Nghi ngờ thì phải yêu cầu xác minh
Đánh giá của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cho biết, sau hơn 1 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/CP bước đầu đã đưa hoạt động chứng thực vào nề nếp. Nhiều địa phương cũng nhận định, Nghị định có nhiều quy định mới thuận lợi hơn, đơn giản về giấy tờ, giảm bớt chi phí, thời gian cho người dân.
Tuy nhiên, với thẩm quyền chứng thực được giao về cho cơ sở, cán bộ nhiều nơi vẫn ám ảnh nỗi lo giấy tờ giả. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì về nguyên tắc người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Do đó, thời gian qua, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, một số cơ quan thực hiện chứng thực đã chủ quan không kiểm tra kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền.
Vì vậy, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực nếu có nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản khi chứng thực bản sao từ bản chính thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, theo phản ánh của một số địa phương, mặc dù Nghị định 23 quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ”. Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối là sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực. Nếu không lưu trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra…
Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả hiện nay cũng rất khó khăn do việc làm giả rất tinh vi, khó phát hiện nhất là trong thời đại công nghệ thông tin. Với những cán bộ lâu năm trong nghề, việc phát hiện còn khó huống hồ cán bộ cơ sở mới tiếp nhận nhiệm vụ. Đặc biệt các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Do vậy, nhiều ý kiến đề nghị cần phải có cơ chế hoặc một giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề này.
Trái pháp luật thì phải biết từ chối
Theo phản ánh của một số địa phương, Nghị định 23 đã có nhiều điểm mới, trong đó giảm nhiều loại giấy tờ trong thủ tục chứng thực. Cụ thể, Nghị định đã quy định chung một thủ tục đơn giản về chứng thực hợp đồng, giao dịch ( chỉ cần 03 loại giấy tờ: Chứng minh nhân dân/hộ chiếu của các bên; dự thảo hợp đồng; giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng).
Tuy nhiên, chính vì sự quá đơn giản trong thủ tục, nên để “phòng”, một số cơ quan thực hiện chứng thực đã tự quy định thêm một số loại giấy tờ, cụ thể như: Khi thực hiện chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, các cơ quan thực hiện chứng thực yêu cầu phải có Giấy khai sinh, hộ khẩu… để chứng minh quan hệ với người để lại di sản;
Hoặc trường hợp chứng thực về văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế thì kéo dài thời gian niêm yết (trong khi Nghị định 23 không có quy định thời gian niêm yết…)
Mặt khác, theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Tuy nhiên theo Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức cấp xã bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Để bảo vệ quyền lợi của người dân và đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan thực hiện chứng thực, khi chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch… thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch.
Với trách nhiệm là cơ quan quản lý đất đai ở địa phương UBND cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch để đảm bảo tốt quyền lợi của người dân.
