Đăng ký nội quy lao động tại doanh nghiệp: Bắt buộc hay tự nguyện?

Tình huống pháp luật: Công ty TNHH A hoạt động trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ truyền thông. Trước đây, số lượng nhân sự nhỏ nên công ty không có quy định bằng văn bản về nội quy làm việc mà các nhân sự trong công ty trao đổi trực tiếp. Hiện nay, công ty mở rộng kinh doanh, nhân viên đã lên tới 50 người.

Trưởng phòng hành chính - nhân sự kiến nghị Giám đốc cần ban hành và đăng ký nội quy lao động đến cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, Giám đốc cho rằng, doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động như trước, không cần văn bản về nội quy làm việc và không cần phải báo cáo với các cơ quan chức năng. Vậy, trong trường hợp này, doanh nghiệp có đang làm đúng pháp luật hay không?

Luật sư tư vấn: Đối với tình huống nêu trên, Chủ tịch - Giám đốc Công ty Luật Nam Bình - Luật sư Hà Công Nam tư vấn giải quyết như sau:

Hiện nay Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn không có quy định cụ thể về định nghĩa nội quy lao động. Tuy nhiên có thể hiểu, nội quy lao động là một văn bản do người sử dụng lao động ban hành quy định các quy tắc xử sự bắt buộc mà người lao động phải tuân thủ khi tham gia vào quan hệ lao động cũng như những quy định về những hành vi vi phạm kỷ luật lao động, cách thức xử lý kỷ luật người lao động và quy định về trách nhiệm vật chất.

Nội quy lao động là một công cụ giúp người sử dụng lao động duy trì trật tự tại nơi làm việc, giúp người sử dụng lao động điều hành mọi hoạt động của công ty một cách hiệu quả, hạn chế tình trạng vi phạm kỷ luật tại nơi làm việc. Nội dung nội quy lao động của người sử dụng lao động không được trái với quy định pháp luật về lao động và pháp luật có liên quan.

Nội quy lao động bao gồm những nội dung chính sau đây: Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; Trật tự tại nơi làm việc; An toàn, vệ sinh lao động; Phòng, chống các hành vi quấy rối tình dục ở nơi làm việc; Trình tự, thủ tục xử lý các hành vi quấy rối tình dục ở nơi làm việc; Bảo vệ tài sản và bảo vệ các bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; Trường hợp tạm thời điều chuyển người lao động làm công việc khác so với thỏa thuận hợp đồng lao động;

Hành vi vi phạm kỷ luật và các hình thức xử lý kỷ luật người lao động; Trách nhiệm vật chất; Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Nội quy lao động của người sử dụng lao động phải được thông báo cho người lao động biết và những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết tại những nơi cần thiết ở nơi làm việc.

Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định như sau: Công ty phải ban hành nội quy lao động. Nếu công ty có từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải lập bằng văn bản. Công ty nếu có từ 10 người lao động trở lên phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh nơi công ty đăng ký kinh doanh.

Như vậy, không phải mọi công ty đều phải đăng ký nội quy lao động. Chỉ những công ty có từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, Công ty TNHH A đã có 50 người lao động, do đó, bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền.

Luật sư Hà Công Nam

Theo đó, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày người sử dụng lao động ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Nội quy lao động của người sử dụng lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động của người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động khi có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt tại nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền tại nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Trong trường hợp doanh nghiệp có hành vi không đăng ký nội quy lao động, Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức phạt như sau:

“2. Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây: [...] b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;”.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt đối của tổ chức gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Như vậy, đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động mức xử phạt hành chính được quy định như sau: Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 05 - 10 triệu đồng; Đối với tổ chức: Phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng.

Vì vậy, để tránh bị xử phạt hành chính cũng như bảo đảm quyền lợi cho công ty và người lao động làm việc tại công ty, Công ty TNHH A phải thực đăng ký nội quy lao động với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Bên cạnh đó, Công ty TNHH A nói riêng và các doanh nghiệp nói chung cần phải có các biện pháp để kiểm soát và giảm thiểu các vướng mắc pháp lý có thể gặp phải như sau: 1. Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ, quy chế, quy trình cho các hoạt động trong doanh nghiệp và các quy trình về kiểm soát rủi ro pháp lý.

2. Nâng cao năng lực, bồi dưỡng kiến thức pháp lý cho cấp quản lý của doanh nghiệp.

3. Xây dựng và sử dụng hệ thống dữ liệu pháp lý doanh nghiệp.

4. Xây dựng bộ phận pháp chế (luật sư nội bộ) trong doanh nghiệp hoặc sử dụng đơn vị tư vấn pháp lý là các công ty luật.