Đăng ký khai sinh, kết hôn: Không bắt buộc xuất trình giấy tờ nếu đã có dữ liệu
Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 18/2026/NĐ-CP, trong đó sửa đổi, bổ sung nhiều quy định quan trọng liên quan đến thủ tục đăng ký khai sinh, kết hôn và các thủ tục hộ tịch khác, theo hướng đơn giản hóa hồ sơ, tăng cường khai thác dữ liệu điện tử, tạo thuận lợi cho người dân.
Theo quy định mới, khi thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch như khai sinh, kết hôn, người dân không bắt buộc phải xuất trình hoặc nộp bản giấy các giấy tờ tùy thân nếu thông tin cá nhân đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu có liên quan.
Không yêu cầu nộp giấy tờ bản giấy nếu đã có dữ liệu điện tử
Nghị định sửa đổi quy định về xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử. Theo đó, người yêu cầu chỉ cần cung cấp thông tin về giấy tờ liên quan (tên cơ quan cấp, số, ngày tháng năm ban hành bản án, quyết định ly hôn, giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử…), thay vì phải nộp bản giấy, nếu các thông tin này đã được cập nhật trong hệ thống dữ liệu.
Trường hợp người yêu cầu đã ly hôn theo bản án, quyết định của Tòa án có thẩm quyền hoặc vợ/chồng đã chết và đã đăng ký khai tử, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ khai thác dữ liệu điện tử để giải quyết thủ tục, không yêu cầu bổ sung giấy tờ bản chính.
Bỏ yêu cầu xác nhận của thủ trưởng cơ quan
Đáng chú ý, đối với cán bộ, công chức, viên chức và người đang công tác trong lực lượng vũ trang khi đăng ký lại khai sinh, Nghị định bỏ yêu cầu nộp văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, nếu cơ quan đăng ký hộ tịch có thể khai thác được thông tin cần thiết từ các cơ sở dữ liệu.
Đơn giản hóa xác minh hồ sơ đăng ký lại hộ tịch
Nghị định cũng sửa đổi quy trình xác minh hồ sơ khi đăng ký lại khai sinh, đăng ký lại kết hôn tại UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký trước đây. Theo đó, cán bộ tư pháp – hộ tịch sẽ tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua nghiệp vụ cấp bản sao; kết quả tra cứu là căn cứ xác định điều kiện đăng ký lại, thay cho việc phải xin xác nhận bằng văn bản từ địa phương nơi đăng ký trước.
Quy định rõ trách nhiệm khi dữ liệu chưa đầy đủ
Trong trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin không chính xác, người đi đăng ký hộ tịch có trách nhiệm xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân hợp lệ như hộ chiếu, thẻ căn cước, căn cước công dân, giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Nếu sử dụng các giấy tờ như hộ chiếu, căn cước công dân, người dân chỉ cần cung cấp thông tin giấy tờ hoặc số định danh cá nhân; cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, đối chiếu dữ liệu. Trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu người dân phối hợp cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu.