Luật sư Nguyễn Hồng Tâm (Công ty Luật TNHH Chí Công & Thiện Tâm) cho biết: Căn cứ theo Điều 23 Thông tư 07/2023/TT-BNG quy định: Cơ quan đại diện phụ trách khu vực lãnh sự nơi cha, mẹ của trẻ cư trú hoặc nơi trẻ em được sinh ra thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh của trẻ em là công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định tại Điều 49 của Luật Hộ tịch.
Bên cạnh đó, tại Điều 33 Thông tư 07/2023/TT-BNG quy định về việc lưu trữ Sổ hộ tịch như sau: Hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được đánh số tương ứng với số đăng ký trong Sổ hộ tịch, sắp xếp theo thứ tự và lưu trữ, bảo quản tại Cơ quan đại diện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Như vậy, sau khi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em là người Việt Nam sinh ra ở nước ngoài thì sẽ phải tiến hành việc ghi vào Sổ hộ tịch việc đăng ký hộ tịch này. Sổ hộ tịch sẽ được lưu trữ tại Cơ quan đại diện.
Đến nay, con bạn đã bị mất Giấy khai sinh, để làm thủ tục đăng ký tuyển sinh vào lớp 1 thì trẻ cần nộp bản sao Giấy khai sinh. Do đó, trường hợp đã bị mất Giấy khai sinh thì bạn cần xin cấp bản sao trích lục khai sinh của con.
Thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh được quy định tại Điều 28 Thông tư 07/2023/TT-BNG như sau: Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam thì Cục Lãnh sự thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, Điều 29 Thông tư 07/2023/TT-BNG đã có quy định cụ thể:
Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch, Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Cục Lãnh sự được thực hiện tương tự quy định tại khoản 1 Điều này.
Trường hợp Cục Lãnh sự chưa nhận được Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu, thì sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cục Lãnh sự đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin. Cơ quan đại diện có trách nhiệm trả lời Cục Lãnh sự trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện, Cục Lãnh sự cấp cho người yêu cầu bản sao trích lục.
Như vậy, hiện nay bạn và con bạn đã trở về cư trú tại Việt Nam nên thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh là Cục Lãnh sự. Bạn cần liên hệ và nộp hồ sơ xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại cơ quan này.
Trường hợp bản gốc giấy khai sinh đã bị mất, đồng thời Sổ hộ tịch được lưu trữ tại Cơ quan đại diện cũng mất thì phải tiến hành cấp lại Giấy khai sinh. Căn cứ Điều 21 Thông tư 07/2023/TT-BNG thì cơ quan có thẩm quyền cấp lại Giấy khai sinh là Cơ quan đại diện đã đăng ký khai sinh. Theo đó, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh tại chính Cơ quan đại diện trước đây bạn đã đăng ký khai sinh cho con tại Nhật Bản.
Tiếp đó, thủ tục đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 22 như sau:
Ngay sau khi nhận được yêu cầu đăng ký lại, cán bộ lãnh sự kiểm tra Sổ hộ tịch và hồ sơ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện.
Trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây là tại Cơ quan đại diện nhưng không còn Sổ hộ tịch, thì trong thời hạn 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tới Cục Lãnh sự. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, Cục Lãnh sự gửi kết quả xác minh tới Cơ quan đại diện.
Đối với trường hợp còn Sổ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện hoặc Cục Lãnh sự thì Cơ quan đại diện hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 26 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP và Điều 9, Điều 10 của Thông tư 04/2020/TT-BTP.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại kết hôn, khai tử được thực hiện theo quy định tại Điều 27 và 28 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
