Doanh nghiệp cần biết về quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Doanh nghiệp nào phải thực hiện? Theo quy định, DN trả thu nhập (TN) từ tiền lương, tiền công cho người lao động (NLĐ), không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế, thì có trách nhiệm khai QTT và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền. Như vậy, nếu DN đã trả TN cho NLĐ trong năm thì dù có phát sinh số thuế TNCN phải nộp hay không cũng phải QTT TNCN. 

DN không phải khai QTT TNCN bao gồm: Các DN không phát sinh chi trả TN từ tiền lương tiền công cho NLĐ thì không phải QTT TNCN; DN trả TN giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả TN nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì DN không thực hiện QTT TNCN, chỉ cung cấp cho cơ quan thuế danh sách cá nhân đã chi trả TN trong năm (nếu có) theo mẫu 05/DS-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể, chấm dứt hoạt động.

Những trường hợp được ủy quyền: Cá nhân được ủy quyền QTT qua DN trả TN gồm:  Cá nhân chỉ có TN từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một DN trả TN và thực tế đang làm việc tại DN đó vào thời điểm ủy quyền QTT, kể cả trường hợp cá nhân làm việc không đủ 12 tháng trong năm tại tổ chức, đồng thời có TN vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả TN khấu trừ đủ thuế 10% mà cá nhân đó không có yêu cầu QTT đối với phần TN này; Trường hợp DN trả TN có số lượng lớn người lao động ủy quyền QTT thì DN trả TN có thể lập danh sách các cá nhân ủy quyền trong đó phản ánh đầy đủ các nội dung tại mẫu  02/UQ-QTT-TNCN, đồng thời cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu, nội dung trong danh sách.

Tổng cục Thuế cũng lưu ý DN trả TN chỉ thực hiện nhận ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân đối với phần TN từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được từ DN trả TN (trừ trường hợp các DN trong năm có chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi và trường hợp NLĐ  điều chuyển giữa các DN trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ - con, trụ sở chính và chi nhánh); Cá nhân được DN sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện),bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà DN bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động theo hướng dẫn tại Khoản 2, Điều 14 Thông tư 92/2015/TT-BTC thì không phải QTT đối với phần TN này; Cá nhân ủy quyền cho DN trả TN quyết toán thay theo mẫu  02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư  92/2015/TT-BTC, kèm theo bản chụp hóa đơn, chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

Trường hợp nào không được ủy quyền? Các trường hợp không được ủy quyền là: Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền nhưng đã được DN trả TN cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền QTT cho DN trả TN (trừ trường hợp DN trả TN đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân); Cá nhân có TN từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng vào thời điểm ủy quyền QTT không làm 

việc tại DN đó; Cá nhân có TN từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có TN vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ); Cá nhân có TN từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại nhiều nơi; Cá nhân chỉ có TN vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có TN vãng lai duy nhất tại một nơi); Cá nhân cư trú có TN từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền QTT mà cá nhân tự khai QTT kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư 156/2013/TT-BTC. 

DN trả TN có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn NLĐ thuộc diện phải QTT nếu không thuộc diện ủy quyền cho DN quyết toán thay thì thực hiện QTT trực tiếp với cơ quan thuế.