Góp phần ngăn chặn lừa đảo
Một trong những lo ngại lớn nhất của người tham gia giao dịch dân sự (chẳng hạn mua bán nhà đất) hiện nay là tình trạng thiếu thông tin về tài sản. Vì vậy đã có nhiều vụ án lừa đảo xảy ra khi nhà đất đã được đem cầm cố, thế chấp, thậm chí chuyển nhượng nhưng vẫn bị đem ra mua bán. Người mua “tiền mất tật mang”, còn các công chứng viên vô tình thành tiếp tay cho hành vi trái pháp luật.
Với cơ sở dữ liệu công chứng, thay vì người dân phải tự tìm hiểu thông tin với tài sản mình cần giao dịch thì chỉ bằng một cú nhấp chuột, công chứng viên sẽ giúp họ có thông tin chính xác. Như vậy, người dân có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch mà không lo bị lừa.
Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 giao UBND cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương. Thực hiện quy định này, nhiều địa phương đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, ban hành quy chế hoạt động bảo đảm cho hệ thống vận hành thông suốt, hiệu quả.
Đơn cử, tại TP Hồ Chí Minh, Quy chế của UBND TP quy định rõ các tổ chức hành nghề công chứng phải chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định.
Cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trách nhiệm khi cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.
Còn tại Đà Nẵng, Quy chế khai thác sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng do Chủ tịch UBND TP ban hành mới đây cũng quy định rõ nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống; những hành vi bị nghiêm cấm, đặc biệt là trách nhiệm của các cơ quan liên quan.
Cũng theo Quy chế này, trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải tra cứu thông tin trong hệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản. Kết quả tra cứu từ hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.
Hay như ở Hải Dương, theo ông Phạm Văn Vĩnh, Trưởng Phòng công chứng số 1, Chủ tịch Hội Công chứng Hải Dương cho biết, từ năm 2015, cơ sở dữ liệu ở địa phương này đã đi vào hoạt động. UBND tỉnh đã ban hành Quy chế hoạt động và hiện rất có tác dụng đối với các công chứng viên.
Riêng Phòng Công chứng số 1 đã cử hẳn 1 biên chế chuyên cập nhật thông tin vào hệ thống. Qua thông tin trên hệ thống cũng giúp các công chứng viên trong việc công chứng các hợp đồng giao dịch, hạn chế khả năng rủi ro khi các thông tin về tài sản đã minh bạch qua việc tra cứu trên hệ thống.
Còn tại Hà Nội, từ tháng 8/2013, tuyệt đại đa số các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn TP Hà Nội tham gia Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng với hàng ngàn thông tin về tài sản. Chương trình cũng đã có dữ liệu của hầu hết quận, huyện, thị xã.
Phải rõ trách nhiệm của các cơ quan liên quan
Tuy nhiên, bên cạnh các địa phương đã ban hành quy chế và đưa vào vận hành cơ sở dữ liệu công chứng hiệu quả thì hiện nay, còn nhiều địa phương chưa ban hành quy chế, hoặc đã xây dựng cơ sở dữ liệu nhưng hoạt động cầm chừng.
Ngay bản thân phần mềm của hệ thống cũng còn nhiều vấn đề bất cập trong việc cập nhật, tra cứu. Đặc biệt, chưa rõ trách nhiệm của các cơ quan liên quan cũng như tổ chức hành nghề công chứng trong thiết lập, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu, đặc biệt là các trường hợp sử dụng thông tin vì mục đích bất hợp pháp.
Bên cạnh đó, theo ông Tuấn Đạo Thanh, Chủ tịch Hiệp hội Công chứng Việt Nam, Trưởng phòng công chứng số 1 Hà Nội thì hiện nay việc mỗi địa phương lại dùng một phần mềm chưa thể kết nối, liên thông với nhau cũng là khó khăn cho người dân, cho công chứng viên khi thực hiện các giao dịch ở phạm vi các tỉnh, thành khác nhau.
Hay đơn giản, ngay trong phạm vi một tỉnh, thành phố, việc kết nối, cập nhật thông tin cũng phải được thực hiện đồng bộ ở nhiều cơ quan, nhất là hệ thống cơ quan đăng ký nhà đất, tuy nhiên vấn đề này ở nhiều địa phương còn lúng túng, chưa rõ ràng.
Xây dựng các quy chế khả thi, nâng cao trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên và các cơ quan liên quan trong việc xây dựng, khai thác cơ sở dữ liệu, đồng thời đảm bảo các yếu tố kỹ thuật… là những việc cần thiết để cơ sở dữ liệu công chứng vận hành thông suốt, hiệu quả, góp phần hạn chế rủi ro cho người yêu cầu công chứng và cho cả công chứng viên.
