấu của doanh nghiệp do Bộ Công an cấp, theo hình thức, nội dung được quy định sẵn. Doanh nghiệp muốn hoạt động phải xin phép khắc dấu và phải được cơ quan quản lý Nhà nước đồng ý cho khắc dấu và cấp giấy đăng ký mẫu dấu. DN muốn có con dấu thứ hai thì cũng phải xin phép và phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp thuận. Việc sử dụng, quản lý con dấu cũng vô cùng nghiêm ngặt. DN không được phép tự ý thay đổi và phải dành thời gian, chi phí cho việc bảo quản. DN cũng như gặp rất nhiều khó khăn nếu mất con dấu.
Theo Luật Doanh nghiệp 2005 và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Nói cách khác, nếu không có con dấu đóng trên văn bản giấy tờ thì văn bản giấy tờ đó cũng chưa được khẳng định giá trị pháp lý.
Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp được mới được thông qua đã chuyển quyền quyết định này về cho DN. Cụ thể, điều 44 Luật Doanh nghiệp sửa đổi quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, nhưng phải bảo đảm nội dung con dấu thể hiện những thông tin tên DN và mã số DN.
DN có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN.
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của điều lệ công ty, chứ không bắt buộc phải lưu giữ, bảo quản trong trụ sở DN như quy định hiện hành. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Khi tham gia các hoạt động kinh doanh, bên đối tác đương nhiên có các biện pháp kiểm tra toàn diện về DN, kể cả tính xác thực của con dấu để hai bên có thể tin tưởng, ký kết, thực hiện giao dịch.
Như vậy, với Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) được thông qua lần này, con dấu doanh nghiệp không còn là điều bắt buộc, mang giá trị pháp lý như trước mà chỉ mang tính chất nhận diện DN.
Chính phủ cũng đã ban hành Nghị định 96/2015 ND-CP quy định về con dấu doanh nghiệp
Cụ thể trong Nghị định 96/2015 ND-CP chỉ ra rõ ở các điều sau quy định về con dấu của công ty, nội dung hình thức và dấu của văn phòng đại diện công ty.
Điều 12. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
1. Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
a) Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu.
b) Số lượng con dấu.
c) Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
2. Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
3. Thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Điều 30 và Khoản 1 Điều 38 Luật Doanh nghiệp. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định này.
Điều 13. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện
1. Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
2. Nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện phải có tên chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều 41 Luật Doanh nghiệp. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ các trường hợp quy định tại Điều 14 Nghị định này.
Điều 14. Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu
1. Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
a) Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
b) Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
c) Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định Khoản 1 Điều này, pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh sử dụng trong nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài. Doanh nghiệp phải chấm dứt việc sử dụng con dấu có từ ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh vi phạm quy định tại Điều này và chịu trách nhiệm bồi thường các thiệt hại phát sinh theo quyết định có hiệu lực thi hành của Tòa án hoặc trọng tài.
3. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp.
Điều 15. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
2. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
3. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
4. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
a) Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
b) Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;
c) Hủy mẫu con dấu.
5. Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy sau khi Nghị định 96/2015 ND-CP này có hiệu lực đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy định khắc dấu cũng như quản lý con dấu của công ty mình theo đúng quy định pháp luật.
