Công chứng “nợ” hồ sơ, hậu quả khó lường

Bản sao giấy tờ tùy thân cũng như các giấy tờ khác liên quan tới hợp đồng, giao dịch… là những giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, thực tế, nhiều công chứng viên đã “bỏ qua” quy định tưởng như rất đơn giản này, dẫn đến phải nhận bài học “xương máu”.

Từ những hợp đồng phải hủy bỏ

Ngày 21/5/2008, Tại Phòng Công chứng số 5 Hà Nội diễn ra việc ủy quyền giữa ông T.V.M bà N.T.N và bên uỷ quyền là N.T.H. Khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên của Phòng công chứng này đã đồng ý cho sử dụng CMND của  ông M. là bản photocoppy, nhưng không có bản chính để đối chiếu và cho các bên tham gia ký hợp đồng ủy quyền ký tên, điểm chỉ vào bản hợp đồng.

Sau đó, sự việc vỡ lở, tài liệu điều tra ban đầu cho biết các đối tượng đã sử dụng “công nghệ” cấy ghép chứng minh thư để đưa vào hồ sơ công chứng. Mặc dù là chứng minh photo nhưng công chứng viên đã đồng ý cho ông M. sử dụng như chứng minh thư gốc và yêu cầu phải có Giấy khai sinh của con ông M. và bà N. để đưa vào hồ sơ.

Thực tế, công chứng viên đã không lường trước được các đối tượng đã thuê người đóng giả ông M. để ký hợp đồng. Kết quả liên quan tới vụ việc này, cơ quan điều tra đã vào cuộc và xử lý công chứng viên theo quy định của pháp luật.

Tiềm ẩn những nguy cơ tranh chấp

Đánh giá về việc chấp hành các thủ tục trong hồ sơ công chứng qua thanh tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, ông Hoàng Quốc Hùng, Phó Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp cho biết: tình trạng thiếu chứng minh thư nhân dân, hoặc cho “nợ”, sử dụng chứng minh thư quá hạn… khá phổ biến.

Ông Hùng cho rằng: “Công chứng viên của các Tổ chức hành nghề công chứng đã “dễ dãi” trong việc tiếp nhận hồ sơ công chứng khi không có đầy đủ giấy tờ tùy thân rất dễ gây nên tranh chấp” và vụ việc tại Phòng công chứng số 5 là một lời cảnh báo sớm.

Đối với các bản sao các giấy tờ  có liên quan đến hợp  đồng, giao dịch ông Hùng cũng cho biết:  Một số hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng thiếu biên bản họp hội đồng thành viên trong trường hợp người ký hợp đồng, giao dịch đại diện cho một pháp nhân có từ hai thành viên trở lên;  thiếu bản sao biên bản định giá tài sản trong khi hợp đồng ghi biên bản định giá tài sản là một phần không thể tách rời của hợp đồng; hoặc thiếu bản sao giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản; bản sao giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử để xác định tình trạng hôn nhân hoặc thành viên hộ gia đình.  

Qua thanh tra cho thấy, có một số trường hợp công chứng viên đã “cho nợ” các loại giấy tờ này… “Đoàn Thanh tra đã yêu cầu chấm dứt ngay hành vi sai phạm và công chứng viên cần phải kiên quyết khi đã nộp đủ các thủ tục, căn cứ pháp lý để chứng minh nhân thân, tài sản thì công chứng viên mới được công chứng hợp đồng giao dịch”, ông Hùng nói.

Liên quan đến thủ tục công chứng, Luật Công chứng đã quy định rất cụ thể về các loại giấy tờ cần thiết, qua kiểm tra thấy đủ thì mới được công chứng hợp đồng giao dịch, tuy nhiên thực tế, nhiều tổ chức hành nghề công chứng đã xem nhẹ việc này. Và hậu quả là rất khó lường.

Hơn hết, công chứng viên cần phải tuân thủ một cách tuyệt đối, triệt để các quy định của pháp luật để tránh xảy ra những vụ việc đáng tiếc.

Huy Hoàng