Cụ thể, theo Dự thảo Thông tư, Bộ Công an đã đề xuất 2 hình thức tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú là tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú tại bộ phận tiếp dân của cơ quan đăng ký cư trú và Tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú từ cổng dịch vụ công.
Thứ nhất, về tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú tại bộ phận tiếp dân của cơ quan đăng ký cư trú, Điều 5 dự thảo Thông tư nêu, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu với các quy định của pháp luật về cư trú, kiểm tra, đối chiếu thông tin của công dân trong cơ sở dữ liệu cư trú, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và thực hiện theo quy định.
Đối với hồ sơ đủ điều kiện, thủ tục (hồ sơ hợp lệ) thì tiếp nhận hồ sơ; In, cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả đăng ký cư trú cho công dân. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện nhưng thiếu thủ tục hoặc biểu mẫu, giấy tờ kê khai chưa đúng, chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ đăng ký phải lập Phiếu hướng dẫn thủ tục giải quyết đăng ký cư trú. Trong đó nêu rõ các loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện. Sau khi công dân bổ sung đầy đủ hồ sơ thì thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này. Còn trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện đăng ký cư trú thì không tiếp nhận, đồng thời lập và chuyển Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết đăng ký cư trú cho công dân, trong đó nêu rõ lý do không tiếp nhận.
Thứ hai, về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký cư trú từ cổng dịch vụ công, dự thảo Thông tư đề xuất, hồ sơ đăng ký thường trú của công dân gửi yêu cầu từ cổng dịch vụ công sẽ được chuyển tới cơ quan đăng ký cư trú.
Sau đó, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra, đối chiếu các thông tin, tài liệu mà công dân đã cung cấp trên cổng dịch vụ công với các quy định của pháp luật về cư trú và thực hiện theo quy định. Đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, thủ tục thì cán bộ tiếp nhận sẽ thực hiện tiếp nhận và lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả đăng ký cư trú, đồng thời, thông báo cho công dân dưới hình thức văn bản, tin nhắn điện tử.
Trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện, nhưng thiếu thủ tục hoặc biểu mẫu, giấy tờ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp nhận lập Phiếu hướng dẫn thủ tục giải quyết đăng ký cư trú và thông báo cho công dân dưới hình thức văn bản, tin nhắn điện tử hoặc hình thức khác.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, thủ tục thì cán bộ tiếp nhận lập Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết đăng ký cư trú và thông báo cho công dân dưới hình thức văn bản, tin nhắn điện tử hoặc hình thức khác, trong đó nêu rõ lý do không tiếp nhận.
Sau khi hoàn thiện, việc thông báo, trả kết quả đăng ký cư trú được thực hiện dưới hình thức văn bản hoặc tin nhắn điện tử hoặc qua đường bưu chính hoặc cổng dịch vụ công.
Trường hợp được giải quyết đăng ký cư trú, cơ quan tiếp nhận có thông báo và đề nghị công dân kiểm tra lại thông tin, kết quả giải quyết đăng ký cư trú. Cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú cho công dân (nếu công dân có yêu cầu); Gửi thông báo kết quả giải quyết đăng ký cư trú về nơi thường trú trước khi chuyển đến của công dân đối với các trường hợp được giải quyết đăng ký cư trú. Thu lệ phí đăng ký cư trú theo quy định pháp luật về lệ phí (nếu có);
Đối với trường hợp không giải quyết đăng ký cư trú thì cơ quan tiếp nhận phải trả lại hồ sơ đã tiếp nhận (nếu có); Cán bộ đăng ký cư trú lập Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết đăng ký cư trú và đề nghị công dân kiểm tra lại giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày trả kết quả giải quyết đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ hoặc điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, cán bộ đăng ký phải chuyển hồ sơ đến tàng thư Hồ sơ cư trú để lưu trữ, quản lý theo quy định. Cán bộ bàn giao hồ sơ đến tàng thư Hồ sơ cư trú phải kiểm tra giấy tờ, tài liệu bàn giao và phải ghi vào sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ cư trú.
